Електронний документообіг: облік і право, захист персональні даних

1. Практика здачі звітності ФНС за новими правилами 2015 року
2. Перспективи транскордонного обміну персональними даними та іншою інформацією обмеженого доступу
3. Заплановані зміни в законодавстві в частині використання електронних документів
4. Заключне слово директора «КОРУС Консалтинг СНД» Іллі Рубцова

24 квітня 2015 року в Санкт-Петербурзі в готелі Park Inn Пулковська пройшла 2-я Весняна конференція «Оптимізація бізнес-процесів корпоративного документообігу». У вечірній сесії конференції була виділена секція «Облік і право», де авторитетні спікери прокоментували деякі з останніх змін російського законодавства, що торкнулися процеси збору, зберігання і передачі даних в електронному вигляді.

Практика здачі звітності ФНС за новими правилами 2015 року

Надія Давидова, заступник начальника відділу розробки програмного забезпечення «КОРУС Консалтинг СНД»
Практика здачі звітності ФНС за новими правилами 2015 року

завантажити презентацію

Надія Давидова початку свою доповідь з повідомлення про те, що згідно з новим наказом ФНС всі платники ПДВ в 2015 році зобов'язані здавати декларацію в електронному вигляді. Крім того, навіть ті, хто не здає декларацію з ПДВ, зобов'язані вести журнал обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, що застосовуються при розрахунках з податку на додану вартість і здавати їх також в електронному вигляді до податкових органів.

Звичайною практикою ФНС є камеральні перевірки, при цьому в 2015 році в інформаційній системі ФНС перехресна звірка всіх рахунків-фактур між покупцями і продавцями буде проводитися щоквартально. При виявленні порушень і відсутності їх виправлень протягом 6-ти днів до організації-порушника можуть бути застосовані санкції аж до блокування розрахункових рахунків.

Надія Давидова зазначила, що основна проблема у організацій-платників податків зараз складається в приведенні своїх облікових систем у відповідність з новими вимогами, щоб надавати дані в ФНС в необхідному форматі і в необхідні терміни.

Заступник начальника відділу ІТ Управління ФНС по Санкт-Петербургу Олена Дроздовская прокоментувала вимоги ФНС в частині подачі даних. За її рекомендації, платники податків повинні регулярно контролювати повідомлення, які ФНС відправляє їм через оператора електронного документообігу, щоб своєчасно на них реагувати і тим самим уникнути можливих жорстких санкцій, згаданих Надією.

Олена Дроздовская, Заступник начальника відділу ІТ Управління ФНС по Санкт-Петербургу

Олена Дроздовская запевнила аудиторію, що податкові органи повністю готові до прийому великих обсягів інформації від операторів ЕДО. А ось на ділянці від платника податків до оператора пропускна здатність каналів повинна бути забезпечена самими платниками податків, про що ФНС і оператори ЕДО неодноразово попереджали всіх клієнтів протягом 2014 року. Представник ФНС настійно порекомендувала платникам податків заздалегідь подавати декларацію, не тягнути до останнього дня, оскільки, за її словами, велика кількість відмов у прийомі пов'язано з невідповідністю наданих даних необхідному формату.

Олена Дроздовская також зазначила, що в даний момент ФНС знаходиться в процесі переходу на роботу з єдиною базою даних, крім того, відбулася зміна ПО на рівні глобального (федерального) і локального (місцевого) прийомних комплексів. У зв'язку з цим вона рекомендувала платникам податку зв'язуватися з податковими органами у разі виникнення помилок при вивантаженні декларацій, неточностей і невідповідностей в базах даних платників податків в частині заповнення ідентифікаційних реквізитів контрагентів (ІПН, КПП). Це дозволить, на її думку, скоротити кількість таких помилок надалі.

На даний момент система перехресної звірки всіх рахунків-фактур між покупцями і продавцями знаходиться в стадії дослідно-промислової експлуатації. На думку пані Дроздовський, буде потрібно приблизно рік для того, щоб система запрацювала в штатному режимі. За цей час податкові органи зможуть вибудувати оптимальні процеси взаємодії з платниками податків, усунути більшість помилок баз даних. Г-жа Дроздовская закликала слухачів переходити на ЮЗЕДО між контрагентами, щоб скоротити кількість помилок в документах, що призведе в більш простий подачі податкових декларацій, і отже, до скорочення кількості претензій до платників податків з боку ФНС.

Перспективи транскордонного обміну персональними даними та іншою інформацією обмеженого доступу

Анастасія Кузнєцова, юрист Ernst & Young
Практика здачі звітності ФНС за новими правилами 2015 року

завантажити презентацію

Представник Ernst & Young нагадала аудиторії, що з 1 вересня 2015 року набувають чинності зміни в законодавстві про персональні дані, які зобов'язують операторів ПД при зборі, зберіганні та обробці використовувати бази даних, що знаходяться на території РФ.

