Відрядження: складні ситуації

1. Основні умови визнання поїздки відрядженням
2. Завантажити документи зі статті:
3. приклад
4. термін відрядження
5. приклад
6. приклад
7. Гарантія відряджається: збереження середнього заробітку
8. Зверніть увагу
9. Гарантія відряджається: відшкодування витрат
10. Не пропустіть з уваги
11. Витрати на проїзд
12. Порада
13. Витрати по найму житлового приміщення
14. Облік витрат з метою оподаткування прибутку можливий, якщо вони:
15. ПОДАТКОВИЙ ПИТАННЯ
16. добові
17. Не пропустіть з уваги
18. приклад
19. Зверніть увагу
20. Ситуація
21. Інші витрати на відрядження
22. Ситуація
23. Направлення у відрядження
24. ЕТАП 1. Переконатися, що працівника можна направити у відрядження
25. ЕТАП 2. Отримати письмову згоду працівника (якщо потрібно)
26. ЕТАП 3. Видати наказ про направлення працівника у відрядження
27. Правильне оформлення:
28. ЕТАП 4. Видати працівнику аванс
29. ЕТАП 5. Проставити позначку про вибуття в журналі обліку відряджень
30. ЕТАП 6. Відобразити відрядження працівника в табелі обліку робочого часу
31. ЕТАП 7. Відшкодувати працівникові витрати, вироблені у відрядженні
32. Не пропустіть з уваги

Відрядження - це маленьке життя. І у неї свої закони. Зрозуміло, службові поїздки проходять по-різному, але основні правила напрямки в них і порядок оформлення документів на відрядження загальні. Роботодавці повинні керуватися ними як при встановленні локальних правил про відрядження, так і при плануванні конкретної службової поїздки кожного співробітника.

Основні умови визнання поїздки відрядженням

1.В поїздку спрямований працівник.

Завантажити документи зі статті:

2. Поїздка здійснюється в місце, що знаходиться поза місцем постійної роботи

3. Доручення роботодавця носить виробничий характер.

4.Срок поїздки визначено з урахуванням обсягу, складності та інших особливостей службового доручення.

Службове відрядження - поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи ( ст. 166 Трудового кодексу РФ ). При цьому не є відрядженнями службові поїздки співробітників, які постійно працюють в шляху (наприклад, провідників на залізничному транспорті) або яким встановлено роз'їзний характер роботи, а також поїздки працівників на вахту.

Працівники можуть бути спрямовані виконувати доручення роботодавця в компанії, що знаходяться як на території Росії, так і за кордоном.

При цьому під місцем постійної роботи потрібно розуміти місце розташування організації (її відокремленого структурного підрозділу), робота в якій обумовлена ​​трудовим договором.

приклад

Якщо роботодавець направляє співробітника в свій відокремлений структурний підрозділ, розташоване в іншій місцевості, то це службове відрядження.

Стосовно до закордонних відрядженнях мова може йти про направлення працівника у представництво російської компанії, що знаходиться за кордоном. А може бути і навпаки: працівник постійно працює в російському представництві іноземної компанії і відряджається за кордон в головний офіс або інше закордонне підрозділ.

Читайте також:

термін відрядження

Термін відрядження - період часу, який розпочинається від дня виїзду працівника у відрядження і закінчується днем приїзду з неї.

Закон не обмежує сторони у встановленні періоду поїздок і не визначає мінімальний і максимальний терміни ні для внутрішніх, ні для закордонних відряджень.

Цей термін цілком залежить від розсуду роботодавця і оцінки їм обсягу, складності та інших особливостей службового доручення (п. 4 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження (далі - положення ), Затв. постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749 в редакції від 29.07.2015 ).

Це, звичайно, не означає, що працівник може бути відряджений безстроково. Відрядженням за визначенням вважається службова поїздка на певний термін, який дається для виконання працівником конкретного службового доручення. Вважаємо, що цю норму слід трактувати буквально і під дорученням розуміти окреме завдання (нехай і вимагає чимало часу для його виконання), але не виконання всіх обов'язків працівника, встановлених в трудовому договорі. Інакше це було б уже направленням на роботу в іншу місцевість, а не виконанням конкретного службового завдання.

Перед направленням співробітника у відрядження роботодавець повинен якомога точніше визначити її термін, який і буде вказано в документах на відрядження.

