Наказ підписаний. Що далі?

Оформлення облікового запису в журналі реєстрації наказів

Ефективному пошуку наказу в майбутньому також сприяє правильне формування електронних версій документів. Для цього зобов'яжемо всіх виконавців одночасно з паперовим варіантом направляти вам електронну версію наказу з усіма додатками. Формування електронних папок з наказами здійснюється класично: створюйте різні папки для наказів різних років, а також вкладайте в кожну папку файл з описом наказів.

Зверніть увагу. Привласнюючи назву файлу з електронною версією наказу, суворо дотримуйтеся одного і того ж шаблону. Я рекомендую завжди починати найменування файлу з номера наказу. При цьому стежте, щоб номер містив строго певну кількість цифр: на одну цифру більше, ніж міститься в номері останнього в попередньому році наказу. Наприклад, якщо в минулому році номер останнього наказу складався з двох цифр (наприклад, 56), то назви файлів для наказів цього року повинні містити 2 + 1 цифру, тобто 001, 016, 089. Якщо в минулому році ви зареєстрували останній наказ тризначним числом, то в цьому році перелік файлів з наказами повинен виглядати так: 0001 0016, 0156. В іншому випадку деякі програми можуть впорядкувати накази на свій манер, розмістивши після 1 не 2, а 11. При збереженні додатків до наказу найменування файлу слід починати з номера, аналогічно самому наказом. Наприклад, якщо наказ збережений як «0034.doc», то файл з додатком може виглядати так: «0034 додаток 1.doc» або «0034 інструкція по ОТ.doc». Розшифровувати чи ні зміст наказу або додатки в найменуванні файла - вирішувати вам.

Крім електронної версії у форматі Word, для зручності в роботі можна зберегти скан-копію наказу в форматі jpg або pdf, що особливо актуально для компаній з широкою регіональною мережею: наявність скан-копії дозволяє відмовитися від відправки в віддалені підрозділи копій наказів з підписом керівника на паперовому носії. При збереженні скан-копії для найменування файлу використовуйте назву основного документа. Наприклад, якщо наказ збережений як «0034.doc», його скан-копію слід зберегти як «0034.pdf» або «0034.jpg»

Будь-яка зміна встановленого порядку розташування слів і цифр в найменуванні файлу може призвести до плутанини, що утрудняє пошук потрібного документа.

Список файлів з наказами в електронному вигляді при дотриманні принципу однаковості наведено в Прімері 2. Накази розташовані по порядку. Наявність у наказу додатки очевидно.

приклад 2

Список файлів з наказами в електронному вигляді при дотриманні принципу однаковості

При недотриманні принципу однаковості програма не може розсортувати накази по порядку (Приклад 3). Додатки доводиться шукати по всьому списку. Пошук потрібного документа в повному обсязі утруднений.

приклад 3

Список файлів з наказами в електронному вигляді при недотриманні принципу однаковості

Розсилка

Підписаний і зареєстрований наказ, включаючи всі зазначені в ньому додатки, необхідно в максимально короткі терміни довести до відома зацікавлених осіб.

Сьогодні все більше компаній переходить на електронний документообіг або використовує ті чи інші технічні засоби для обміну документами, в т.ч. для розсилки розпоряджень керівництва, наприклад електронну пошту, загальний портал і т.д.

Однак є й ті, хто в силу сформованої практики продовжує вивішувати накази на інформаційні стенди або передає виконавцям паперову копію. Вибір форми ознайомлення з розпорядчої документацією залежить від розміру компанії, її територіальної поширеності, звичок керівника і т.п. У будь-якому випадку форма і порядок розсилки наказів (розпоряджень) повинні бути закріплені в інструкції з діловодства та відповідати вимогам доцільності.

Розсилка документа виконавцям здійснюється за списком, підготовленим ініціатором наказу. Такий список повинен містити всіх осіб, прямо чи побічно задіяних у виконанні наказу. Список розсилки, поряд з інформацією про ініціатора та согласователя, слід включити в перелік обов'язкових технічних реквізитів при підготовці документа.

