Як працює HR-служба філії | статті | Журнал «Директор з персоналу»

1. Призначте в філії HR-а, відповідального за збір і надання інформації
2. Періодично запитуйте скани документів. А коли приїдете до філії, перевірте оригінали
3. приклад
4. Введіть практику: співробітники філії раз в квартал самі проводять аудит документів
5. Чи вимагати, щоб HR-служба філії щомісячно здавала звіти? Мінусів більше!
6. Пам'ятайте: контроль - це не тільки перевірка і нагляд, а й підтримка, допомога, рада
7. приклад
8. Підозрюєте, що співробітники філії постійно і надовго відлучаються? Скористайтеся Microsoft Lync
9. Як працюють HR-менеджери філії, покажуть опитування його співробітників, неформальні бесіди з ними
10. приклад
11. Схема. П'ять правил: як ефективно контролювати роботу HR-служби філії

Філії по-різному виплачують премії, хоча в компанії є єдині стандарти заохочень. HRдіректору стало ясно, що треба ретельніше контролювати роботу філій. Як це зробити?

У пітерської компанії підвели підсумки за півріччя і побачили, що витрати на персонал в філіях, порівнянних за розміром, чисельності співробітників і виручці, помітно різняться. З'ясувалося, що філії по-різному виплачують премії, хоча в компанії є єдині стандарти заохочень. А десь програли судові тяжби зі звільненими співробітниками через помилки в оформленні документів. Словом, HRдіректору стало ясно, що треба ретельніше контролювати роботу філій.

По-перше, доведеться стежити, як співробітники регіональних HR-служб дотримуються загальні стандарти роботи з персоналом та корпоративні правила, не виявляють чи самодіяльності там, де не потрібно. Чому філії преміюють кращих співробітників на свій розсуд, виходячи за рамки системи мотивації персоналу, розробленої головним офісом? Це погано, тому що зростають витрати. Потрібно домогтися, щоб всі філії слідували єдиними правилами. По-друге, потрібно контролювати, як ведеться документообіг, чи правильно оформляються накази і розпорядження, трудові книжки. Порушення чреваті серйозними втратами для компанії, якщо виникає суперечка з співробітником і справа доходить до суду. І по-третє, спостерігати за тим, чим найбільше завантажені HR-служби регіональних підрозділів: як йде підбір нових співробітників, наскільки швидко закриваються вакансії і ким, що робиться для адаптації новачків і утримання давніх фахівців.

Як правило, саме ці функції в основному покладають на служби персоналу філій - підбір співробітників і документообіг. Інші напрямки HR-роботи ведуться по корпоративним стандартам.

Анна ФЕДОТОВА,

і. о. директора департаменту управління персоналом компанії «КРОКУС»

Розділіть завдання головного офісу і філій. Контролювати буде легше

Припустимо, головний офіс спускає в філії річний план практичних заходів по роботі з персоналом, набір методів і форм, а філії в свою чергу адаптують цей план під регіональну специфіку та впроваджують в життя. Словом, головний офіс відповідає за стратегію, регіональні підрозділи - за тактику. Таке чітке розмежування функцій допомагає грамотно і своєчасно контролювати філії. Адже кожна зі сторін чітко розуміє своє завдання і прагне її розв'язати. Перевірити, як HR-менеджери філій справляються з завданнями, нескладно. Досить просто запросити бюджет і звіти за основними показниками філії - штатної чисельності, кількості прийнятих / звільнених за звітний період, плинності (в тому числі залишили компанію на випробувальному терміні), числу відкритих / закритих вакансій.

Призначте в філії HR-а, відповідального за збір і надання інформації

Це може бути керівник HR-підрозділу або його заступник. Відправляти дані (про прийом нових співробітників, звільнення, запровадження нових посад) в головний офіс може і офіс-менеджер, попередньо надіславши запит їх у фахівців з управління персоналом. Якщо є конкретна людина, що відповідає за таку роботу, Вам буде простіше контролювати HRслужбу філії. Ви будете знати, з кого питати.

Періодично запитуйте скани документів. А коли приїдете до філії, перевірте оригінали

Відскановані копії документів найлегше переслати по електронній пошті. Але можна зробити це і використовуючи ICQ і Skype. Ці програми теж здатні передавати текстові та pdf-файли. Встановіть періодичність, з якою призначений менеджер буде Вам передавати відскановані документи, а Ви будете перевіряти, чи правильно вони заповнені. Періодичність залежить від того, які саме документи Ви отримаєте. Наприклад, накази про прийняття на роботу, про відпустки та інші поточні документи переглядайте раз на місяць. Реєстр документів, внутрішню звітність HR-служби філії перевіряйте раз на рік. Крім того, час від часу, наприклад раз в квартал, запитуйте документи, пов'язані з роботою в певному напрямку (наприклад, звіти про те, скільки нових співробітників і за який період знайдено).