Ще одна вагома причина правильного визначення терміну відрядження до її початку - необхідність розрахунку авансових виплат, які роботодавець повинен видати працівникові перед відрядженням.

Ситуація 1. Термін відрядження змінився

Звичайно, іноді поїздки завершуються до закінчення запланованого терміну (працівник виконує весь обсяг робіт у відрядженні швидше, ніж передбачалося) або навпаки, відрядження триває довше, ніж планувалося. У першому випадку оформляється дострокове відкликання з відрядження, у другому - її продовження (з перерахунком на відрядження).

Ситуація 2. Відрядження починається / закінчується вночі

Днем виїзду у відрядження є дата відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу від місця постійної роботи відрядженого, а вдень приїзду з відрядження - дата прибуття ТЗ до місця постійної роботи (п. 4 положення ).

Однак нерідко працівники виїжджають у відрядження вночі. У таких випадках потрібно враховувати, що при відправленні транспортного засобу до 24 години включно днем ​​вибуття у відрядження (приїзду з відрядження) вважають поточну добу, а з 00 годин і пізніше - наступна доба.

приклад

Якщо працівник їде у відрядження на поїзді, який відправляється 21 вересня в 23 год 50 хв, то днем ​​початку відрядження буде вважатися 21 вересня, незважаючи на те що до настання наступної доби залишається всього 10 хвилин. А значить, працівникові мають бути виплачені добові за цей день в повному розмірі.

Аналогічним чином вирішується питання про день повернення працівника з відрядження, коли літак (або інше ТЗ, на якому повертається працівник) прибуває незабаром після настання півночі, наприклад в 00 год 10 хв 23 вересня. Днем прибуття з відрядження в цій ситуації буде 23 вересня, і за цей день працівнику також покладені добові в повному розмірі.

Ситуація 3. Вокзал розташований за межами населеного пункту

Досить часто, особливо в великих населених пунктах, залізнична станція, аеропорт або пристань розташовані за межами населеного пункту, в якому розташована відряджає. В цьому випадку при визначенні терміну відрядження потрібно також враховувати час, який необхідно працівнику, щоб доїхати до станції, аеропорту або пристані (п. 4 положення ).

приклад

Літак вилітає 24 вересня в 00 год 40 хв. Щоб вчасно потрапити в аеропорт, працівникові потрібно виїхати 23 вересня в 20 год 40 хв. У такій ситуації днем ​​початку відрядження буде 23 вересня, незважаючи на те що в квитку зазначена інша календарна дата.

Гарантія відряджається: збереження середнього заробітку

1. Збереження місця роботи (посади) і середнього заробітку.

2. Відшкодування витрат, пов'язаних зі службовим відрядженням:
• по проїзду;
• найму житлового приміщення;
• пов'язаних з проживанням поза місцем постійного проживання (добові);
• інших вироблених працівником з дозволу або з відома роботодавця.

Середній заробіток при відрядженні розраховується стандартним чином згідно ст. 139 ТК РФ і постановою Уряду РФ від 24.12.2007 № 922 «Про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати» . Нагадаємо, що при будь-якому режимі роботи розрахунок середньої заробітної плати працівника провадиться виходячи з фактично нарахованої йому зарплати і фактично відпрацьованого ним часу за 12 календарних місяців, що передують періоду, протягом якого за ним зберігається середня зарплата.

Важливо враховувати кілька моментів.

1. Виплата працівнику зарплати за період відрядження буде суперечити положенням ТК РФ, т. К. Законом передбачено збереження саме середнього заробітку ( лист Роструда від 05.02.2007 № 275-6-0 ).

2. Середній заробіток за період відрядження (включаючи дні перебування в дорозі, в т. Ч. Час вимушеної зупинки в дорозі) зберігається за всі дні роботи за графіком, встановленим в організації, яка відряджає (п. 9 положення ). За що припадають на період відрядження вихідні дні середній заробіток не нараховується.

Ситуація 1. Працівник залучався до роботи у вихідний день

Якщо у відрядженні працівник залучався до роботи у вихідний або неробочий святковий день, то в табелі обліку робочого часу додатково проставляється код «РВ» ( лист Мінпраці Росії від 14.02.2013 № 14-2-291 ). Якщо така необхідність виникла ще до направлення працівника у відрядження, це слід відобразити в наказі.