приклад 4

Зразок оформлення технічної інформації для розпорядчого документа

(Як правило, оформляється на зворотному боці останнього аркуша розпорядчого документа)

Наказ підготував

Найменування посади особистий підпис И.О.Фамилия

Вн.тел 00-00

Погоджено:

Найменування посади

куратора напрямку діяльності,

описуваного в наказі (як правило,

з числа зам.руководітеля організації) особистий підпис И.О.Фамилия

00.00.0000

Головний бухгалтер

(Якщо наказ містить фінансові питання) особистий підпис И.О.Фамилия

00.00.0000

Спеціаліст юридичної служби особистий підпис И.О.Фамилия

00.00.0000

інші керівники

З наказом ознайомлені *:

Найменування посади особистий підпис И.О.Фамилия

і / або

Наказ розісланий по електронній пошті: найменування посад, підрозділів.

* Допускається оформлення «Ліста ознайомлення з наказом» як самостійного документа.

У ряді організацій обмежуються фразою «Секретарю довести наказ до відома зацікавлених осіб», що категорично не правильно, тому що секретар в силу різних обставин може не знати всіх учасників, задіяних в реалізації тих чи інших бізнес-процесів.

При відправці наказу по електронній пошті (Приклад 5) зверніть особливу увагу на те, щоб всі файли, що відносяться до наказу, були прикріплені до електронного повідомлення.

приклад 5

Відправка наказу по електронній пошті

Розсилаючи наказ по електронній пошті, завжди починайте заповнення графи «Тема» за єдиним шаблоном: стежте за кількістю прогалин, які не чергуйте слова, знаки і т.п. Все це дозволить в майбутньому швидко здійснювати пошук необхідної відправки.

Якщо графа Тема »в електронному повідомленні оформлена правильно, то при формуванні списку по цій графі всі накази будуть показані по порядку.

При неправильному оформленні графи «Тема» при формуванні списку по цій графі накази будуть показані упереміж з іншими відправленими електронними повідомленнями, а сама черговість наказів буде порушена.

Приклад п равильна оформлення графи «Тема» в електронному повідомленні

Приклад неправильного оформлення графи «тема» в електронному повідомленні

НАКАЗ 001 про ревізію

Наказ № 1 про ревізію

НАКАЗ 002 про філію

Наказ 2 про філію

НАКАЗ 003 про архів

Пр. № 3 про архів

У великих компаніях, особливо з велику мережу філій, доцільно в адресній книзі скласти списки розсилки, сформувавши їх по найбільш загальних ознак, наприклад «Філії» «Керівники підрозділів» і т.п. (Приклад 5). В дані списки крім безпосередніх керівників слід внести електронні адреси заступників чи інших дублерів на випадок відсутності (відпустка, хвороба, відрядження тощо) основного співробітника.

Загальні списки значно полегшують розсилку однотипних за змістом документів, а також документів, що підлягають виконанню великою кількістю осіб.

приклад 6

Розсилка документів за допомогою списків розсилки

Ознайомлення. Ділимо зони відповідальності

Своєчасність і якість виконання волі керівництва багато в чому залежать від своєчасного ознайомлення виконавця з наказом. На цьому етапі важливо, щоб підписаний документ негайно був доведений до відома виконавців встановленим в компанії способом: вивішений на загальнодоступному ресурсі, розісланий по електронній пошті, переданий у вигляді паперової копії. Цей обов'язок, як правило, покладається на секретаря або відповідного співробітника служби ДОУ, в чиї функції входить наказове діловодство.

Але часом співробітники, які ведуть активне листування, не відразу звертають увагу на електронне повідомлення, яке надійшло від секретаря. Багато хто вважає, що відповідальність виконавця настає тільки після ознайомлення «під розпис» з вмістом доручення. А як бути, якщо виконавець на момент розсилки наказу був відсутній на робочому місці? Хто винен у зриві термінів виконання? Відповідь на це питання залежить від встановленої в компанії системи ознайомлення з документами, прописаної в інструкції з діловодства. Тому п ропішіте в інструкції з діловодства відповідальність кожного учасника.

