П'ять кроків постановки завдань підлеглим

1. Передати інформацію
2. Мотивація для підлеглого
3. Засоби вирішення задачі і їх доступність
4. Обгрунтування реальності виконання (і необхідності, якщо потрібно)
5. Зворотній зв'язок - переконатися, що вказівки зрозумілі вірно
6. Домогтися однозначних зобов'язань щодо виконання
7. Повідомити про процес поточного і остаточного обліку і контролю
8. Довести перелік заходів, які треба вжити в разі виявлення будь-яких відхилень від початкового плану

Микола Рисев

Як щодо строго математичного підходу? Спробуємо!

Теорема №1: якщо ви ставите завдання добре, значить, ви добре керуєте.

А тепер звернемося до доказу. Давайте подивимося, з яких етапів складається постановка завдань.

Пропоную наступний алгоритм:

1. Передати інформацію.

2. Провести зворотний зв'язок - переконатися, що підлеглий вірно зрозумів ваші вказівки.

3. Домогтися однозначних зобов'язань щодо виконання.

4. Повідомити про процес поточного і контролю готової продукції та обліку.

5. Довести перелік заходів, які треба вжити в разі виявлення будь-яких відхилень від початкового плану. Тобто, сказати про план «Б».

Що може бути краще показового шмагання ?! Позитивні приклади! До них і звернемося.

Передати інформацію

Можна передати інформацію коротко.

Приклад. Керівник відділу продажів розмовляє з менеджером з продажу. Потрібно за тиждень виконати план по дзвінках новим клієнтам.

Можна скористатися моделлю SMART. напевно пам'ятаєте розшифровку даної абревіатури . SMART - це характеристики постановки мети і завдання. Кожна мета і завдання в відповідності з цією концепцією повинна бути:

• S (Specific) - конкретною.
• M (Measurable) - вимірної.
• A (Achievable (Ac), Ambitious (Am) - досяжною, з одного боку, і амбітної, з іншого.
• R (Relevant) - співвідносить з іншим цілями.
• T (Time bound, Trackable) - певної в часі і відслідковується.

Розумію іронічну посмішку деяких читачів. Мені одного разу учасник тренінгу в якості зворотнього зв'язку так і сказав: «Спасибі велике за те, що на тренінгу не було SMART і SPIN »! Так, ці схеми багатьом відомі. Але чи всім? І ті багато, хто про них читав або чув, чи застосовують вони їх повною мірою? Це як знати про те, що біг корисний, і бігати кожен день по 3-5 км. Різні речі, чи не так?

Так що звернемося до прикладів. Керівник відділу закупівель ставить задачу менеджеру із закупівель. Літерами в дужках буду позначати характеристики SMART. Потрібно дослідити двох безпосередніх конкурентів за тиждень до 10-00 наступного вівторка (M, T). Що нам треба знати?

• Перше - ціни по десяти вибірковим позиціях і можливі знижки в залежності від обсягів (S, M).
• Друге - відстрочка (S, M).
• Третє - терміни доставки (S, M).
• Тиждень - термін невеликий (Am), але достатній (Ac).
• Дана інформація дозволить нам зрозуміти, наскільки вигідно ми працюємо, по-перше (R).
• А, по-друге, ми зможемо отримати кращі умови у діючих постачальників (R, Am)

Відразу скажу, що існують і інші розшифровки даних букв. Більш того, модель - не панацея. Ви можете використовувати свої власні характеристики завдань. Головне, щоб ці характеристики були. Тому що, якщо керівник каже своєму новому підлеглому при постановці завдання середнього ступеня складності «Роботу треба зробити добре, давай роби», то такий варіант, м'яко кажучи, не є задовільним.

Я пропоную вам свою авторську технологію постановки завдань підлеглим (та й до самого себе при цілепокладання це можна застосовувати) - Марс. Мнемонічне правило запам'ятовування Марс: російське прізвище від планети Марс.

Отже. У кожній із завданням повинно бути:

1) Мотивація для підлеглого.

2) Алгоритм виконання завдання, якщо вона не супертворческая.

3) Результат, чітко сформульований, очікуваний, зрозумілий.

4) Засоби вирішення задачі і їх доступність.

5) Обгрунтування реальності (і, можливо, необхідності) виконання, якщо завдання нова і / або складна.

6) Час виконання.

Приклад: Керівник відділу ставить навчальну задачу своєму підлеглому.