Відряджений працівник може бути притягнутий до роботи у вихідний приймаючою стороною. Після повернення з відрядження він повинен документально підтвердити цю позапланову роботу.

Якщо працівник під час відрядження залучався до роботи у вихідний або неробочий святковий день, то за такі дні середній заробіток не зберігається, а робота в ці дні оплачується відповідно до ТК РФ не менш ніж у подвійному розмірі ( ст. 153 ТК РФ , П. 5 положення ; лист Мінпраці Росії від 25.12.2013 № 14-2-337 ). Працівнику за його бажанням може бути наданий інший день відпочинку. Тоді робота у вихідний або неробочий святковий день оплачується в одинарному розмірі, а день відпочинку не оплачується ( лист Мінпраці Росії від 05.09.2013 № 14-2 / 3044898-4415 ).

Ситуація 2. У відрядження спрямований зовнішній сумісник

При відрядження сумісника середній заробіток за ним зберігає той роботодавець, за дорученням якого він спрямований у службове поїздку.

пункт 9 положення передбачає, що збереження середнього заробітку на обох місцях роботи можливо, тільки якщо працівник направлений у відрядження одночасно по основній роботі і роботі за сумісництвом. При цьому відшкодовуються витрати по відрядженню розподіляються між командиром роботодавцями за угодою між ними.

Ситуація 3. У відрядження спрямований внутрішній сумісник

Зверніть увагу

Не допускається нарахування працівникові за один і той же день (годинник) заробітної плати і середнього заробітку.

Якщо працівника направлено у відрядження для виконання службового доручення в рамках двох трудових функцій, то за ним зберігається середній заробіток за обома місцями роботи.

Він зберігається і в тому випадку, якщо працівник відряджений для виконання завдання в рамках одного трудового договору, і ось чому. За другим договором заробіток буде зберігатися в порядку ст. 155 ТК РФ як за період невиконання посадових обов'язків з вини роботодавця. Це слід відобразити в наказі про направлення внутрішнього сумісника у відрядження.

Гарантія відряджається: відшкодування витрат

Все інше, що роботодавець повинен виплатити працівникові, - це витрати, пов'язані з відрядженням. Порядок і розміри їх відшкодування визначаються різними правовими актами - залежно від того, де працює працівник.

Якщо він працює в федеральному держоргані, державному позабюджетний фонд РФ, федеральному державній установі, то ці питання регулюються Президентом РФ і Урядом РФ ( постанови від 02.10.2002 № 729 і від 26.12.2005 № 812 , Указ Президента РФ від 18.07.2005 № 813 ).

Якщо мова йде про роботу в держоргані суб'єкта РФ, держустанові суб'єкта РФ, в органі місцевого самоврядування, в муніципальній установі, то порядок і розміри відшкодування витрат визначаються відповідно нормативними правовими актами органів державної влади суб'єктів РФ, нормативними правовими актами органів місцевого самоврядування.

Не пропустіть з уваги

Решта роботодавці повинні закріпити розміри і порядок відшкодування витрат на відрядження в колективних договорах або локальних нормативних актах.

Приклад оформлення Положення про направлення в службові відрядження працівників (фрагмент)

Знайдіть потрібний вам зразок документа по кадровому діловодству в найповнішою бібліотеці шаблонів журналу "Довідник кадровика". Експерти склали вже 2506 шаблонів!

На думку Роструда, для різних категорій працівників (працівників, що займають різні посади) можна передбачити диференційований розмір відшкодування витрат на відрядження ( лист Роструда від 04.03.2013 № 164-6-1 ).

Витрати на проїзд

Документи, якими працівник може підтвердити витрати на проїзд

1. Авіаквитки або залізничні квитки.

2. Чек про оплату проїзду на таксі.

3. Документи про оплату послуг з оформлення проїзних документів і надання в поїздах постільної білизни.

4. Виправдувальні документи, що підтверджують використання службового транспорту, транспорту, що перебуває у власності працівника або у власності третіх осіб (шляховий лист, маршрутний лист, рахунки, квитанції, касові чеки тощо.).

5. Проїзні документи, оформлені в електронному вигляді:
• залізничний квиток - контрольний купон електронного проїзного документа;
• квиток на літак - маршрут-квитанція електронного квитка та багажна квитанція на паперовому носії, а також посадковий талон.

