Види ділових переговорів

Види ділових переговорів

Як в особистому житті, так і на виробництві люди використовують переговори для досягнення компромісів. Мета переговорів - пошук спільного рішення, що задовольняє всіх. Ділові переговори ведуть між колегами, керівниками і підлеглими, партнерами по бізнесу. Їх результатом стає комерційна вигода або досягнення консенсусу між колегами по роботі.

Розрізняють такі види ділових переговорів:

• Офіційні, які проводять за встановленою процедурою відповідно до протоколу. Висловлювання учасників мають юридичну значимість і стенографуються. Результатом офіційних ділових переговорів, як правило, є угода, підписана всіма сторонами.
• Неофіційні - усні домовленості, прийняті в ході обговорення сторонами. Ніяких документів, що підтверджують досягнуті домовленості, учасники не підписують.
• Зовнішні, які проводять з клієнтами і партнерами.
• Внутрішні - між колегами, підлеглими і керівниками.

Секретар, в силу своїх посадових обов'язків, бере участь у всіх перерахованих видах ділових переговорах. Під час офіційних переговорів або зустрічей, в його обов'язок входить ведення протоколів.

Протокол загальних зборів акціонерів про обрання на посаду генерального директора

завантажити зразок на початку статті >>>

У неофіційних і внутрішніх переговорах секретар виступає як в якості учасника, так і в якості організатора. Фактично він є посередником, передавальною ланкою між керівником організації та її персоналом. Нерідко його можуть залучати в якості третейського судді в неофіційних переговорах між колегами.

Важливо! Для участі в неофіційних внутрішніх переговорах секретарю потрібно знання основ психології, вміння знаходити спільну мову з різними людьми, як з працівниками організації, так і з відвідувачами, які прийшли, щоб висловити керівництву претензії.

Пройдіть онлайн-тест і дізнайтеся, чи вмієте ви домовлятися з людьми

Типи ділових переговорів

Існують кілька типів ділових переговорів

• Щоденні переговори на робочому місці

Кожен день учасники виробничого процесу обговорюють з колегами або керівниками рішення, які забезпечують безперебійну роботу і своєчасне виконання поставлених завдань. Тут важливо пам'ятати, що секретар при проведенні таких переговорів, ще є і помічником керівника, що представляє і захищає і його інтереси теж.

Таблиця. Улюблені слова людей з різними способами сприйняття інформації

• Переговори між працівником і начальником

Вони необхідні, щоб завдання, одержувані працівником від керівника, відповідали його інтересам і спеціалізації. Працівникові годі було покірливо приймати ті завдання, які не належать до його компетенції або які він просто не встигне виконати. Не потрібно погоджуватися з босом тільки тому, що він розпорядився зробити це. Секретарю, наприклад, щоб не зірвати виконання важливого завдання, краще піти на переговори і аргументовано попросити керівника або перенести термін виконання доручення, або передати його іншому, компетентному в даному питанні співробітнику.

Питання: Мій шеф призначає багато зустрічей, при цьому він дуже зайнятий, тому більшу частину постійно переносить. Як переконати його в тому, що не варто брати особисту участь в кожній зустрічі?

Відповідь психолога: Навчіться розставляти пріоритети в графіку шефа, виступайте як фільтр, пропонуйте делегувати, щоб допомогти керівнику. Наприклад, ви маєте повне право відмовити відвідувачу у зустрічі, якщо той ...

Читати відповідь повністю

Як підготуватися до оперативного наради

• повідомте учасників;
• проконтролюйте їх прихід в призначений час;
• з'ясуйте про доповісте керівнику, чому відсутній запрошений співробітник.

• Переговори між колегами

Переговори між членам команди знижують ймовірність виникнення суперечок і конфліктів. Їх результатом стає рівномірний розподіл навантаження і відповідальності. Колеги, які вміють домовлятися між собою, завжди готові підставити плече одне одному, тому навіть тимчасова відсутність когось із них не позначається на продуктивності. Секретарю важливо підтримувати дружні відносини з бухгалтерської, кадрової службою, господарським відділом. Хороші відносини з колегами допоможуть забезпечити своєчасну і кваліфіковану консультаційну допомогу, допомогу у вирішенні постачальницьких, господарських питань.

