Документи-підстави до наказів по особовому складу

1. Заява
2. повідомлення

Особливістю видання наказів по особовому складу є наявність в них посилання на документи-підстави. У силу сформованої традиції будь-який наказ керівника організації по особовому складу видається на основі так званого ініціативного документа, який і є підставою для видання самого наказу. У наказі обов'язковим реквізитом є посилання на відповідний документ-підставу, при цьому вказується найменування документа (доповідна записка, заява, повідомлення та ін.), Дата і номер, а також нерідко посаду, ініціали та прізвище автора документа.

В ході перевірок документації по особовому складу в будь-якій організації перевіряючі органи можуть, крім самих наказів, інспектувати і документи-підстави.

Заява

Найбільш масовим документом-підставою є заява. У всіх випадках, коли ініціатива зміни або припинення трудових відносин належить працівнику, оформлення заяви є обов'язковим. Цим же документом оформляється і згоду працівника на зміни умов трудового договору, коли ініціатором є роботодавець.

Відповідно до Трудового кодексу працівник пише заяву в випадках:

• отримання копій документів про роботу в даній організації - ст. 62;
• перекладу на іншу роботу - ст. 72.1;
• припинення дії трудового договору (звільнення за власним бажанням) - ст. 80;
• надання щорічної оплачуваної відпустки - ст. 122;
• компенсації частини відпустки, що перевищує 28 днів, - ст. 126;
• надання невикористаної відпустки (або компенсації за нього) з наступним звільненням - ст. 127;
• отримання всіх видів неоплачуваних відпусток - ст. 128.

Заявою оформляється і письмову згоду працівника на:

• отримання його персональних даних у третьої сторони, на обробку та використання його персональних даних (ст. 86),
• передачу його персональних даних (ст. 88).

Цей перелік з внесенням змін і доповнень до Трудового кодексу РФ 1 розширився. Тепер обов'язковим є оформлення заяв при отриманні згоди працівника на:

• переклад на іншу роботу (ст. 72.1 та ст. 72.2),
• виконання додаткової роботи (суміщення професій, посад, розширення зон обслуговування, збільшення обсягу роботи; виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від роботи, визначеної трудовим договором) - ст. 60.2.

Крім того, заява працівника необхідно для оформлення нової трудової книжки в разі її втрати або пошкодження (ст. 65).

У кожному конкретному випадку заява працівника з резолюцією керівника організації є підставою для видання відповідного наказу.

Для додання до заяви юридичної сили цей документ повинен бути адресований керівнику організації (посадовій особі - представнику роботодавця) із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища. Заява обов'язково має містити відомості про його автора із зазначенням посади, ініціалів і прізвища. Необхідно зазначення виду документа - слово «заява». Текст документа повинен містити предмет або причину складання заяви. Крім того, найважливішими реквізитами заяви є дата складання і власноручний підпис працівника.

Порядок візування заяв встановлюється самою організацією. Так, на заяві про переведення працівника на іншу роботу повинна бути віза керівника структурного підрозділу. Якщо ж переклад передбачає роботу в іншому підрозділі, то необхідні візи обох керівників.

У заявах на відпустку в тексті обов'язково вказівку:

• виду відпустки,
• періоду роботи, за який він надається,
• дати початку і закінчення відпустки.

Форма заяви на відпустку уніфікована в УСОРД 2 , Вона містить такі реквізити:

• адресат (керівник організації із зазначенням його посади, ініціалів та прізвища),
• автор (посада, структурний підрозділ, ініціали та прізвище),
• назва виду документа (заява),
• текст,
• підпис і
• дата.

У тексті зазначається вид відпустки, дата виходу у відпустку, його тривалість (кількість днів), підстава для отримання відпустки. Багато організацій розробляють для заяви про надання відпустки трафаретний бланк, в якому працівник заповнює тільки змінні дані. Заява пишеться в одному екземплярі. На заяві проставляється віза керівника структурного підрозділу.

Приклад оформлення заяви на відпустку:

Серед заяв працівників особливої уваги вимагає заяву про звільнення. Такий документ є письмовою формою попередження роботодавця про розірвання трудового договору з ініціативи працівника. Заява адресується керівникові організації (або його заступнику з кадрової роботи). У верхній частині заяви повинні бути вказані відомості про працівника: посада (професія) працівника, ініціали та прізвище.

