Формуляр документа: як змінився склад реквізитів по новому Госту

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Що потрібно знати про новий Гості формуляра документа
3. Навіщо потрібен новий ГОСТ
4. Який статус у стандарту
5. На які документи поширюється ГОСТ
6. Яку інформацію ви знайдете в Гості
7. Як змінився склад реквізитів нового формуляра документа
8. Оформлення будь реквізитів змінилося
9. Підведемо підсумки

Сукупність реквізитів, з яких складається документ, називається формуляром документа. У статті розповідається про новий стандарт оформлення документів - ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Що таке формуляр документа

Будь-яка ділова папір в своєму складі має ряд обов'язкових компонентів, які мають назву " реквізити ". Державний стандарт, який регламентує терміни і визначення, дає реквізиту документа таке визначення:" обов'язковий елемент оформлення офіційної ділової папери ".

Найменування ділової папери (вид), автор, адресат, текст, дата, підпис, резолюція і т.д. - це реквізити ділових паперів.

Різних видів ділових паперів притаманний свій певний набір реквізитів, який може суттєво відрізнятися. Кількість і характер реквізитів, що входять до складу різних паперів, детермінується цільовим призначенням паперу, вимогами до її змістовної частини, стандартами оформлення та методикою документування.

До іншими ознаками, які можуть характеризувати ділову папір, крім реквізитів, є оригінальність, справжність, фізичний стан ділової папери, формат, спосіб виготовлення ділової папери і ряд інших.

Як правило, для більшості документів склад реквізитів суворо обмежений. Службова ділова папір є недійсною, якщо в ній відсутні або невірно вказані будь-які реквізити.

Законодавчі і нормативні акти регламентують набір елементів, які в обов'язковому порядку мають бути присутніми на ділових паперах, які видаються державними законодавчими і виконавчими органами. Як приклад таких документів, можна привести свідоцтво про народження, паспорт, диплом, трудову книжку та ін.

Формуляр документа - набір і послідовність розташування елементів, властивих даному виду ділової папери.

Типовий формуляр документа - формуляр, що відноситься до конкретного виду документа, наприклад, формуляр акта, формуляр наказу , Формуляр заяви. Наприклад, формуляр заяви включає в себе такі реквізити: адресат, автор, зазначення виду ділової папери (заява), текст, підпис, дата.

Перші стандарти ділових паперів, що визначають форму і розміщення елементів, з'явилися в нашій країні ще в 20-ті роки ХХ століття, коли були ініційовані роботи по уніфікації та стандартизації державних ділових паперів. Затверджені тоді стандарти були актуальні до початку 40-х рр. У 60-і рр ХХ століття заходи щодо утвердження стандартів ділових паперів були відновлені.

В1965-1975 рр. розроблені стандарти, що встановлюють вимоги до окремих систем документації, що застосовуються в сфері управління (зовнішньоторговельної, внутрішньоторговельними, організаційно-розпорядчої, первинної, облікової та ін.).

В основу уніфікації та стандартизації був покладений принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови зразків документів отримали назву "формулярів-зразків".

Формуляр-зразок - це сукупність розташованих в певній послідовності елементів, притаманних усім видам даної системи документів. У ньому перераховуються реквізити документів і встановлюються межі розташування кожного реквізиту. Проектується формуляр-зразок на конструкційної сітці, відповідної параметрами друкарських машин і розташованої на стандартному форматі паперу А4 (210 х 297 мм). На основі формуляра-зразка бланки документів будуються з урахуванням міжрядкових інтервалів і кроку листи друкарських машин.

Розташування елементів завжди в одному і тому ж місці допомагає швидко знайти потрібні дані при ознайомленні з документом, застосувати метод однократного запису.

Читайте також:

Що потрібно знати про новий Гості формуляра документа

З 1 липня 2017 р вводиться в дію новий національний стандарт з оформлення документів - ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів »(далі - ГОСТ Р 7.0.97-2016). Розробляв ГОСТ Р 7.0.97-2016 ВНДІ документознавства та архівної справи. стандарт прийнятий наказом Росстандарта від 08.12.2016 № 2004 ст . ГОСТ Р 7.0.97-2016 розроблений на заміну ГОСТ Р 6.30-2003.

Основне завдання при розробці нової редакції стандарту з оформлення документів - зберегти основи попереднього стандарту, ввести в нову версію тільки ті зміни, які дійсно актуальні в практиці документування.

Довідка

Навіщо потрібен новий ГОСТ

Старий ГОСТ Р 6.30-2003 був прийнятий і введений в дію Держстандартом Росії в 2003 р, тобто він діє вже понад 13 років. За цей час практика документування пішла вперед, і виникла необхідність зміни стандарту. Відбулися зміни в нормативній базі діловодства і в технологіях роботи з документами. Розширилася сфера використання електронних документів , Що, безумовно, повинно бути відображено в стандарті.