Такі витрати відрядженого, як і будь-які інші, повинні бути підтверджені. Для цього працівник повинен після повернення з відрядження подати до бухгалтерії проїзні документи.

Порада

Через підрядник переведіть на російську мову реквізити авіаквитків на іноземній мові (П. І. Б. пасажира, напрямок, номер рейсу, дата вильоту, вартість квитка). На цьому наполягає Мінфін Росії ( лист від 22.03.2010 № 03-03-05 / 57 ). Це стосується як паперових, так і електронних проїзних документів.

Особливо відзначимо, що проїзні документи (а при використанні службового або особистого транспорту - службова записка з виправдувальними документами) служать не тільки для підтвердження витрат на проїзд, а й для визначення фактичного терміну перебування працівника в місці відрядження. Тому ці документи також підтверджують обгрунтованість віднесення до витрат на відрядження добових, виплачених працівнику.

Витрати по найму житлового приміщення

Ці витрати (і термін перебування) підтверджуються, наприклад, документами по найму житлового приміщення, а при проживанні в готелі квитанцією (талоном) або іншим документом, що підтверджує укладення договору на надання готельних послуг за місцем відрядження, що містить відомості, передбачені Правилами надання готельних послуг в Російській Федерації , Затв. постановою Уряду РФ від 25.04.1997 № 490 .

Документ про наймання житлового приміщення, виданий в зарубіжному готелі, так само як і проїзні документи, потрібно через підрядник перевести на російську мову. Переклад всіх підтверджуючих документів на російську мову повинен здійснюватися за рахунок коштів роботодавця, т. К. Ці витрати пов'язані зі службовим відрядженням ( ч. 1 ст. 168 ТК РФ ). Тому якщо співробітник самостійно оплатив послуги перекладача, то роботодавець повинен відшкодувати витрати на підставі підтверджуючого документа.

Облік витрат з метою оподаткування прибутку можливий, якщо вони:

• економічно виправдані;
• документально підтверджені

ПОДАТКОВИЙ ПИТАННЯ

Середній заробіток, що зберігається за працівником за період службового відрядження, відповідно до п. 6 ст. 255 Податкового кодексу РФ включається до складу витрат на оплату праці, що зменшують податкову базу по податку на прибуток, тільки якщо відрядження носить виробничий характер. Також суми середнього заробітку обкладаються податком на доходи фізичних осіб і включаються до бази для нарахування страхових внесків.

добові

Добові - додаткові витрати, пов'язані з проживанням працівника поза місцем проживання.

Добові відшкодовуються працівникові за кожний день перебування у відрядженні, включаючи вихідні та неробочі святкові дні, а також за дні перебування в дорозі, в т. Ч. За час вимушеної зупинки в дорозі. Добові, як правило, встановлюються диференційовано - для відряджень по Росії і закордонних відряджень (можуть бути встановлені різні розміри добових для поїздок по країнах СНД, Західної Європи, Америки і т. П.).

При диференційованих розмірах добових відрядженому працівникові за час перебування в дорозі вони виплачуються:

• при проїзді по території Росії - в розмірі, визначеному для відряджень по Росії, якщо інше не встановлено трудовим законодавством;
• при проїзді по території іноземної держави - в розмірі, встановленому для відряджень за кордон, якщо інше не встановлено трудовим законодавством.

Таким чином, розмір добових змінюється з російського на закордонний ні з того дня, коли транспортний засіб досягне місця призначення, а з дня перетину російського кордону (це актуально при переміщенні на поїзді, а також при тривалих авіаперельотах за кордон з пересадками).

Не пропустіть з уваги

Особливі правила діють відносно валюти, в якій виплачуються добові при відрядженнях за кордон. Так, при виїзді з Росії добові за день перетину кордону виплачуються в іноземній валюті, як за дні перебування за кордоном. При в'їзді в Росію добові за день перетину російського кордону виплачуються в рублях, як за дні перебування на території РФ (п. 18 положення ).

Якщо працівника направлено у відрядження на територію двох і більше іноземних держав, то добові за день перетину кордону між державами виплачуються в іноземній валюті в розмірі, встановленому для держави, до якої спрямований працівник.