Мотивація для підлеглого

• «Тобі ж значно легше буде працювати».
• Інший варіант мотивації: «Твої досягнуті цілі - це твої гроші в майбутньому».
• І приклад емоційно-негативної мотивуючої фрази: «Якщо ти не впораєшся, то який же ти професіонал !?».

Алгоритм виконання завдання (у разі якщо завдання не творча)

• Перше. Вивчаєш інформацію.
• Друге. Питаєш у інших, з якими складнощами вони зіткнулися.
• Третє. Прописуєш п'ять кроків системи МІТ для себе.
• Четверте. Обговорюєш зі мною.
• П'яте. Заучуєш напам'ять.
• Шосте. Застосовуєш.

результат

Потрібно освоїти нову систему МІТ, щоб застосовувати її кожен день. Як я розумію, в цій системі п'ять кроків. Кожен крок треба вміти робити і розуміти, до чого він веде.

Засоби вирішення задачі і їх доступність

Можеш почитати цю книгу, щоб краще розібратися. Можеш зайти на той сайт, де також є підказки. Ще можна поспілкуватися з колегами.

Обгрунтування реальності виконання (і необхідності, якщо потрібно)

• «В інших компаніях це вже введено. Ми що, гірші !? »
• Або такий варіант. «Щоб це зробити, потрібно приділити свою пильну увагу і час. Треба постаратися ».
• А можна і так. «Цьому можна навчитися за 10 днів».

Час виконання: «Потрібно зробити протягом місяця до 30 грудня».

Отже, все, що ми зараз робили, - це повідомляли інформацію підлеглому. Ми привели два розгорнутих прикладу повідомлення інформації під час постановки завдання: модель SMART і модель Марса. Тепер перейдемо до наступних кроків алгоритму постановки завдання.

Зворотній зв'язок - переконатися, що вказівки зрозумілі вірно

Потрібно обов'язково перевірити, наскільки людина зрозуміла своє завдання. Для кого-то ви можете застосувати військовий метод: «Розкажи, що ти зрозумів?», Для кого-то більш м'який і довірчий: «Скажи, будь ласка, з якими складнощами ми можемо зіткнутися?». Пропоную і інші приклади:

1) «Розкажи, які складнощі ти бачиш?».

2) «З чого ти зараз почнеш?».

3) «Розкажи, будь ласка, що ти будеш робити?».

Тільки не питайте у підлеглого, особливо у нового, «Ти зрозумів?», Тому що є висока ймовірність, що ви почуєте «Так», за яким ховається «Ні». У будь-якому випадку, будьте з підлеглим в діалозі, розмовляйте, обговорюйте, переконуйте і наказує.

Домогтися однозначних зобов'язань щодо виконання

Завдання передбачає її виконання. А виконання передбачає зобов'язання. А зобов'язання необхідно взяти:

1) «Впораєшся?».

2) «Це тобі під силу? Зможеш? ».

3) «До якого терміну ти все зробиш?».

Якщо підлеглим вам відповідає «Постараюся», значить, він не бере на себе зобов'язань. Можна йому парирувати «Постараємося або зробиш?».

Повідомити про процес поточного і остаточного обліку і контролю

Контроль мотивує на виконання. І знання про те, що його будуть контролювати, також впливає на підлеглого.

1) «Один раз в тиждень у вівторок або в середу підходиш до мене і розповідаєш, що вже зроблено!».

2) «Тебе перевірятиме Василь Сергійович, до нього підходиш два рази в тиждень і розповідаєш, а він коментує».

3) «Дивись, я можу в будь-який час тебе перевірити, будь напоготові».

Довести перелік заходів, які треба вжити в разі виявлення будь-яких відхилень від початкового плану

Розкажіть підлеглому про те, що йому робити, якщо завдання не виходить, все не так, з рук геть погано. Повідомте йому про план «Б» на випадок непередбачених складнощів:

1) «Якщо щось дійсно не виходить, телефонуй мені або підходь, будемо обговорювати».

2) «Якщо зрозумієш, що ні вийдуть, звернися до Василя Сергійовича».

Ну що ж. Теорема №1 доведена. Я прямую для виведення і докази нових теорем, а ви - для постановки завдань своїм підлеглим! До зустрічі на управлінських висотах!

Джерело фото: YouTube.com

Вперше стаття була опублікована на Executive.ru 28 березня 2014 року в рубриці «Творчість без купюр»