У багатьох невеликих компаніях відповідальність за своєчасне ознайомлення виконавців з розпорядчої документацією лежить на секретаря. Однак можливі й інші варіанти. Наприклад, відповідальність може переходити з секретаря на виконавця в момент доставки електронного повідомлення адресату. Відповідальність також може повністю покладатися на керівників підрозділів, які не тільки зобов'язані регулярно самостійно переглядати інформацію, опубліковану на загальному порталі, або своєчасно знайомитися з вмістом надходять електронних повідомлень, а й доводити до відома рядових співробітників ввірених їм підрозділів розпорядження керівництва компанії.

Крім того, слід зобов'язати керівників підрозділів і інших знакових співробітників надавати своїм заступникам право доступу до своєї службової електронному листуванні або забезпечити переадресацію кореспонденції на відповідального співробітника на період відсутності. Даний постулат особливо актуальний у великих компаніях, де секретар не в силах відстежити переміщення і відпустки численного персоналу.

Незважаючи на нові технології, як і раніше актуально підтверджувати особистим підписом виконавця факт його ознайомлення з наказом. Для невеликих компаній збір підписів виконавців можна здійснити на звороті останнього аркуша наказу, в великих доцільніше оформити «Лист ознайомлення», в який обов'язково слід внести всі реквізити наказу (дата, номер, короткий зміст).

Приклад правильного оформлення листа ознайомлення

Приклад неправильного оформлення листа ознайомлення

Лист ознайомлення з наказом ТОВ «Ромашка» від 00.00.0000 № 000 «Про що наказ»

Найменування посад, розшифровки підписів

З наказом ознайомлені

Найменування посад і розшифрування підпису

Закріпіть в інструкції з діловодства, що в разі електронної розсилки розпорядчих документів датою ознайомлення виконавця з наказом слід вважати дату відправки електронного повідомлення, а не дату підписання листа ознайомлення.

У разі оформлення листа ознайомлення як самостійного документа оригінал наказу підшивається в справу відразу після його розсилки, а до листа ознайомлення підколювати копія наказу. Справа з копіями може використовуватися в поточній роботі. Це дозволяє забезпечити збереження оригіналу наказу, що особливо актуально у великих і / або територіально розрізнених організаціях.

Поточне зберігання і передача наказів в архів

Накази підшиваються в справу з усіма додатками, пойменованими в тексті наказу. При цьому слід уважно перевірити наявність усіх підписів як в графі «Узгодження», так і на додатках.

Підстави, які спричинили видання наказу по основній діяльності, а також матеріали по його виконанню формуються окремо.

У міру накопичення документів у папці доцільно роздруковувати наявну у вас електронну версію обліку наказів і підшивати в якості пошукового інформатора.

Як правило, накази по основній діяльності найбільш затребувані протягом перших двох років. Слід пам'ятати, що з метою забезпечення збереження оригінали наказів не повинні залишати встановленого для їх зберігання приміщення. Для роботи видаються копії або виписки з наказів. Все популярнішими стають скан-копії наказів.

Після закінчення двох років * експертна комісія вилучає із загального масиву накази, що стосуються господарської діяльності (про створення комісій для списання ТМЦ, про встановлення сезонних норм витрат на бензин і т.п.). Термін зберігання таких наказів становить п'ять років (ст. 19в Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, 2010 р). Такі накази не підлягають додатковому оформленню.

Решта накази слід розкласти в порядку зростання (перший наказ зверху). У правому верхньому куті олівцем нумеруються аркуші, причому кожен том не повинен перевищувати 250 аркушів. На початок справи вкладається внутрішній опис, в кінець - лист-засвідчувач (Приклад 6), в якому пояснюється зміст справи, наявність тих чи інших нестандартних листів, інші потребують пояснення відомості.

Справа зшивається, вноситься до опису справ постійного зберігання і передається на архівне зберігання.

приклад 7

Лист-засвідчувач для справи з наказами

У справу № 000 «Накази по основній діяльності за 0000 рік. Том 00 »включені накази за період з 00.00.0000 по 00.00.0000 р

У справу подшито і пронумеровано 00 (прописом) документів на 000 (прописом) аркушах.

Нумерація наказів переривається, тому що в справу не включені накази по господарської діяльності, чий термін зберігання становить 5 років (ст. 19в Переліку 2010)

Лист № 00 має позначки, виконані авторучкою.

Найменування посади

співробітника, що склав заверительную запис особистий підпис И.О.Фамилия

00.00.0000