Як захистити паролем перегляд і редагування Word-документів

1. Який пароль для Word-документа придумати?
2. Як встановити на Word-документ пароль?
3. Як видалити раніше встановлений на Word-документ пароль?
4. Як захистити Word-документ від внесення змін?
5. Підбиваючи підсумки…

Ч асто використовуєте Word-документи з особистими даними, конфіденційної або комерційною інформацією? Як приховати від сторонніх цікавих очей те, що призначене бачити і знати тільки вам? Вам, і більше нікому!

Домашній комп'ютер в будь-який момент може стати майданчиком для дослідження членами сім'ї ваших сокровенних таємниць, що зберігаються на жорсткому диску. А про робочому комп'ютері, до якого має доступ будь-який із співробітників компанії, вже й говорити не доводиться - це далеко не найкраще місце для зберігання важливих Word-документів.

Благо, компанія Microsoft - творець програмного Office-пакета додатків - подбала про те, щоб убезпечити від сторонніх очей ваші Word-документи. Як поставити на Word-документ пароль, і як його потім прибрати - ці питання і розглянемо детальніше нижче.

Суть ідеї гранично проста: при створенні Word-документа автор, бажаючи, щоб крім нього ніхто не зміг переглянути цей документ, захищає його паролем. При подальшому відкритті додаток Microsoft Word (втім, як і будь-яка інша офісний додаток (LibreOffice, Kingsoft Office, інтернет-сервіси Google Docs, Office Web Apps) зажадає ввести той самий пароль. І без пароля цей Word-документ не відкриється.

Який пароль для Word-документа придумати?

Перш ніж приступити безпосередньо до інструкції по установці пароля на Word-документ, кілька слів про складання самого пароля. Складність пароля визначається важливістю даних, що містяться в Word-документі, який ви хочете захистити від сторонніх очей, а також рівнем користування комп'ютером тих осіб, для яких ви і ставите пароль. Захищаючи Word-документ від дітей в будинку, можете поставити нескладний і легко запам'ятовується пароль, наприклад, що складається з набору одних цифр. Але якщо ви маєте намір приховати вміст Word-документа, працюючи в компанії з IT-професіоналами, придумайте пароль складніше, де були б використані цифри, а також букви і нижнього, і верхнього регістру.

Занадто прості паролі легко піддаються розшифровці спеціальними програмами, призначеними для злому паролів. У питанні створення надійного пароля вам завжди допоможе спеціальний тип програм - менеджери паролів. Такого роду програми, як правило, мають функцію генерації паролів різної складності.

Як встановити на Word-документ пароль?

У Microsoft Word 2007 для установки пароля на документ виберіть меню «Microsoft Office» (звичний «Файл»), далі - пункт меню «Підготувати», далі - «Зашифрувати документ». У віконці, що з'явилося шифрування документа введіть придуманий пароль і натисніть «ОК». У віконці «Підтвердження пароля» повторіть введення пароля і знову натисніть «ОК». Все - пароль на Word-документ встановлено.

Закрийте ваш документ і знову відкрийте його - тепер для його перегляду вам необхідно буде ввести ваш пароль. В іншому випадку Word-документ не відкриється.

Виконати цю ж процедуру в додатку Microsoft Word 2003 можна через меню «Сервис», далі - «Параметри», далі - «Безпека».

Для Microsoft Word 2010 шлях такий: кнопка «Microsoft Office», далі - «Захистити документ», далі - «Зашифрувати паролем».

Як видалити раніше встановлений на Word-документ пароль?

У Microsoft Word 2007 відкрийте ваш Word-документ, на який ви раніше встановили пароль. Потім слідуйте по тому ж самому шляху, що і для установки пароля - нагадаємо, меню «Microsoft Office», далі - пункт меню «Підготувати», далі - «Зашифрувати документ». У віконці, що з'явилося шифрування документа видаліть пароль, раніше введений вами, і натисніть «ОК». Після закриття вашого Word-документа ви побачите програмне повідомлення про проведені в документі зміни. Натискаєте «Так». Все - Word-документ більше не захищений паролем. Його вільно може відкрити будь-який користувач на комп'ютері.

Виконати цю ж процедуру в додатку Microsoft Word 2003 можна через меню «Сервис», далі - «Параметри», далі - «Безпека», де раніше встановлений пароль потрібно видалити з поля «Пароль для відкриття файлу».

Для Microsoft Word 2010 шлях такий: кнопка «Microsoft Office», далі - «Захистити документ», далі - «Зашифрувати паролем», де раніше встановлений пароль потрібно видалити з віконця шифрування документа.

Як захистити Word-документ від внесення змін?

Можливо, ваша ситуація і не вимагає такого кардинального рішення, як установка пароля на відкриття Word-документа. Наприклад, вам не потрібно приховувати його вміст від сторонніх очей, але ви б хотіли заборонити внесення в нього змін - його редагування і форматування.

У Microsoft Word 2007, перейдіть у вкладку «Рецензування», і далі натисніть на функцію «Захистити документ». У який з'явився на бічній панелі меню ви можете вибрати типи обмежень для вашого Word-документа - обмеження на форматування, а також обмеження на редагування. Для застосування обмежень натисніть команду «Включити захист», далі в віконці, що з'явилося введіть придуманий вами пароль і повторіть його. Тисніть «ОК» - все, ваш Word-документ захищений паролем від форматування і редагування.

Відтепер як би люто інший користувач не бажав внести в ваш Word-документ зміни - що-небудь дописати, видалити, змінити шрифт або колір, ваш документ відповість, що для цього необхідно спочатку відключити його захист.

Відключити захист документа від внесення змін дуже просто. Тут же, у вкладці «Рецензування», знову відкриваєте функцію «Захистити документ» і тиснете команду «Відключити захист». Вводите ваш пароль і все - все обмеження з вашого Word-документа зняті.

Виконати цю ж процедуру в додатку Microsoft Word 2003 можна через меню «Сервис», далі - «Захистити документ».

Для Microsoft Word 2010 шлях такий: кнопка «Microsoft Office», далі - «Відомості», далі - «Обмежити редагування».

Підбиваючи підсумки…

Як бачимо, установка пароля на Word-документ - це досить нескладний процес, який можна здійснити за все в пару кліків.

У Microsoft Word в плані установки паролів є одна досить жорстка особливість - неможливість відновлення забутих паролів. На жаль, якщо ви забудете пароль до вашого документа, Microsoft Word не надішле вам його на електронну пошту, СМС-кою на мобільний телефон, не допоможе навіть дівоче прізвище матері ... Так що будьте гранично уважні. І про всяк випадок зберігайте пароль до Word-документа десь окремо записаним.

Щоб організовувати більш надійну, комплексний захист ваших даних на комп'ютері, до якого є доступ у різних користувачів - членів родини, особливо дітей, співробітників на роботі, використовуйте свою особисту (захищену паролем, природно) обліковий запис Windows. Обмежте дані вашої особистий обліковий запис від перегляду користувачами інших облікових записів операційної системи.