Штатний розклад: складаємо грамотно

1. Що регулює штатний розклад
2. Роль штатного розкладу в компанії
3. Штатна розстановка в штатному розкладі
4. Складання штатного розкладу: особливості
5. Як складається штатний розклад в компанії
6. «Штатниками» і «позаштатники»: роль в штатному розкладі компанії
7. Які зміни можна вносити до штатного розпису компанії

Трудове законодавство не встановлює вимоги до наявності штатного розкладу в кожній організації. Однак є вагомі аргументи на його користь. Посилання на необхідність штатного розкладу можна зустріти в багатьох нормативно-правових актах, в тому числі регулюють питання оподаткування. Воно в деяких випадках підтверджує обґрунтованість застосування пільг по податках і віднесення витрат на собівартість продукції (робіт, послуг, витрат).

З матеріалів статті ви дізнаєтеся:

• Що регулює штатний розклад;
• Для чого потрібно складати штатний розклад;
• Які питання виникають при заповненні форми;
• Які зміни можна вніс

Складання штатного розкладу дозволяє визначитися з кількістю працівників, необхідних компанії, грошовими сумами на їх утримання і зі структурою самої організації. Звичайно, якщо мова йде про зовсім маленькому підприємстві чисельністю 10-12 чоловік разом з керівником (який до того ж власник і засновник фірми), то немає гострої необхідності складати штатний розклад.

В таких організаціях директор сам дає співробітникам завдання, стежить за тим, як вони працюють, перевіряє виконання і так далі. Трудові обов'язки працівників там можуть часто змінюватись, тому їх зміни простіше відобразити в трудовому договорі та інших локальних документах. Але така ситуація зустрічається нечасто. Зазвичай керівнику набагато зручніше мати штатний розклад, ніж обходитися без нього.

Звичайно, ніхто не може зобов'язати організацію приймати штатний розклад. Однак в будь-який поважає себе компанії воно є, тому не заважає навчитися його правильно складати і працювати з ним.

Що регулює штатний розклад

Спочатку розберемося, що ж це за документ і які питання він регулює.

Штатним розкладом називається внутрішній акт організації, в якому зафіксована її структура, штатний склад і штатна чисельність. У ньому міститься перелік структурних підрозділів, посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладах, надбавки і місячному фонді зарплати. Уніфікована форма штатного розкладу затверджена наказом Мінстату України від 06.04.01 № 26 (форма № Т-3). Розклад складається на основі цієї форми, але в залежності від своїх потреб організація може вносити туди необхідні зміни.

Роль штатного розкладу в компанії

Штатний розклад - документ знеособлений. Що це означає? А то, що в ньому вказуються не конкретні працівники, а кількість посад в організації та оклади за ним. Співробітники ж призначаються на посади наказами керівника вже після затвердження розкладу.

Штатна розстановка в штатному розкладі

Існують ще штатні розстановки - «молодші брати» штатного розкладу по структурним підрозділам. Ось в них можуть бути вказані і певні прізвища. Будь-яких форм для штатних розстановок не передбачено, тому у організації тут повна свобода творчості.

Штатний розклад на підприємстві зазвичай одне. Але якщо у компанії є філії або представництва, то питання про те, чи буде воно єдиним або в підрозділах можливі свої штатні розписи, організація вирішує сама. Відомо, що керівник філії діє за дорученням, виданим керівником організації. Таким чином, його повноваження затверджувати штатний розклад у філії можуть бути закріплені в цій довіреності або в установчих документах компанії.

Складання штатного розкладу: особливості

З огляду на, що є уніфікована форма, здавалося б, таких проблем бути не повинно - досить лише заповнити графи відповідно до даних конкретної організації. Однак не все так просто, і питань на практиці виникає безліч. На ті, які найбільше хвилюють керівників і кадрових працівників, ми постараємося відповісти.

І перший з них - про розмірі окладів . У багатьох організаціях є необхідність ввести кілька посад з однаковим найменуванням (наприклад, кілька бухгалтерів, менеджерів, секретарів). У зв'язку з цим виникає неясність - чи повинні бути оклади за цими посадами однаковими, або вони можуть бути різними. З одного боку, стаття 22 ТК РФ встановлює правило про те, що роботодавець зобов'язаний забезпечувати працівникам рівну плату за працю рівної цінності.

З цього випливає:

Якщо у вас три секретаря, то і оклад у всіх трьох повинен бути один і той же. Але, з іншого боку, секретарі адже можуть виконувати неоднаковий обсяг роботи, і зрівнювати їх зарплату буде неправильно. В цьому випадку радимо вам вирішити, що буде зручніше:

1. скласти посадові інструкції для цих секретарів так, щоб було ясно, що вони виконують різні обов'язки
2. назвати посади по-різному (старший секретар, секретар-помічник і так далі.).

А якщо організація велика, то можна використовувати тарифну систему, тобто привласнити кожному секретарю той чи інший розряд, зафіксувати це в штатному розкладі і в залежності від розряду платити зарплату.

