Дебет-Кредит № 49 :: Коли документ стає макулатурою

Дебет-Кредит № 49 (5.12.2005)
Суть справи :: Практика

Увага! архівна публікація

Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.

Документи треба зберігати протягом чітко встановленого строку зберігання. А ось потім буває краще їх позбутися - хоча б для того, щоб місце звільнити ... Які документи необхідно зберігати, протягом якого часу і що робити з ними після закінчення цього часу - про це ви дізнаєтеся зі статті.

Документальне забезпечення бухобліку

Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинні документи повинні бути складені в момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в облікових регістрах робляться на підставі первинних документів, створених відповідно до вимог Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р №88 (далі - Положення №88).

Вимоги щодо зберігання документів на підприємстві

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються, т. Е. Формуються в справи. Аналогічну процедуру можна проводити після закінчення не тільки поточного місяця, але і фінансового року. При цьому на кожну справу потрібно скласти супровідну довідку (опис), згідно з якою відбуватиметься передача справ на зберігання в архів.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства (п. 6.7 Положення №88).

До речі, відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Таким чином, особливу увагу слід звернути на те, що на підприємстві первинні документи бухобліку повинні зберігатися в спеціальних приміщеннях або сейфах протягом трьох років, а точніше - 1095 днів, тобто. Е. Для можливості вільного доступу до таких документів в ході документальної перевірки податковими органами (див. також Лист ДПАУ від 17.04.2002 р №2470 / 6 / 23-1216).

Передача справ до архіву

Після завершення документальної перевірки податковими органами питань дотримання податкового (валютного) законодавства, а для бюджетних установ, організацій, для госпрозрахункових установ, організацій, що перебувають у сфері управління міністерств, відомств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії, можна починати передачу справ в архів на постійне зберігання.

Зауважимо, що передача документів в архів після проведення документальної перевірки (ревізії) - певний спосіб захисту від запитів контролюючих органів про надання їм необхідних документів.

Видача документів як з архіву підприємства, так і з держархіву контролюючим органам здійснюється за письмовим запитом з мотивацією і переліком документів, які необхідно надати (наприклад, в разі виникнення потреби в перевірці податковими органами даних, отриманих від особи, яка перебувала в правових відносинах з платником податку, - так звана зустрічна перевірка).

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси, сформовані у справи, по закінченні трьох років і / або після проведення документальної перевірки (ревізії) підлягають передачі в:

- архів підприємства, установи;

- архівна установа на державне зберігання.

Однак архів (архівний підрозділ) є далеко не на кожному підприємстві. Тому такі підприємства передають сформовані справи в держархів.

При цьому необхідно враховувати, що обов'язково слід здавати в архів для подальшого зберігання та використання справи постійного і тривалого (понад 10 років) терміну зберігання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з керівником підприємства.

Підготовка документів до передачі в архів включає:

1) оформлення справ;

2) експертизу цінності документів зі складанням відповідних описів;

3) передачу справ в архів і забезпечення схоронності документів.

Розглянемо ці етапи по порядку.

Етап 1. Оформлення справ

Для цього скористаємося Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АРК, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.10.97 р №1153.

Як відомо, всі документи, створювані в діловодстві підприємства, установи, організації, систематизуються і оформляються у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання. Такий порядок документообігу необхідний для кожного підприємства для забезпечення обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на зберігання в процесі діловодства.

Уже систематизовані документи формуються в справи.

Етап 2. Експертиза цінності

Експертиза цінності документів проводиться на підставі сформованих справ і переліків документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складають описи документів постійного і тривалого терміну зберігання і акт про виділення для знищення документів, які не підлягають зберіганню.

Відповідно до Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою КМУ від 16.11.2002 р №1739, підприємства, установи, організації створюють експертні комісії (далі - ЕК) для проведення попередньої експертизи цінності документів, що складається у визначенні їх цінності для встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

Експертні комісії утворюються за рішенням керівника підприємства і оформляються відповідним наказом.

До складу таких експертних комісій включаються:

- керівники служби діловодства й архівного підрозділу, а в разі їх відсутності досвідчені співробітники інших структурних підрозділів за наказом керівника підприємства;

- фахівці відповідного держархіву, архівного відділу міської ради.

Головами ЕК призначаються, як правило, заступники керівників підприємств, установ і організацій. Однак це не виключає можливості призначення головою комісії одного з працівників підприємства. Положення та персональний склад ЕК підприємств, заснованих на приватній формі власності, затверджуються їх керівниками (керівними органами) з урахуванням відповідних рекомендацій Держкомархіву.

Етап 3. Передача справ до архіву

Передача справ до архіву підприємства або в держархів здійснюється на підставі складеного та підписаного сторонами акту.

