Досвід постановки управлінського обліку в промислово-будівельному холдингу

Ведеться по всій сукупності об'єктів обліку на основі статей управлінського обліку. Він забезпечує цілісність даних і можливість зіставлення з даними бухгалтерського обліку.

Для цього в обліковій системі забезпечується синхронність і тотожність за вартісними характеристиками всіх записів на рахунках бухгалтерського обліку і статтях управлінського обліку. Порядок ведення фактичного управлінського обліку встановлюється Стандартами управлінського обліку та іншими стандартами Компанії.

Ведеться з окремих видів господарських операцій. Він потрібен для отримання інформації про об'єкти обліку з більш високою оперативністю, ніж це дозволяє порядок реєстрації в підсистемі фактичного обліку та бухгалтерської підсистемі.

Збір даних здійснюється на підставі первинних документів оперативного обліку в порядку, встановленим Стандартом УУ. На основі даних про господарські операції, за якими ведеться оперативний облік, формуються відокремлені регістри (бази даних) оперативного обліку.

Види операцій, за якими ведеться оперативний облік, а також порядок його ведення визначаються стандартами управлінського обліку. Відповідно до даних стандартами інформація оперативного обліку може бути використана для складання первинних документів фактичного обліку і перенесена на контрольні рахунки.

4. Зв'язок управлінського та бухгалтерського обліку

Зв'язок даних управлінського та бухгалтерського обліку встановлюється на стадії формування баз даних підсистеми фактичного обліку. Дані первинних документів про вартісні характеристики об'єктів обліку підлягають одночасної реєстрації в бухгалтерській облікову підсистемі і підсистемі фактичного обліку.

Набір ознак аналітики для управлінського обліку, що підлягають ідентифікації, визначається на підставі кодів рахунків бухгалтерського обліку.

Методики ведення управлінського обліку за окремими рахунками встановлюються стандартами управлінського обліку.

У разі внесення змін в зовнішні і внутрішні нормативні акти, які регламентують ведення бухгалтерського обліку в Компанії і що роблять вплив на процедури управлінського обліку, повинні бути внесені відповідні зміни до стандартів управлінського обліку.

5. Основні правила ведення управлінського обліку

5.1. Збір даних

Підставою для відображення інформації в обліковій системі є первинні документи, які містять інформацію про об'єкти обліку.

В якості первинних документів в підсистемі фактичного обліку визнаються:

• первинні документи бухгалтерського обліку, встановлені внутрішніми нормативними документами з бухгалтерського обліку, на підставі яких здійснюється введення даних в бухгалтерську облікову підсистему;
• звіти відповідальних виконавців, встановлені стандартами управлінського обліку, які супроводжують первинні документи бухгалтерського обліку.

Якщо первинний документ бухгалтерського обліку, що використовується для введення даних в бухгалтерську облікову підсистему, містить повну інформацію про об'єкт обліку, необхідну для цілей управлінського обліку, він же є підставою для введення даних в управлінську облікову підсистему.

Якщо первинний документ бухгалтерського обліку, що використовується для введення даних в бухгалтерську облікову підсистему, не дає повної інформації про об'єкти управлінського обліку, він повинен бути доповнений звітом відповідального виконавця, деталізуючим облікову інформацію. У цьому випадку інформація в управлінську облікову підсистемі відбивається на підставі звіту відповідального виконавця, а в бухгалтерській облікову підсистемі - на підставі первинного документа бухгалтерського обліку.

Підсумкові дані звіту відповідального виконавця повинні відповідати підсумковим даним первинного документа бухгалтерського обліку, супроводжуваного даними звітом. Вимоги до конкретних звітів відповідальних виконавців встановлюються стандартами управлінського обліку, що регламентують облік за окремими групами об'єктів.

В якості первинних документів управлінського обліку в підсистемі оперативного обліку виступають:

• первинні документи бухгалтерського обліку, які безпосередньо не використовуються для введення даних в бухгалтерську облікову підсистему, а є джерелами інформації при складанні звітів відповідальних виконавців і первинних документів бухгалтерського обліку, призначених для введення даних в бухгалтерську облікову підсистему;
• первинні документи оперативного обліку, встановлені стандартами управлінського обліку, іншими внутрішніми нормативними документами Компанії (табелі обліку робочого часу, вимоги-накладні на відпуск матеріалів, шляхові листи, звіти виробничого відділу, акт про випуск готової продукції та інші аналогічні документи).