• комерційні переговори

Цей тип ділових переговорів зазвичай проводиться з представниками третьої сторони - постачальниками, замовниками, партнерами по бізнесу. Дві сторони обговорюють спірні питання і приходять до умов, прийнятним для обох сторін. Уміння вести ділові комерційні переговори знадобиться секретарю, навіть якщо він не бере участі в них безпосередньо. Він повинен бути дипломатом і знати, як розрулити незручну або конфліктну ситуацію, як, в разі непорозуміння або суперечки, допомогти сторонам знайти рішення, прийнятне для кожної з них.

Обов'язки секретаря в комерційних переговорах

Важлива роль відводиться секретарю в підготовці офіційних, комерційних і будь-яких зовнішніх ділових зустрічей і нарад. Саме він забезпечує своєчасну і надійну зв'язок між сторонами діалогу. І, хоча прямої участі секретаря в ділових зустрічах з партнерами ПРОФСТАНДАРТ не передбачено, він, як правило займається їх забезпеченням.

Посадова інструкція секретаря керівника

Завантажити посадову інструкцію

Підготовка до переговорів

З огляду на особливості ведення ділових переговорів, їх масштаб і склад учасників, секретар повинен заздалегідь:

• підготувати керівнику необхідні для ведення переговорів документи;
• здзвонитися з учасниками зустрічі і отримати підтвердження їх згоди;
• забронювати місця в готелі, якщо учасники зустрічі - іногородні;
• замовити канцелярське приладдя для учасників переговорів - блокноти, органайзери, ручки;
• підготувати приміщення, де буде проходити ділова зустріч, перевірити, щоб в ньому було встановлено все необхідне обладнання, стояли пляшки з водою та склянки.

організація перерви

Під час ділових переговорів прийнято робити невеликі перерви. Вони потрібні, щоб учасники зустрічі змогли відпочити, а й обмінятися інформацією, які не можна висловлювати при протилежному боці.

Під час перерви, якщо він не передбачає обід або вечерю в ресторані, секретар зобов'язаний забезпечити учасників переговорів напоями та легкими закусками. Як правило, асортимент обмежується кавою, чаєм, цукром і печивом. Але слід звернути увагу на посуд - красивий сервіз, вазочки для цукру, печива і цукерок прикрасять стіл переговорів, розташують їх учасників до довірчого спілкування.

Питання: Що краще подавати під час переговорів і нарад: воду, чай, кава?

Відповідь експерта журналу «Довідник секретаря»: На столі для переговорів рекомендуємо розставити по три пляшки води об'ємом не більше 0,5 л: дві пляшки із звичайною водою і одну пляшку з газованою. Під час довгих переговорів обов'язково роблять кілька невеликих перерв. Які напої краще подавати? Кава рекомендуємо подавати класичний, обов'язково хорошої якості, краще свіжообжарену, нерозчинний, без смакових добавок. Пам'ятайте, що для компанії сучасного рівня хорошим тоном вважається ...

Читайте повну відповідь експерта

Поведінка секретаря в ділових переговорах

Не менш важливо секретарю правильно вибрати форму проведення ділових переговорів з урахуванням складу учасників діалогу. Саме від вибору форми залежить і характер переговорного процесу.

Якщо це командна бесіда, одна сторона інформує іншу, дає поради та рекомендації щодо вибору стратегії і поведінки. Такий характер переговорний процес приймає, якщо одна зі сторін знаходиться в підлеглому положенні, наприклад, якщо вона представляє дочірню компанію або філія. Ця форма також характерна для діалогу керівник - підлеглий.

Конструктивний характер носять переговори між рівноправними партнерами, висловлювати свою думку, до якого інша сторона обов'язково прислухається і враховує.

Ділові переговори в формі переконання проводять, коли одна зі сторін намагається змінити думку іншої, використовуючи логічні міркування і аргументи, здатні підтвердити її правоту.

Переговори в формі спору можуть виникнути, якщо партнери рівноправні і жодна зі сторін не вважає аргументи іншої сторони переконливими. Всі учасники переговорів мають свою точку зору і відстоюють саме її.

Характер дискусії можуть прийняти переговори, що почалися в формі спору, в тому випадку, коли сторони готові прислухатися до аргументів, що висловлюються іншими учасниками.

Для секретаря, який здійснює функції посередника між керівником і колективом організації, постійно взаємодіє з тим і з іншими, гарні всі перераховані форми ділових переговорів, крім спору.

підсумок:

Використовуйте ефективні моделі і методи ведення ділових переговорів, щоб знаходити взаємоприйнятні рішення як в спілкуванні з колегами, так і в спілкуванні з керівниками.