В тексті подається:

• прохання працівника про звільнення,
• причина (за власним бажанням, у зв'язку із зарахуванням до навчального закладу, виходом на пенсію та ін.) і
• дата звільнення.

У документі обов'язково повинна міститися і дата подачі заяви, тому що обчислення строку, відведеного законодавством для звільнення, наприклад, за власним бажанням, починається з наступного дня, після отримання заяви роботодавцем. Саме два тижні відведені законодавством на попередження роботодавця про майбутнє звільнення.

Під заявою обов'язково проставляється власноручний особистий підпис працівника.

Часто обговорюється питання про спосіб написання заяви. Багато юристів стверджують, що документ повинен бути рукописним. У той же час поширеною практикою роботи є використання трафарету заяви про звільнення, в якому працівник тільки вказує свою посаду, ініціали та прізвище, проставляє дату звільнення та дату написання заяви, а також свій підпис.

Слід зазначити, що нормативна база кадрового діловодства не містить вимог щодо обов'язкового рукописному способі оформлення заяви. У той же час застосування трафаретних текстів заяв дозволяє уникнути принципових помилок в оформленні.

До таких помилок відноситься перш за все довільна формулювання причини звільнення, яка часто відображає емоційний настрій працівника (наприклад: «У зв'язку з принциповими розбіжностями з керівництвом організації ...» або «У зв'язку з некомпетентністю начальника ділянки ....» І т.д.).

Друга поширена помилка пов'язана з зазначенням дати звільнення з приводом «с». Наприклад: «Звільнити з 22 січня 2007 г.». У цьому випадку виникають труднощі з визначенням останнього дня роботи - 22 грудень працівника вже звільнено, або 22 січня він ще повинен знаходитися на роботі?

У заяву про звільнення може бути включена прохання про видачу документів, пов'язаних з роботою в даній організації (копії наказів про прийом, перекладах, звільнення; виписки з трудової книжки; довідки про заробітну плату, про нараховані та фактично сплачені страхові внески на обов'язкове пенсійне страхування, про період роботи у даного роботодавця та ін.). Відповідальний за кадрове діловодство зобов'язаний належним чином завірити копії документів і підготувати необхідні оригінали, надавши їх працівникові безоплатно (ст. 62 Трудового кодексу РФ).

Підстави припинення трудового договору з ініціативи працівника включені до статті 77 ТК РФ «Загальні підстави припинення трудового договору». Відповідно до використовуваними законодавцем формулюваннями і складається заява, ці ж формулювання повинні використовуватися в тексті наказу про звільнення, а також в трудовій книжці працівника.

Заява, як правило, візує керівник структурного підрозділу, після цього заяву передається керівнику організації для складання резолюції, яка є підставою для оформлення наказу про розірвання трудового договору.

Приклад оформлення заяви про звільнення:

Якщо в організації ведуться особисті справи, то заява міститься в особисту справу працівника і має зберігатися в архіві 75 років. Якщо особисті справи не ведуться, то необхідно завести справу «Документи (доповідні записки, повідомлення, заяви та ін.) - заснування до наказів по особовому складу». Такі справи зберігаються 5 років 3 .

повідомлення

Іншим поширеним в практиці роботи кадрових служб видом документів-підстав до наказів по особовому складу є повідомлення. Це документ, яким роботодавець повідомляє працівнику офіційну інформацію про будь-які зміни в трудових відносинах.

Повідомлення відноситься до документів, які не мають офіційного статусу - цей документ не включений в Загальноросійський класифікатор управлінської документації, жоден нормативний документ міжгалузевого дії не містять правил складання та оформлення повідомлення. У той же час Трудовий кодекс передбачає обов'язкове направлення працівникові письмового повідомлення роботодавця в цілому ряді випадків, наприклад при:

• розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця (ст. 81, ст. 180);
• зміні умов трудового договору з причин, пов'язаних зі зміною організаційних або технологічних умов праці (ст. 74);
• отриманні трудової книжки (ст. 62, ст. 84.1).