Первинні документи підсистеми оперативного обліку є підставою для реєстрації інформації в регістрах оперативного обліку. З урахуванням особливостей господарських операцій, окремі первинні документи підсистеми оперативного обліку можуть самі виконувати функції регістрів оперативного обліку. Ведення регістрів оперативного обліку може здійснюватися в ручному, або автоматизованому режимі.

Первинні документи управлінського обліку повинні містити поля для введення ідентифікаційних кодів і статей ознак аналітики, ідентифікація яких здійснюється до надходження первинного документа в центр реєстрації, де дані первинного документа вводяться в облікову систему. Ідентифікація ознак аналітики здійснюється за допомогою вказівки кодів і статей управлінського обліку в первинних документах. У процесі руху документа ідентифікація ознак аналітики може виконуватися декількома відповідальними виконавцями в різних структурних підрозділах Компанії.

У тому випадку, коли первинний документ складається поза Компанії (зовнішній первинний документ), на нього наноситься відбиток штампа з полями для введення ідентифікаційних кодів ознак аналітики, або до нього додається звіт відповідального виконавця із зазначенням кодів ознак аналітики для даної операції.

Повний перелік первинних документів управлінського обліку, порядок їх руху в Компанії, розподіл відповідальності за ідентифікацію ознак аналітики між структурними підрозділами та виконавцями встановлюються стандартами управлінського обліку:

- Схема бухгалтерського (фінансового), податкового та управлінського документообігу на підприємстві;

- Методичні рекомендації щодо складання звітності по виконаних будівельних робіт;

- Методичні рекомендації з обліку автомобільних перевезень;

- Методичні рекомендації про присвоєння номерів замовлень на підприємстві.

5.2. Реєстрація інформації

Під реєстрацією інформації розуміється вчинення записів про об'єкт обліку в обліковій системі. В результаті реєстрації інформації формуються бази даних управлінського обліку, які мають такий набір обов'язкових полів:

• короткий опис об'єкта (змісту операції);
• код і стаття управлінського обліку (у фактичному управлінському обліку); з
• тоімостние вимірювачі операції, що містяться в первинному документі;
• кількісні вимірювачі операції (в тому випадку, коли щодо даного об'єкта ведеться кількісний облік);
• ознаки аналітики об'єкта.

Підставою для здійснення записів в обліковій системі є первинні документи.

Коди і статті управлінського обліку Корпорації розроблені фінансовою службою самостійно з урахуванням специфіки діяльності, як самої Корпорації, так і всіх вхідних в холдинг підприємств.

Статті управлінського обліку визначаються в момент відображення інформації в підсистемі фактичного обліку на підставі бухгалтерської проводки і Правил відповідності рахунків бухгалтерського обліку та статей управлінського обліку, встановлених Стандартами Компанії. Бухгалтерська проводка визначається правилами бухгалтерського обліку, встановленими внутрішніми нормативними актами Компанії.

Реєстрація інформації по рахунках проводки, включаючи ознаки аналітики об'єктів, що враховуються на даних рахунках і статтях, може здійснюватися різними центрами реєстрації. Значення окремих ознак аналітики можуть бути ідентифіковані і внесені в облікову систему відповідальними виконавцями в структурних підрозділах Компанії після введення даних первинного документа в центрі реєстрації.

Ідентифікаційні коди ознак аналітики визначаються відповідно до довідниками класифікаторів об'єктів обліку. Виділяються два типи ознак аналітики:

• ознаки, при ідентифікації яких відповідальним виконавцем допускається виключно вибір однієї з безлічі заздалегідь визначених записів в довіднику;
• ознаки, при ідентифікації яких відповідальним виконавцем допускається як вибір існуючої, так і вчинення нового запису в довідник з присвоєнням їй нового ідентифікаційного коду (наприклад, ознака «Генпідрядник»).