Який статус у стандарту

ГОСТ Р 7.0.97-2016 є національним стандартом. Він призначений для добровільного та багаторазового застосування організаціями відповідно до Федеральним законом від 29.06.2015 № 162-ФЗ «Про стандартизацію в Російській Федерації». При цьому національний стандарт не можна розглядати як документ рекомендаційного характеру. Принцип добровільності застосування стандартів означає, що якщо організація вирішила прийняти стандарт, то він стає для неї обов'язковим документом, тобто фактично набуває нормативний характер.

На які документи поширюється ГОСТ

Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи: статути, положення, правила, інструкції, регламенти, постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи , Договори, акти, листи, довідки та ін., В тому числі включені в ОК 011-93 «Класифікація управлінської документації» (ОКУД), клас 0200000.

Яку інформацію ви знайдете в Гості

ГОСТ Р 7.0.97-2016 визначає склад елементів документів і правила їх оформлення; види бланків, склад елементів бланків, схеми розташування елементів на документі; зразки бланків; правила створення документів . Положення стандарту поширюються на документи на паперовому та електронному носіях.

Як змінився склад реквізитів нового формуляра документа

За кількістю елементів старий і новий ГОСТи не розрізняються - їх 30 (порівняльна таблиця тут ). Змінився склад реквізитів: частина елементів не увійшла в новий ГОСТ, з'явилися нові реквізити, є реквізити, назви яких змінилися, і реквізити, назви яких були уточнені (схеми 1-4 і зразки нижче).

Схема 1. Нові реквізити ГОСТ Р 7.0.97-2016

Схема 2. Реквізити, які не ввійшли в ГОСТ Р 7.0.97-2016

Схема 3. Реквізити ГОСТ Р 7.0.97-2016, назви яких змінилися

Схема 4. Реквізити ГОСТ Р 7.0.97-2016, назви яких були уточнені

Зразок. Розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 кутового бланк

завантажити зразок

реквізити:
01 - герб (Державний герб Російської Федерації, герб суб'єкта Російської Федерації, герб (геральдичний знак) муніципального освіти); 02 - емблема; 03 - товарний знак (знак обслуговування); 04 - код форми; 05 - найменування організації - автора; 06 - найменування структурного підрозділу - автора ділової папери; 07 - найменування посади особи; 08 - довідкові дані про організацію; 09 - назва структурного ділової папери; 10 - дата; 11 - реєстраційний номер; 12 - посилання на реєстраційний номер і дату надійшла ділової папери; 13 - місце складання (видання); 14 - гриф обмеження доступу; 15 - адресат; 16 - гриф обмеження доступу до; 17 - заголовок до тексту; 18 - текст; 19 - відмітка про додаток; 20 - гриф погодження; 21 - віза; 22 - підпис; 23 - відмітка про електронний підпис; 24 - друк; 25 - позначка про виконавця; 26 - відмітка про засвідчення копії; 27 - відмітка про надходження; 28 - резолюція; 29 - відмітка про контроль; 30 - відмітка про направлення в справу (синім кольором відзначені нові реквізити).

Зразок. Розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 поздовжнього бланка

завантажити зразок

Зразок. Лист з реквізитами, оформленими згідно з ГОСТ Р 7.0.97-2016

завантажити зразок

Зразок. Копія наказу для подання в іншу організацію з реквізитами, оформленими згідно з ГОСТ Р 7.0.97-2016

завантажити зразок

Оформлення будь реквізитів змінилося

Змінилося оформлення реквізитів: «Дата ділової папери», «Адресат», «Гриф затвердження ділової папери», «Текст ділової папери», «Відмітка про програму», «Гриф погодження ділової папери», «Підпис», « печатка »,« Відмітка про виконавця »,« Відмітка про завірення копії ». Розглянемо найбільш значущі зміни (таблиця нижче). Оформлення інших елементів не змінилося.

Таблиця. Реквізити, оформлення яких змінилося

Підведемо підсумки

Національний стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 не можна розглядати як документ рекомендаційного характеру. Якщо організація вирішила прийняти стандарт, то він стає для неї обов'язковим документом.

Змінився склад реквізитів в порівнянні з ГОСТ Р 6.30-2003: частина елементів не увійшла в новий ГОСТ, є реквізити, назви яких змінилися, і реквізити, назви яких були уточнені. Десять реквізитів оформляємо по-новому!

У ГОСТ Р 7.0.97-2016 з'явилися чотири абсолютно нових реквізиту: найменування структурного підрозділу - автора ділової папери, найменування посади особи - учасника ділової папери, гриф обмеження доступу до документа, відмітка про електронний підпис.

Читайте також: