Окупність проекту: вигідно чи автоматизувати склад?

Впровадження системи автоматизації складського господарства в більшості випадків не починається без вагомих причин і вирішує конкретні практичні завдання. Кінцевою метою будь-якого комерційного підприємства є отримання прибутку, тому і від проекту впровадження складської інформаційної системи потрібно такий результат, який дозволить піднятися на наступний щабель в досягненні цієї мети. Відповідно, перш ніж починати проект впровадження, необхідно зрозуміти, які вигоди принесе підприємству це рішення, чи окупляться вкладення, чи варто братися за автоматизацію. Розрахунок окупності - це процес, побудований не тільки на точних даних, але і на емпіричному досвіді, і на експертну грошову оцінку. Проте, його результат дозволяє оцінити перспективи впровадження, вигоду від автоматизації і прийняти зважене рішення.

Для того, щоб розрахувати вигоду від вкладень в проект автоматизації потрібно визначити, по-перше, розмір даних вкладень, по-друге, обсяг витрат, які несе підприємство без складської інформаційної системи.

Витрати на автоматизацію зазвичай включають такі статті:

• Закупівля програмного забезпечення
• Закупівля обладнання (принтери етикеток, термінали збору даних, точки доступу, робочі місця операторів ...)
• Оплата послуг компанії, яка впроваджує складську систему автоматизації
• Заробітна плата нових співробітників (операторів, адміністраторів системи)
• Інші внутрішні витрати (преміальні за успішне впровадження, кадрові зміни, зниження активності продажів на початковий період запуску системи і т.п.)
• Витрати підприємства, пов'язані з неефективною роботою складського господарства, зазвичай мають більш розгорнуту структуру, ніж проектні вкладення:
• Калькульовані витрати:

• Прямі витрати на утримання зайвих ресурсів: оренда площ, використання обладнання (стелажні конструкції, підйомно-транспортна техніка), заробітна плата персоналу.
• Втрати на помилках в роботі складу: втрати у вартості товару при пересортиці, втрати простроченого товару, недостачі, оплата штрафів і рекламацій від клієнтів і поклажодавців, втрати на шлюбі, допущене на склад під час приймання

Даний вид витрат виникає в результаті наступних проблем:

• труднощі ідентифікації схожого товару (звідси пересортиця)
• довгий пошук товару і місць зберігання при виконанні складських операцій (як наслідок, зайвий персонал і обладнання)
• надлишкова залежність від персоналу (невиправдана заробітна плата і проблеми у відсутності ключових співробітників)
• неможливість організації регулярних інвентаризацій (накопичення помилок на складі, втрати і пересортиця)

• Некалькуліруемие витрати:
• пов'язані з поганою якістю обслуговування (низька активність клієнтів і догляд до іншого постачальника)
• пов'язані з низьким рівнем інтеграції між складом і іншими підрозділами підприємства (конфлікти на грунті відсутності єдиного інформаційного простору і об'єктивної інформації про залишки)

Крім зниження або усунення витрат і втрат, пов'язаних з неефективною роботою складу, автоматизація за рахунок підвищення точності і швидкості виконання складських операцій дозволяє збільшити пропускну здатність складу, прискоривши таким чином оборотність товарних запасів, що впливає на зростання прибутку.

Також необхідно відзначити таку нематеріальну складову результату впровадження сучасних складських технологій, як покращення іміджу компанії, залучення клієнтів якістю обслуговування, точністю і швидкістю обробки замовлення. Автоматизація складу дозволяє включити складське господарство в загальне інформаційне поле підприємства, що дає всім учасникам наскрізного процесу обробки замовлення можливість оперувати однозначними актуальними даними про залишки товару, уникаючи двусмисліц і помилок уздовж всього ланцюжка роботи з клієнтом.

Розглянемо приклад розрахунку окупності проекту автоматизації складу. Візьмемо за основу склад середнього розміру (4000 кв.м) класу А, що належить компанії, яка торгує товаром, що має термін придатності (наприклад, продукти харчування). Склад працює в дві зміни, обробляючи в рік масу товару на 250 мільйонів рублів. Рентабельність торговельної діяльності підприємства становить 10%. Решта необхідні для розрахунку дані вказані в таблицях.

В рамках прикладу розрахуємо три основні складові економії - економія на оренді складських площ, на заробітну плату співробітників складу в зв'язку зі зменшенням чисельності персоналу, і економія за рахунок зниження втрат складу через нестач, термінів придатності та інших проблем організації складського процесу. Отриману економію можна порівняти з вкладеннями в проект автоматизації.

Як випливає з таблиці, в нашому прикладі вкладення в проект впровадження складської системи автоматизації окупляться за 8 місяців. Слід зазначити, що дана методика є укрупненої схемою розрахунку окупності. Розширений аналіз віддачі від проекту автоматизації включає значно більший обсяг врахованих чинників і цілком може скласти предмет дисертації. Наприклад, при проведенні розрахунків на конкретному підприємстві, необхідно врахувати ті ж некалькуліруемие витрати, які визначаються експертним шляхом. Також, якщо при збільшенні пропускної спроможності складу підприємство опиниться в стані збільшити і продажу, то можна включити в розрахунок окупності і розрахунок прибутку від зростання товарообігу, значне збільшення якої може істотно перевищити значимість наведеного розрахункового ефекту в результаті зменшення витрат. При цьому в процесі факторного аналізу необхідно в загальному результаті (зміні прибутку) виділяти вплив саме впровадження системи автоматизації, тому що зростання прибутку - показник комплексний і може включати в себе результат маркетингових заходів, реорганізації відділу продажів і тому подібних факторів.

У свою чергу, може бути розширений і розрахунок вкладень в проект. «За кадром» прикладу залишилися зазначені вище інші внутрішні витрати підприємства, які в явному вигляді не простежуються, наприклад, закупівля системного програмного забезпечення, однак, по факту завжди присутні в процесі автоматизації.

Має сенс прокоментувати і розрахунок економії на оренді. Фактично, підприємство, що впроваджує систему автоматизації, навряд чи стане переїжджати при вивільненні площ на новий склад. Зазвичай, «зайві метри» використовуються як склад відповідального зберігання або здаються в суборенду. Відповідно, наведена в прикладі економія на оренді може бути замінена або доповнена розрахунками прибутку від проекту комерційного складу або договору суборенди.

Відповідь на питання «Чи вигідно автоматизувати склад?» - це індивідуальне рішення кожного підприємства, з урахуванням його поточної ситуації, конкретних можливостей і планів на перспективу. Наведена в даній публікації методика може стати відправною точкою для об'єктивного обґрунтування необхідності автоматизації на будь-якому з підприємств, що стоять перед завданням впровадження складської системи управління . Подібні розрахунки доцільно проводити як власними силами підприємства, так і з залученням співробітників компаній, які спеціалізуються на проектах складської логістики та автоматизації, регулярно використовують подібну калькуляцію в своїй повсякденній діяльності та в курсі більшості неочевидних «підводних каменів». Це дозволить досягти максимального ефекту і мінімізувати ризики проекту автоматизації складу.

Олексій Тимашов, Генеральний директор AXELOT

Менеджери AXELOT будуть раді відповісти на всі питання по тел. +7 (495) 961-26-09 . Також ви можете написати нам через форму зворотного зв'язку .