приклад

У локальному нормативному акті організації повинен бути таким розмір добових: 2,5 тис. Руб. - при відрядженнях в країни СНД, 3 тис. Руб. - при відрядженнях в країни Євросоюзу. Працівник 23 вересня прилітає з Москви до Варшави, а 24 вересня - з Варшави до Мінська. За 23 вересня йому виплачуються добові в євро в розмірі, еквівалентному 3 тис. Руб., А за 24 вересня - в білоруських рублях в розмірі, еквівалентному 2,5 тис. Руб.

Зверніть увагу

З 8 серпня 2015 р випадку відсутності проїзних документів фактичний термін перебування у відрядженні працівник підтверджує документами по найму житлового приміщення в місці відрядження.

Дати перетину кордону (вибуття з однієї країни в іншу) визначаються за відмітками прикордонних органів в закордонному паспорті працівника (п. 18 положення ). При відрядженнях в країни СНД, на кордоні з якими в документах не проставляються відмітки про виїзд і в'їзд, дати перетину кордону визначаються по проїзним документам (п. 19 положення ).

Для одноденних відряджень за кордон встановлено особливе правило про розміри добових: в цьому випадку за загальним правилом вони виплачуються в іноземній валюті в розмірі 50% від розміру, встановленого для закордонних відряджень колективним договором або локальним нормативним актом (п. 20 положення ).

Ситуація

Наш співробітник затримався з поверненням з відрядження. Фактично вийшов на роботу на день пізніше. Як він стверджує, його провини в цьому немає - затримка була викликана перенесенням рейсу через погані метеоумови. Що ми повинні зробити? Чи повинна бухгалтерія оплачувати цей додатковий (незапланований!) День відрядження?

Працівники нерідко затримуються в дорозі у зв'язку з перенесенням рейсу або з іншої поважної причини. У цьому випадку вони повинні по приїзді подати роботодавцю документ, що підтверджує причину затримки. Наприклад, у вашому випадку це може бути довідка від авіакомпанії про затримку рейсу.

При наявності такого документа ви зобов'язані заплатити співробітнику добові і зберегти середній заробіток ще й за день затримки.

До речі, якщо працівник в період затримки проживав в готелі, то на підставі рахунку з неї ви повинні компенсувати і витрати за наймання житла (п. 19 положення , лист Мінфіну Росії від 16.11.2006 № 03-03-04 / 2/244 ).

Інші витрати на відрядження

Крім витрат на проїзд, наймання житлового приміщення і добових у працівника можуть виникнути й інші витрати, вироблені з дозволу або з відома роботодавця. Кожен роботодавець має право вирішити, які витрати, за яких умов і в яких розмірах він буде відшкодовувати, а також передбачити їх перелік в своєму локальному нормативному акті.

При відрядженні за кордоном це можуть бути (п. 23 положення ):

• витрати на оформлення закордонного паспорта, візи та інших виїзних документів;
• обов'язкові консульські і аеродромні збори;
• збори за право в'їзду або транзиту автомобільного транспорту; витрати на оформлення обов'язкової медичної страховки;
• інші обов'язкові платежі і збори.

Для відшкодування даних витрат працівник також повинен підтвердити їх відповідними документами, наприклад рахунками.

Ситуація

Повернувшись із відрядження, співробітник представив документи, що підтверджують його витрати. В результаті з'ясувалося, що вони менше виданого йому авансу. Чи маємо ми право утримати зайво виплачені суми із зарплати, або працівник сам повинен повернути їх в касу організації?

Невитрачені суми, як ми вже говорили, працівник повинен повернути до каси організації. Якщо він цього не зробив, то відповідна сума може бути утримана вами з його зарплати (ч. 2 ст. 137 ТК РФ ).

Згідно із законом рішення про утримання роботодавець має право прийняти протягом місяця з дня закінчення строку, який був визначений для повернення авансу. Однак врахуйте, що зробити це можна, тільки якщо працівник не оспорює підстав і розмірів утримання (ч. 3 ст. 137 ТК РФ ).

В іншому випадку стягнути з працівника неповернені суми авансу можна буде тільки через суд.

Країна Відрядження
Хлопчик Коля з мультфільму «Наш друг Пішічітай» думав, що Відрядження - це сувора країна, де живуть одні командири. Туди не беруть маленьких і навіть мам. Командири в шоломах з шаблями скачуть на конях, їм не можна відпочити до кінця Відрядження, а вона довга. І командири нудьгують по будинку на повному скаку ...
А що думають про відрядження сучасні дорослі? Це з'ясовував у своєму опитуванні портал hh.ru.