Якщо у вашій компанії функціонує автоматизована система електронного документообігу, то Ваше завдання спрощується. Швидше за все, Вам не буде потрібно запитувати копії документів і отримувати їх електронною поштою. Працівники всіх філій компанії викладають туди документи, які оформляються, тому Ви побачите їх в системі. Єдине, що потрібно робити, - стежити, щоб нові документи з'являлися в новій системі своєчасно.

приклад

Директор з персоналу зернового холдингу раз на місяць запитував з Іжевського філії копії наказів про звільнення і прийомі на роботу. HR-менеджери оперативно пересилали відскановані документи по електронній пошті, і у HR-директора склалося враження, що його підлеглі в філії працюють організовано і чітко, все роблять вчасно. Але коли керівник служби персоналу приїхав до філії і побачив робоче місце інспектора з кадрового діловодства, то засумнівався в цьому. Весь стіл був завалений документами, папками, стікерами, ручками й олівцями. Керівник подумав, що, можливо, безлад не тільки на столі у підпорядкованій, але і в шафі, і попросив її показати всі накази по прийому співробітників на роботу і відпусток за останній місяць, а також трудові книжки нових співробітників (їх прізвища вказані в наказах) . Довго копаючись в документах і судорожно перебираючи папки, інспектор з кадрів все ж знайшла необхідні документи. Частина трудових книжок залишилися незаповненими. Директор з персоналу зрозумів: у співробітниці немає чіткого розуміння, як вести справи і планувати свою роботу.

Він поговорив з нею. Дівчина поскаржилася, що раніше не виконувала такий великий обсяг роботи. Керівник порадив їй, як розподілити час, що зробити в першу чергу, а що відкласти, щоб навести лад з документацією. Все це було зафіксовано в плані роботи на місяць (зразок плану дивіться нижче).

Світлана ПОПОВА,

Директор з персоналу компанії «Зв'язковий»

Довіряйте керівнику HR-служби філії, проводите онлайн конференції

Завдяки онлайн конференцій та вебінарів я отримую живу зворотний зв'язок від своїх підлеглих. А вони від мене. У режимі реального часу ми обмінюємося думками, обговорюємо зміни, які плануються в компанії. У підсумку і та і інша сторона отримує чітке уявлення про те, хто і що повинен робити, я знаю, який стан справ у філії. Звичайно, це не замінює моїх відряджень в регіон, але допомагає вирішувати оперативні питання. Крім того, я довіряю керівникам HR-служб філій. Вони - перевірені співробітники з великим досвідом роботи. Деякі з них колись працювали в головному офісі компанії, тому розуміють, у чому її стратегія і цілі. Використовуючи сучасні засоби зв'язку, я налагодила систему звітності. По електронній пошті я отримую все відомості і показники, необхідні для того, щоб аналізувати ефективність роботи HR-служби філії.

Введіть практику: співробітники філії раз в квартал самі проводять аудит документів

Дійте наступним чином. Перевіряючи документи в перший раз, вкажіть на помилки, поясніть, що саме неправильно оформлено і як потрібно робити, попросіть при Вас все виправити. Потім розробіть (в головному офісі) зразки заповнення документів і передайте їх до філії. Вимагайте, щоб HR-менеджери самі влаштовували аудит документів, які готують. Наприклад, раз в квартал перевіряють, чи правильно все заповнено. Якщо з'являється неясність, нехай дивляться зразки і виправляють помилки.

Якщо Ви зможете зробити такий аудит регулярним, то позбавите себе від необхідності ретельно перевіряти кожен документ і виловлювати масу помилок. Це зроблять самі підлеглі.

Чи вимагати, щоб HR-служба філії щомісячно здавала звіти? Мінусів більше!

З одного боку, щомісячні звіти дають певне уявлення про роботу менеджерів служби персоналу філії. Скажімо, Вам представили таблицю, яка відображає плинність персоналу або кількість підібраних і навчених новачків. Безперечно, це корисно знати. Але з іншого боку, це лише цифри або відсотки. За ними не видно справжньої причини, припустимо, низьких показників. А це набагато важливіше! Адже потрібно працювати над тим, щоб динаміка зниження не закріпилася. Кількісні дані можна отримати і більш простим шляхом. Скажімо, встановити в компанії автоматизовану систему обліку та формування документації. Вона сама буде генерувати звіт за запитом. Наприклад, на платформі «БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС», SAP BPC або Microsoft EPM.

Майте на увазі: практика вимагати від підлеглих звіти настільки поширена в російських компаніях, що часто ні їх керівники, ні HR-директора не замислюються, як багато мінусів у цього виду контролю.