Якщо ознака аналітики не ідентифікується, відповідне поле не заповнюється. У управлінської звітності об'єкти без ідентифікації за ознакою, що входить до звіту, показуються відокремлено.

Реєстрація інформації про об'єкт управлінського обліку вважається завершеною, коли в обліковій системі визначені кореспондуючі рахунки бухгалтерського обліку і (або) статті управлінського обліку, вказані значення всіх обов'язкових ознак аналітики, передбачених класифікаторами управлінського обліку стосовно цього об'єкта.

Порядок реєстрації конкретних об'єктів управлінського обліку визначається відповідними стандартами управлінського обліку Компанії. Склад центрів реєстрації та відповідальних виконавців, які виконують функції з реєстрації інформації, встановлюється стандартами управлінського обліку «Положення про систему управлінського обліку», «Схема бухгалтерського (фінансового), податкового та управлінського документообігу на підприємстві», «Облікова політика Компанії».

У тому випадку, коли порядок реєстрації того чи іншого об'єкта не визначений в стандартах управлінського обліку, його реєстрація здійснюється бухгалтерією на підставі вимог бухгалтерського обліку та Правил відповідності рахунків бухгалтерського та управлінського обліку. У виняткових випадках стандартами управлінського обліку можуть бути визначені особливі правила реєстрації певних об'єктів обліку, відмінні від правил, встановлених Загальним Стандартом (Положенням) про управлінський облік в Компанії.

5.3. Процедури обробки інформації

Процедури обробки інформації забезпечують:

• угруповання і перегрупування даних, зареєстрованих в обліковій системі, на підставі ідентифікаційних кодів ознак аналітики;
• розрахунок показників, що характеризують об'єкти управлінського обліку, які не можуть бути отримані за допомогою прямого збору і реєстрації інформації.

Порядок розрахунку показників визначається стандартами управлінського обліку. При проведенні угруповання і перегрупування даних не допускається зміна залишків на контрольних статтях управлінського обліку. Винятком є ​​ситуація, коли процедура обробки даних є джерелом інформації, що підлягає окремій реєстрації в підсистемі фактичного обліку та бухгалтерської підсистемі (розрахунок собівартості, прибутку і т.п.).

Для цілей обробки інформації можуть бути відкриті спеціальні калькуляційні статті, які не включаються до переліку статей управлінського обліку. На калькуляційних статтях збирається однорідна інформація про об'єкт обліку, яка використовується в процедурах обробки інформації. Рух інформації по калькуляційних статтях здійснюється тільки при виконанні відповідних процедур обробки інформації. Після виконання процедури обробки інформації калькуляційні статті повинні бути закриті і не мати залишку. Порядок відкриття калькуляційних статей визначається стандартами управлінського обліку.

Для ведення бухгалтерського та управлінського обліку ми використовуємо ERP-систему «1.С. Підприємство. Управління Будівельної Організацією 8.1 »і власні функціонали. Надалі функціонали стануть складовою частиною загальної «1.С. УСО 8.1 ».

6. Формування управлінської звітності

6.1. Загальні вимоги до управлінської звітності

Управлінська звітність включає в себе необхідну конкретним користувачам інформацію, що міститься в базах даних управлінського обліку, а також отриману в результаті виконання процедур обробки інформації. Управлінська звітність складається із сукупності звітів, що формуються обліковою системою автоматично і призначених для виведення на паперовий носій.

Звіт управлінського обліку включає такі обов'язкові елементи:

• найменування звіту;
• дату складання звіту;
• період, за який складено звіт (за винятком звітів з інформацією на певну дату);
• змістовну частину звіту: найменування і значення показників, що характеризують об'єкт (об'єкти) обліку;
• найменування відповідального виконавця (посада, ПІБ);
• підпис відповідального виконавця.

Звіти управлінського обліку поділяються на обов'язкові та додаткові. Обов'язкові звіти складаються на регулярній основі. Склад обов'язкових звітів, їх користувачі, періодичність складання, формати змістовної частини визначаються стандартами управлінського обліку.