Багато суперечок виникає і про наявність так званої «вилки» в окладах. «Вилка» - це коли за посадою вводиться не твердий оклад, а мінімальна і максимальна його сума. Чи правильно відображати її в штатному розкладі? У тих організаціях, де це практикують, зарплата працівникові визначається наказом керівника виходячи з цих меж, які зафіксовані в штатному розкладі.

Звичайно, уніфікована форма не передбачає нічого подібного, оскільки там присутній рядок «разом», де потрібно вказати підсумкову суму окладів всіх співробітників. Крім того, організація формує плановий фонд оплати праці, а такі «вилки» можуть створити проблеми з його складанням.

Як ми вже говорили, підприємствам не забороняється вносити будь-які зміни в форму штатного розкладу. Тому в тому, що стосується встановлення непостійна окладу, а «вилки», роботодавець може діяти на свій розсуд.

Ще одне актуальне питання при складанні штатного розкладу вперше - відображати в ньому тільки ті посади, які є на підприємстві в даний момент, або можна передбачити штатні одиниці на найближче майбутнє? Зрозуміло, передбачати вакансію не забороняється і навіть потрібно. Адже, за великим рахунком, ви не можете приймати нових працівників, якщо в штатному розписі немає вакантних посад.

Як складається штатний розклад в компанії

Штатний розклад підписує головний бухгалтер та керівники структурних підрозділів організації. Якщо штат великий і штатний розпис займає кілька аркушів, то головний бухгалтер на свій розсуд може підписатися як один раз (в кінці документа), так і на кожному його листі. Після цього штатний розпис затверджує своїм наказом керівник або уповноважена ним особа, і воно вступає в силу.

Якщо в трудових договорах працівників є положення, що оклад встановлюється згідно зі штатним розкладом, то ознайомлення з ним співробітників - обов'язкова процедура. Ідеальним варіантом при цьому буде прикладати до кожного трудового договору копію штатного розкладу або виписку з нього (якщо організація велика). Як інший варіант можна запропонувати прикладати до розкладу лист ознайомлення з ним, де співробітники будуть ставити свої підписи і дати ознайомлення.

Але краще вказуйте конкретну заробітну плату кожного працівника прямо в його трудовому договорі і не пред'являйте саме штатний розклад. Так і співробітники не будуть знати, скільки отримують їхні колеги, і обсяг вашої роботи значно скоротиться.

«Штатниками» і «позаштатники»: роль в штатному розкладі компанії

Усі працюючі в компанії співробітники, посади яких передбачені штатним розписом, є штатними працівниками. Причому «штатниками» будуть вважатися і ті, для кого це основне місце роботи, і сумісники, якщо їх посаду є в розкладі. Але на підприємстві можуть бути і позаштатні співробітники. Зазвичай це тимчасові працівники, враховувати яких в штатному розписі немає сенсу - з ними лише оформляються трудові договори. Втім, вони можуть згадуватися в штатних розподілі.

Якщо зі штатними працівниками все більш-менш ясно, то в тому, кого відносити до «позаштатники», єдиної думки немає.

• Одні вважають, що це співробітники, прийняті для проведення робіт, що виходять за рамки звичайної діяльності організації - щодо запобігання нещасним випадкам, аварій, катастроф і так далі;
  
• Інші вважають, що це ті працівники, які не займають конкретної посади, а виконують трудову функцію, і в зв'язку з цим в штатному розкладі їх посади не позначені (наприклад, прибиральники після виробленого в організації ремонту, ремонтники та інші).
  
• Треті пропонують відносити до «позаштатники» осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами. Але це невірно, оскільки їх взагалі не можна назвати працівниками і трудове законодавство на них не поширюється (ст. 11 ТК РФ).

Які зміни можна вносити до штатного розпису компанії

Зміни в цей документ можна вносити в будь-який час, головне тільки їх правильно оформляти. Розклад змінюється відповідно до наказу керівника організації або уповноваженої ним особи. Крім перейменування посад, встановлення іншого окладу і т. П. В трудовому законодавстві РФ є окремі процедури, які також передбачають трансформацію штатного розкладу.

Так, за певними правилами відбувається скорочення чисельності або штату працівників (ст. 180 ТК РФ). При цьому видається наказ про внесення змін до штатного розпису, який разом з затвердженим і підписаним оригіналом і новим розкладом може служити доказом того, що скорочення дійсно відбулося. Із змінами в штатному розкладі необхідно ознайомити працівників, яких це стосується.

Читайте в електронному журналі: Чи можна ввести до штатного розпису посаду, яку два тижні тому скоротили

На закінчення хотілося б нагадати, що перейменування посади в штатному розкладі, наприклад, з секретаря на секретаря-референта керівник не може виробляти на власний розсуд. Така дія буде зміною істотної умови трудового договору - в ньому адже обов'язково міститься найменування посади. А значить, тут потрібна письмова згода співробітника (ст. 57 ТК РФ). Те ж саме стосується заробітної плати, якщо її конкретний розмір сторони включили в трудовий договір.

Читайте також:

• Чи можна заново ввести посаду до штатного розпису, якщо недавно вона була скорочена?
• Чи можна включити до штатного розпису посади, які будуть зайняті через роки?