Направлення у відрядження

Направлення у відрядження і оформлення документів на відрядження проходить в кілька етапів.

ЕТАП 1. Переконатися, що працівника можна направити у відрядження

Заборонено направляти у відрядження (навіть за їх згодою):

Єдиний виняток: ця заборона не поширюється на неповнолітніх, що відносяться до творчим працівникам, а також до професійним спортсменам ( ст. 268 , Ч. 3 ст. 3488 ТК РФ ).

ЕТАП 2. Отримати письмову згоду працівника (якщо потрібно)

У окремих категорій працівників попередньо (до видання наказу про направлення у відрядження) потрібно отримати письмову згоду на відрядження. До них відносяться:

• жінки, які мають дітей віком до трьох років;
• матерів і батьків, які виховують без чоловіка (дружини) дітей у віці до п'яти років, опікуни дітей зазначеного віку, інші особи, які виховують дітей віком до п'яти років без матері;
• працівники, що мають дітей-інвалідів;
• працівники, які здійснюють догляд за хворими членами їх сімей відповідно до медичного висновку.

Однак для направлення подібних співробітників тільки письмової згоди недостатньо. У них також мають бути відсутні протипоказання за станом здоров'я відповідно до медичного висновку. Причому роботодавець зобов'язаний письмово повідомити цих працівників про право на відмову від направлення у відрядження.

Таким чином, якщо мова йде саме про такий працівника, то роботодавець на цьому етапі повинен:

• письмово повідомити працівника про його право відмовитися від відрядження;
• отримати письмову згоду працівника на його направлення у відрядження;
• отримати від працівника медичний висновок, що підтверджує відсутність протипоказань для направлення у відрядження.

Тільки після здійснення цих дій можна переходити до наступного етапу.

ЕТАП 3. Видати наказ про направлення працівника у відрядження

З 8 січня 2015 р процедура оформлення відрядження помітно спрощена: тепер не обов'язково складати службове завдання, оформляти посвідчення про відрядження і отримувати у працівника звіт про виконане доручення. Багато роботодавців вважають за потрібне дотримуватися колишнього порядку: вони не вносили зміни в свої локальні положення, а форми документів затверджуватимуть в складі бухгалтерської облікової політики на наступний календарний рік. Тим роботодавцям, які перейшли на спрощений порядок, досить зафіксувати мету і дати відрядження в наказі про направлення працівника у відрядження. На те, що працівник направляється у відрядження на підставі письмового рішення роботодавця, вказує п. 3 Положення в новій редакції.

У компаніях недержавного сектора цей наказ розробляється роботодавцем і затверджується ним у складі облікової бухгалтерської політики. Держкомпанії продовжують використовувати уніфіковані форми № Т-9 и Т-9а , Затв. наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1 .

Правильне оформлення:

Якщо у вашій компанії прийнято рішення більше не оформляти службове завдання, то в якості підстави видання наказу можна приводити реквізити документа, виходячи з якого формулюється мета відрядження. Наприклад, це може бути наказ про призначення перевірки у філії організації, запрошення на конференцію, отримане з іншої організації, і ін.

З наказом про направлення у відрядження працівник повинен бути ознайомлений під підпис.

ЕТАП 4. Видати працівнику аванс

Способи видачі авансу

• готівкою в касі організації ( лист Банку Росії від 30.07.2007 № 36-3 / 1381 );
• на банківську карту з корпоративного рахунку організації в іноземній валюті;
• на зарплатну банківську карту співробітника.

Для оплати проїзду, найму житла та додаткових витрат, пов'язаних з проживанням поза місцем постійного проживання, перед від'їздом у відрядження роботодавець зобов'язаний видати працівнику аванс (п. 10 положення ). Для цього бухгалтер складає відповідний кошторис (розрахунок) виходячи з передбачуваної тривалості відрядження, вартості проїзду, приблизних витрат на оплату житла, суми добових, встановлених в організації. Кошторис підписується головним бухгалтером і керівником організації.

ЕТАП 5. Проставити позначку про вибуття в журналі обліку відряджень

Інформація про вибуття працівника у службове відрядження відбивається в спеціальному журналі (п. 1 Порядку обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає і прибулих в організацію, в яку вони відряджені, затв. наказом Міністерства охорони здоров'я України від 11.09.2009 № 739н ).