Анастасія Кузнєцова початку свою доповідь з опису проблем, що виникли в зв'язку з цими змінами в законодавстві. Політичний характер рішення про локалізацію даних привів до відсутності відповідних підзаконних актів, відсутності офіційної позиції регулятора - Роскомнадзора, подвійності тлумачення даної норми законодавства під час транскордонного передачі даних. Крім того, російське законодавство в цьому питанні вступило в протиріччя з нормами ЄврАзЕс, які передбачають свободу обміну інформацією всередині спільноти.

Г-жа Кузнєцова зазначила також, що крім персональних даних контрагенти в процесі своєї діяльності можуть використовувати транскордонну передачу та іншої конфіденційної інформацією, програмних кодів і прав на них. Тут теж є ризик порушення договірних умов з контрагентами у зв'язку з відмінностями в законодавчій базі захисту інформації в різних країнах. Представник Ernst & Young особливо відзначила, що під час транскордонного передачі даних компаніям необхідно дуже уважно ставитися до оформлення договірних відносин і враховувати в них всі нюанси відмінностей між російським і міжнародним законодавством, наявних на даний момент.

На жаль, в даний момент немає однозначних відповідей на питання щодо білоруського режиму транскордонної передачі даних, також, як немає і офіційної позиції регулятора на цей рахунок, тому пані Кузнєцова порекомендувала операторам ПД перестрахуватися і постаратися виконувати найбільш жорсткі з вимог, що діють на даний момент на території РФ.

До речі, на питання про транскордонну передачу даних в процесі надання послуг оператором ЕДО «КОРУС Консалтинг СНД» на технологічній базі компанії Comarch, представники обох компаній запевнили слухачів, що процес перенесення серверів і організації дата-центру компанії Comarch в Росії вже розпочато.

Заплановані зміни в законодавстві в частині використання електронних документів

Денис Шиповська, координатор з правових питань Експертної ради «Електронні документи - ефективна економіка»
Заплановані зміни в законодавстві в частині використання електронних документів в бізнесі

завантажити презентацію

Відповідно до дорожньою картою Агентства стратегічних ініціатив (АСД), затвердженої Урядом РФ, передбачені наступні заходи щодо використання електронних документів в різних сферах:

• скасування обмежень на використання електронних документів;
• переклад кадрових документів в електронний вигляд;
• переклад дозвільних документів в електронний вигляд;
• електронне архівне зберігання;
• електронні докази та ін.

Урядом РФ вже прийнято ряд змін в законодавстві, що визначають порядок ведення єдиних реєстрів сертифікатів відповідності, довідок валютного контролю, формат і порядок виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді і т.д.

Г-н Шиповська підняв питання про переведення кадрових документів в електронний вигляд. В даний час немає єдиної позиції з цього питання, в законодавстві є ряд положень, безпосередньо перешкоджають повноцінному перекладу кадрових документів в електронний вигляд.

Трохи краще справи йдуть з перекладом в електронний вигляд страхових документів. ФЗ «Про організацію страхової справи в РФ» допускає обмін інформацією та укладання договору страхування в електронній формі, а також використання електронного підпису. У перспективі, вважає пан Шиповська, є можливість дозволити створення «електронного дубліката», документа з можливістю не зберігати паперовий оригінал.

В даний час на реєстрації в Мін'юсті Росії знаходяться розроблені Мінкультури Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях.

Дуже важливим моментом спікер вважає зміни, пов'язані з використанням електронних доказів. Законопроект № 686611-6, внесений Урядом РФ в Державну Думу ФС РФ, вносить зміни до Арбітражного процесуального кодексу РФ. Відповідно до цього законопроекту, електронний документ може стати доказом без обмеження випадків його застосування, з'явиться право представляти в суд електронний документ, підписаний будь-яким видом електронного підпису, а не тільки КЕП, а також представляти в суд електронні документи, підписані третіми особами, які не є сторонами процесу. Крім того, у громадян і організацій має з'явитися право складати та подавати до суду процесуальні електронні документи (позовну заяву, клопотання тощо.).

Заключне слово директора «КОРУС Консалтинг СНД» Іллі Рубцова

Директор «КОРУС Консалтинг СНД» Ілля Рубцов

Завершуючи захід, директор «КОРУС Консалтинг СНД» Ілля Рубцов підкреслив, що в кризовий час легше скоротити витрати, ніж підвищити доходи. Місія компанії - в побудові довготривалих взаємовигідних відносин з клієнтами

«Я хочу подякувати всім, хто приїхав, прилетів, прийшов, - дорогі наші клієнти, партнери, колеги, - дуже сподіваюся, що ця наша конференція була корисною для кожного з вас.Ми постаралися включити в програму все, що знайшли корисного в області електронного документообігу в Росії, і не тільки в Росії.Ми разом з вами підвели підсумки року, що пройшов з моменту торішнього форуму.Ми також разом постаралися заглянути в майбутнє, і спрогнозувати розвиток технологій і бізнес-практик в області ЕДО на найближчі кілька років.Давайте зробимо нашу країну більш технологічною, розумною, і внесемо свій внесок у збереження екології і лісів.Ще раз спасибі всім за участь і до нових зустрічей! »,

- сказав Ілля Рубцов.