Зазначений у відповідних стандартах управлінського обліку період, за який складається звіт, є мінімальним періодом, за який цей звіт може бути складений. При виникненні потреби складання звіту за більш тривалий період (укрупнення масштабу), він встановлюється користувачем облікової системи. Формування звіту здійснюється обліковою системою автоматично, за умови, що встановлений користувачем період складається з цілого числа мінімальних звітних періодів.

Додаткові звіти можуть бути побудовані при виникненні потреби представлення даних у вигляді, який не передбачений в обов'язкових звітах. Формування додаткових звітів виконується програмними засобами, що забезпечують обробку даних в обліковій системі.

6.2. Форми управлінських звітів

Звіти управлінського обліку можуть бути складені в наступних формах:

• Службовий звіт облікової системи - повний список операцій (відомість) за певний період або на певну дату. Обмеження складу об'єктів обліку і (або) ознак аналітики проводиться користувачем облікової системи.
• Типовий звіт про показники - відображає фактичні значення показників, зареєстрованих в обліковій підсистемі, або отриманих в аналітичній підсистемі на певну дату або за певний період.
• Звіт-порівняння - відображає зіставлення значень показників, що входять в типові звіти з контрольними (плановими, або базовими) значеннями цих показників і розрахунок відхилень. Вибір конкретного показника типового звіту, для якого необхідно побудувати звіт-порівняння здійснюється користувачем облікової системи. Можливі два типи порівнянь:

- порівняння фактичних і планових значень показників;

- порівняння фактичних значень показника за звітний та зіставний базовий період (необхідний базовий період встановлюється користувачем).

6.3. Облік валюти активів і зобов'язань при складанні управлінської звітності

Управлінська звітність складається в рублях. Показники, виражені в іноземній валюті, перераховуються в рублі за курсом Банку Росії, що діє на дату складання звіту (поточний валютний курс).

У разі складання звіту-порівняння або звіту-моніторингу для усунення спотворює впливу курсових і сумових різниць, показники за всі періоди відображаються в звіті, підлягають перерахуванню в рублі за поточним валютним курсом.

7. Відповідальні менеджери

У системі управлінського обліку здійснюється формування інформації про об'єкти обліку в розрізі відповідальних менеджерів.

Під відповідальним менеджером розуміється керівник або інший співробітник Компанії, наділений повноваженнями приймати рішення щодо використання певних ресурсів Компанії в тих чи інших господарських операціях і несе відповідальність за наслідки цих рішень.

Обсяг повноважень і відповідальності менеджерів розкривається в стандартах та інших нормативних документах Компанії, що регламентують порядок ведення господарських операцій (здійснення закупівель, проведення ремонтів, здійснення капітальних вкладень і ін.), В тому числі - в посадових інструкціях відповідних працівників.

Стандартами управлінського обліку передбачено формування інформації за наступними категоріями відповідальних менеджерів:

• Відповідальний розпорядник - співробітник Компанії, що приймає рішення, що тягнуть за собою виникнення і погашення зобов'язань і (або) рух платіжних засобів.

Встановлюється як ознака аналітики стандартом «Облік зобов'язань і платіжних засобів».

повноваження:

- вести договірні відносини з контрагентами в певній галузі діяльності Компанії (постачальники ресурсів, підрядники, покупці, фінансово-кредитні організації);

- акцептувати документи на вчинення платежів відповідним контрагентам в межах встановленого ліміту.

відповідальність:

- за величину зобов'язань за відповідними контрагентам;

- за виконання ліміту платежів.

• Відповідальний виконавець - співробітник Компанії, що відповідає за певну ділянку роботи відповідно до посадової інструкції або функціональними обов'язками, що не приймає рішення, що тягнуть за собою виникнення і погашення зобов'язань і (або) рух платіжних засобів.
• Замовник робіт - співробітник Компанії, що приймає рішення про відкриття замовлень на певні види робіт відповідно до закріпленим за ним переліком (капітальний, поточний ремонт основних засобів різного виду, транспортні послуги та ін.), Включно із залученням зовнішніх підрядників. Рішення замовника робіт тягнуть за собою виникнення поточних витрат за відкритими замовленнями.