З введенням змін до Трудового кодексу до цього переліку додано обов'язкові повідомлення про:

• часу початку щорічної оплачуваної відпустки під розпис (ст. 123);
• розірвання строкового трудового договору (ст. 79);
• незадовільному результаті випробування (ст. 71);
• надання іншої роботи (якщо працівник не згоден на зміну трудового договору) (ст. 74).

Найбільш істотна проблема в оформленні повідомлень полягає в тому, що цей документ часто пов'язаний з припиненням трудового договору або з серйозними для працівника змінами в його трудовій діяльності. При цьому можливі образи, звернення до Гострудинспекции, в суд. Наше завдання полягає в тому, щоб підготувати документ, бездоганний з точки зору його офіційності і дотримання вимог трудового законодавства.

Для того, щоб повідомлення мало юридичну силу, необхідно дотримуватися таких вимог:

• документ повинен містити найменування організації (підприємства) і необхідні дані, що дозволяють її ідентифікувати;
• документ повинен бути адресований працівнику із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища та адреси проживання (у випадках, коли документ надсилається поштою);
• документ повинен бути зареєстрований, і його дата повинна відповідати вимогам законодавства (наприклад, при звільненні з причини незадовільного результату випробування повідомлення повинно бути отримано не пізніше ніж за 3 дні до звільнення);
• текст повідомлення повинен містити повідомлення про майбутні дії роботодавця з посиланням на документи, статті законодавства та ін., а також наслідки цих дій для працівника. Наприклад, при звільненні з причини незадовільного результату випробування повідомлення про розірвання договору має містити причини, за якими роботодавець прийшов до такого рішення;
• документ повинен бути підписаний роботодавцем (керівником організації) із зазначенням його посади, ініціалів і прізвища.

При недотриманні цих рекомендацій повідомлення може виявитися позбавленим юридичної сили і вже не зможе бути доказом попередження працівника про майбутні дії роботодавця.

На багатьох підприємствах повідомлення оформляють внутрішнім документом, який містить вказівку посади, прізвища, імені, по батькові працівника, текст з інформацією про майбутні зміни, але не проходить реєстрацію і не має номера. Нерідко зустрічаються випадки, коли підписують повідомлення посадові особи, які не є уповноваженими представниками роботодавця. Оформлені таким чином повідомлення можуть викликати зауваження перевіряючих, наприклад, Гострудинспекции. Однак найсерйознішим аргументом слід вважати ту обставину, що при виникненні трудового спору і судових розглядах такі документи не виконають роль докази.

Для оформлення повідомлень представляється найбільш раціональним використовувати бланк листа організації, тому що він передбачає всі необхідні реквізити, надає повідомленню офіційний характер. Текст повідомлень також доцільно складати відповідно до рекомендацій по складанню інформаційних листів: в першій частині викласти умови або причини, а в другій - пропозиції або рішення. Зразок оформлення повідомлення про майбутнє скорочення штату у вигляді листа див. В Прімері 4.

Істотно важливо адресаваніе документа.

Повідомлення може бути надіслано поштою на ту адресу, яку працівник повідомив роботодавця (зразок оформлення адреси в такому повідомленні см. В Прімері 3). У цьому випадку документ надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення. Копію листа і поштову квитанцію слід зберігати.

Повідомлення може бути вручено працівникові особисто. У цьому випадку документ адресується посадовій особі (як це показано в Прикладі 4). При такому способі ознайомлення працівника з повідомленням на ньому повинна бути оформлена віза ознайомлення і згоди (або незгоди) працівника зі змістом документа. Наявність підпису працівника і його відповіді на повідомленні робить цей варіант оформлення кращим, ніж відправка документа поштою.

1 Останній раз поправки в Трудовий кодекс РФ вносилися Федеральним законом від 30.06.2006 р № 90-ФЗ, який вступив в силу 06.10.2006 р Детально про це ми розповідали в № 12` 2006 у статті Е.А. Устьянцева «Зміни Трудового кодексу: що нового вони привнесли в нашу роботу?»

2 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Уніфіковані форми, інструкції та методичні матеріали щодо їх застосування. - М., 1982. - 150 с.

3 Статті 337 та 343 за Переліком типових документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, 2000..