Людмила ПЕТРЯХІНА,

Директор з персоналу EFES RUS

Залучіть HR-ів філій в формування цілей і стандартів роботи, постійно спілкуйтеся з ними

Щоб контролювати HR-процеси, необхідно в першу чергу сформувати стандарти роботи і процедури, визначити, що в результаті стане індикаторами успіху. Чим більше будуть залучені HR-менеджери філій в формування цих процесів, тим краще вони будуть розуміти самі процеси. А це значною мірою знижує контроль в майбутньому. Важливу роль в процесі контролю грає комунікація: постійна, двостороння, зрозуміла. Величезне значення має і особиста присутність. Я не кажу про те, щоб кожного тижня їздити в філії, але певна регулярність в цьому повинна бути. Важлива і зворотний зв'язок не тільки з боку HR-служби, але і з боку підрозділів, які є функціональними клієнтами HR-служби. Інакше кажучи, важливо почути думку внутрішнього замовника.

Пам'ятайте: контроль - це не тільки перевірка і нагляд, а й підтримка, допомога, рада

Наприклад, звіряючи реєстр документів з тим, що є по факту, Ви помітили, що менеджер весь час плутається, в яких папках шукати той чи інший наказ або розпорядження. І Ви розумієте, що деякі документи, виходячи з їх суті, можна класифікувати по-різному, а тому їх можна підшити як в одну папку, так і в іншу. Допоможіть підлеглому чіткіше виділити критерії, за якими накази і розпорядження розподіляються по різних папках, щоб він краще вів архів.

приклад

НR-директор холдингу зауважив, що у менеджерів філії весь час виникають проблеми з технологами виробництва. Тоді під час свого візиту до філії Директор з персоналу вирішив розібратися, в чому проблема. З'ясувалося, що все робиться, як зазвичай, за загальним трафаретом: розміщують вакансії в Інтернеті і в газетах безкоштовних оголошень, а потім чекають відгуків. Чекають довго. Коли відгук приходить, з претендентом проводять співбесіду в звичному форматі. Директор з персоналу пояснив, що потрібно використовувати інші підходи, і разом з підлеглими розробив план пошуку рідкісних фахівців. Оголошення про вакансії треба розміщувати в спеціалізованих ЗМІ, вивішувати на прохідних підприємств, де працюють потрібні фахівці, на автобусних зупинках поруч з цими підприємствами. Крім того, HR-директор роз'яснив, що, інтерв'юючи кандидатів в технологи, треба робити наголос на соцпакет і можливості розвитку, на підвищення зарплати. Більш того, керівник сам провів одне з співбесід в присутності підлеглих і проаналізував його. Після цього проблем з підбором технологів не було.

Підозрюєте, що співробітники філії постійно і надовго відлучаються? Скористайтеся Microsoft Lync

Ця комп'ютерна програма фіксує, працює людина чи ні і як довго триває той чи інший процес. Якщо людина не друкує на комп'ютері, не "ходить" в Інтернеті (словом, неможливо задіє ні клавіатуру, ні мишку), то програма починає відлік «часу неробства». Звертайте увагу тільки на тривалі відсутності на робочому місці. І не під час обіду. Якщо співробітник у відпустці або у відрядженні, Microsoft Lync відзначить це у опції тривалої відсутності.

Як працюють HR-менеджери філії, покажуть опитування його співробітників, неформальні бесіди з ними

Це один з найбільш дієвих інструментів перевірки. Головне - не забувати про нього і отримувати зворотний зв'язок від працівників філії. Проводьте опитування *, а коли приїжджаєте в регіон, спілкуйтеся з співробітниками, в тому числі довірливо і неформально. По тому, що говорять люди, Ви зрозумієте, яку увагу HR-менеджери приділяють адаптації нових співробітників, їх мотивації, чи дотримуються корпоративні правила компанії.

приклад

HR-директор великої торговельної компанії доручив своєму заступнику провести щорічне опитування співробітників на корпоративному сайті. Заступник підготував анкету і передав її в IT-службу. Питання стандартні: «Чи влаштовує Вас графік роботи?», «Чи вважаєте Ви свою роботу важливою для компанії?», «Чи отримуєте Ви моральне задоволення від своєї роботи?» Опитування проводили протягом місяця, результати були неоднозначними. Деякі співробітники філії відзначали, що роблять подвійну роботу, при цьому не розуміють, у чому її сенс. HR-директор зрозумів, що є проблеми в комунікаціях керівників і підлеглих. Він сам поїхав до філії і особисто поспілкувався з керівниками та деякими рядовими співробітниками, найважливіші моменти записав і потім зібрав нараду керівників. На ньому Директор з персоналу роз'яснив, як важливо доводити всю інформацію до підлеглих, пояснювати їм сенс і мету доручень. А HR-менеджеру філії встановив новий KPI - рівень комунікацій і зворотний зв'язок від низу до верху і зверху вниз).

Схема. П'ять правил: як ефективно контролювати роботу HR-служби філії

Зразок опитувальника, який дозволить оцінити задоволеність співробітників роботою та HR-службою, дивіться в матеріалах для скачування до даної статті і на сайті www.HR-director.ru/files .

Галина Погодіна, Директор з персоналу компанії «Юнілін»