Уряд РФ своїм постановою від 29.07.2015 № 771 , Який набрав чинності 8 серпня 2015 року, виключило з Положення п. 8, який встановлює, що порядок і форми обліку працівників, які вибувають у відрядження з відряджає і прибулих в організацію, в яку вони відряджені, визначаються Мінпраці Росії. У той же час зазначений вище наказ Міністерства охорони здоров'я Росії не скасований.

ЕТАП 6. Відобразити відрядження працівника в табелі обліку робочого часу

Роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ ), В т. Ч. І в період відрядження.

При заповненні табеля обліку робочого часу дні, що припадають на період відрядження, відзначаються літерним (К) або цифровим (06) кодом, тривалість відпрацьованого часу не вказується (при роботі у вихідний день використовується додатковий код «РВ»).

ЕТАП 7. Відшкодувати працівникові витрати, вироблені у відрядженні

Після повернення співробітника з відрядження важливо визначити фактичний термін його перебування в поїздці.

Це дозволить вам:

• перерахувати суми витрат на відрядження (якщо термін відрядження виявився довший або коротший спочатку запланованого);
• підтвердити цільове витрачання авансу, виданого працівнику.

Не пропустіть з уваги

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів подати роботодавцю авансовий звіт про витрачені суми (п. 26 положення ). До нього співробітник повинен додати документи про витрати, пов'язані з відрядженням. На підставі отриманих документів роботодавець зобов'язаний відшкодувати йому всі витрати, понесені у зв'язку з поїздкою. Якщо з'ясується, що працівник витратив б'ольшую суму, ніж виданий аванс, роботодавець повинен відшкодувати йому перевитрата. І навпаки, невитрачені суми відряджений зобов'язаний повернути в касу роботодавця. У випадку з відрядженням за кордон працівник може повернути невитрачені суми як в іноземній валюті, в якій вони були видані, так і в російських рублях.

Якщо відряджений співробітник витрачав гроші за кордоном в іноземній валюті, то величина витрат на відрядження повинна визначатися виходячи з витраченої ним суми, підтвердженої довідкою про покупку валюти ( лист ФНС Росії від 21.03.2011 № КЕ-4-3 / 4408 ). Якщо ж довідки про покупку валюти не збереглися, витрати на відрядження визначаються за курсом на дату затвердження авансового звіту.

Думка експерта
Про планування службового відрядження

Тетяна Скоробогатова, менеджер по персоналу ЗАТ «Юнітек-Инжениринг»

Відрядження крім вирішення організаційних та фінансових питань вимагають ще і великих витрат роботи та дозвілля співробітників. Щоб уникнути значних втрат часу і незручностей в службовій поїздці, потрібно заздалегідь:

• підготувати необхідні документи;
• розробити маршрут ділової поїздки;
• визначити, який вид транспорту і який клас комфорту використовувати;
• підібрати місце проживання.

Для працівника незайвим буде заздалегідь вирішити і особисті питання: який одяг, речі і документи потрібно взяти в поїздку, зібрати багаж і т. Д. Цілі і термін відрядження визначає роботодавець. У деяких компаніях для зручності заповнюється заявка на відрядження.

Приклад оформлення заявки на відрядження

У ній докладно описуються місце поїздки, заплановані терміни, які вирішуються завдання, зустрічі з контактними особами, статті витрат і т. Д.Еслі працівник вирушає у службове поїздку вперше, бажано підготувати для нього ознайомчу інструкцію - пам'ятку, в якій по кроках розписати всі необхідні дії .

Приклад оформлення інструкції для співробітника, що виїжджає у відрядження

Після того як роботодавець визначиться з дорученням, термінами його виконання і видасть наказ про направлення працівника у відрядження, копію документа слід направити в бухгалтерію для нарахування авансу, а також в секретаріат або інший підрозділ, співробітники якого відповідають за замовлення квитків, таксі, бронювання готелю і т. д.

Читайте також:

Приклад оформлення наказу про направлення працівника у службове відрядження

Нижче представлена ​​заповнена форма для організації ділової поїздки, відповідно до якої секретар компанії буде здійснювати замовлення необхідних документів: віз, авіа- і залізничних квитків, страховок, готелів, VIP-послуг і / або організацію трансферу.

Форма для організації ділової поїздки