повноваження:

- відкривати замовлення на виконання робіт і визначати виконавця замовлення серед підрозділів Компанії, або зовнішніх підрядників;

- визначати вимоги до виконавця по виконанню замовлень та обмеження за витратами за певний період часу або певний обсяг робіт;

- приймати результат робіт по відкритим замовленнями.

відповідальність:

- за якість виконаних робіт за відкритими замовленнями;

- за виконання замовлень у встановлені терміни;

- за відповідність витрат по замовленнях встановленими лімітами.

• Замовник по інвестиційному замовлення - співробітник Компанії, що приймає рішення про відкриття замовлень на виконання певних робіт в рамках плану капітальних вкладень, включно із залученням зовнішніх підрядників. Рішення замовника по інвестиційному замовлення тягнуть за собою виникнення витрат на капітальні вкладення в будівництво і монтаж основних засобів.

повноваження:

- відкривати замовлення на виконання робіт і визначати виконавця замовлення серед підрозділів Компанії, або зовнішніх підрядників;

- визначати вимоги до виконавця по виконанню замовлень та обмеження за витратами за певний період часу або певний обсяг робіт;

- приймати результат робіт по відкритим замовленнями.

відповідальність:

- за якість виконаних робіт за відкритими замовленнями;

- за виконання замовлень у встановлені терміни;

- за відповідність витрат по замовленнях встановленими лімітами.

Склад відповідальних менеджерів встановлюється на підставі стандартів та інших нормативних документів Компанії, що регламентують порядок ведення господарських операцій, включаючи посадові інструкції, і наводиться в класифікаторах до відповідних стандартів управлінського обліку.

ВИСНОВОК

1. Управлінська звітність в багатьох компаніях формується в результаті складної процедури трансформації даних бухгалтерського обліку.

Компромісний варіант вирішення проблеми, який ідеально підійде для багатьох російських компаній, - максимальне зближення бухгалтерського та управлінського обліку, створення єдиної інформаційної бази і правил для введення та обробки первинних даних.

За рідкісним винятком бухгалтерський і управлінський облік оперують одними і тими ж цифрами, але в різній інтерпретації. Якщо дані враховуються один раз і на їх основі будується бухгалтерський і управлінський облік, немає необхідності тримати великий штат співробітників фінансової служби. Відсутня також дублювання одних і тих же операцій.

2. Рішення менеджмент приймає на основі управлінського обліку. У зв'язку з цим необхідні створення і виконання жорстких регламентів введення первинних даних, регулярні перевірки, організація внутрішнього документообігу.

При формуванні управлінської звітності необхідно виключити дублювання одних і тих же операцій. У даній випадку необхідно створити зрозумілі всім учасникам процесів методологію і вимоги управлінського обліку, систему відповідальності за достовірність відомостей і їх своєчасне формування.

3. Управлінський облік не повинен бути альтернативою бухгалтерського обліку, але і не повинен його замінювати.

Бухгалтерський облік - це облік фактично відбулися дій і операцій, але при грамотному використанні його можливостей він повинен стати складовою частиною управлінського обліку.

4. Правильно побудований управлінський облік - інструмент і для законної оптимізації оподаткування. Мені шкода, що коли говорять про "оптимізацію", мають на увазі тільки "некоректні" або "сірі" схеми.

5. Всі системи обліку на підприємстві необхідно вибудовувати так, щоб скористатися отриманою інформацією в потрібний час і в потрібних цілях, мінімізувати трудовитрати по її обробці, мати різні джерела інформації, щоб інформація була оперативною і реальною.

6. Фінансовий директор повинен забезпечити ефективне надання та розподіл потрібної інформації, як для прийняття управлінських рішень, так і для аналізу стану бізнесу. Завдання фінансового директора - інтегровано з'єднати фінансову ланцюжок, інформаційну ланцюжок і ланцюжок корпоративної звітності. Інформаційна ланцюжок повинна забезпечувати менеджерам бездоганну інформацію про те, що відбувається всередині Компанії. Зовнішні інвестори та інші зацікавлені сторони також повинні мати повну, точну і заслуговує довіри інформацію. Якісна інформація дозволяє бізнесу функціонувати ефективно і забезпечує прозорість Компанії.