Знищення бухгалтерських документів

Коли за результатами експертизи цінності складено описи документів, що підлягають знищенню (за умови, що терміни їх зберігання закінчилися), складається Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Такі документи (т. Е. Документи тимчасового зберігання) знищуються тільки за актами, які погоджуються держархівами.

Відібрані до знищення та включені до відповідних актів документи передаються організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини і з якими укладені відповідні договори. Здача документів оформляється приймально-здавальними накладними.

Загублені первинні документи

Що робити, якщо первинні документи втрачено або зіпсовані таким чином, що стає неможливим їх подальше використання?

1. Порядок дій для архівних підрозділів підприємств, установ, організацій

У разі ненавмисного знищення документів або втрати документів на підприємстві слід вжити заходів, передбачених в пп. 4.5.4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 р №16.

Так, якщо в процесі експертизи цінності встановлені факти недостачі документів і справ, архівні підрозділи здійснюють їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням ЕК та архіву:

1) затверджує акт про нестачу архівних справ (документів),

2) призначає службове розслідування,

3) видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.

Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником архівного підрозділу, передається до архіву установи.

2. Якщо архівні підрозділи не створені на підприємстві, в установі, організації

Згідно п. 6.10 Положення №88, у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи:

- письмово повідомляє про це правоохоронні органи;

- наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи.

Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції - підприємствами та місцевому фінансовому органу - установами, в 10-денний термін. Але до такого акту бажано додати документ, що підтверджує причину втрати первинних документів. Таким документом може бути:

- довідка, видана органом МВС (якщо мова йде про крадіжку або умисному знищенні), органом пожежної служби (при пожежі);

- вирок суду - в разі притягнення до кримінальної відповідальності винної особи.

Що стосується фізосіб-СПД, то, як зазначено в листі Держкомархіву від 11.03.2002 р №01-197, у разі ненавмисного знищення або втрати документів фізособою-СПД, які не мають найманих працівників, слід повідомити відповідні контролюючі органи. Причому це потрібно зробити в вищевикладеному порядку (п. 6.10 Положення №88).

Крім того, згідно з пп. 5.3.9 Закону України від 28.12.94 р №334 / 94-ВР «Про оподаткування прибутку підприємств», не належать до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими документами, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення податкового обліку. У разі втрати, знищення або зіпсуття зазначених документів платник податку має право письмово заявити про це податковому органу та здійснити заходи для відновлення таких документів. Письмову заяву слід направити до або разом з поданням розрахунку податкових зобов'язань звітного періоду.

Терміни зберігання бухгалтерських документів

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів в архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління від 20.07.98 р №41 (далі - Перелік).

Перелік використовується під час формування справ, розробці схем класифікації документів та галузевих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також в практиці роботи експертно-перевірочних комісій (ЕПК) держархіву і експертних комісій (ЕК) організацій (див. Таблицю на с. 31-33 ).

Відлік термінів зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, відлік терміну зберігання справ, завершених діловодством у 1998 р починається 1 січня 1999 р

Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років - «В», обчислення цього терміну слід проводити з урахуванням віку людини (позначеного літерою «В») на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - «В», де «В» - вік особи на момент завершення справи.

Відмітка «поки не зникне необхідність» означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається самими організаціями.

Термін зберігання «до ліквідації організації» означає, що документи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які стосуються прав громадян та інтересів держави, передаються в держархів.

Документація, яка не увійшла до відповідних розділів Переліку, але має термін зберігання «постійно» або позначку «ЕПК», з будь-якого відомчим переліком, залежно від результатів експертизи цінності, вноситься до складу НАФ або знищується після її практичного використання.

Терміни зберігання документів, визначені в Переліку, є мінімальними, т. Е. Їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях термінів зберігання документів, передбачених Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Відповідальність за порушення термінів зберігання бухгалтерських документів

Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення встановлених Переліком термінів зберігання документів є незаконними і тягнуть за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

Контроль за правильністю застосування Переліку здійснюють Держкомархів України та уповноважені ним державні архівні установи.

Недотримання термінів зберігання бухгалтерських документів є порушенням установленого порядку ведення бухгалтерського обліку, і відповідальність за таке порушення настає відповідно до статті 164-2 КУпАП, де вказано, що відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням встановленого порядку тягнуть за собою накладення штрафу від восьми до п'ятнадцяти н. м. д. г. Ті ж дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню, - тягне за собою накладення штрафу від 170 до 340 грн.1

1Пісьмо Головного контрольно-ревізійного управління від 16.12.2002 р №02-18 / 724 (див. «Документи для роботи» №4 / 2003).

Таблиця

1. Бухгалтерські Звіти и баланс ОРГАНІЗАЦІЙ та пояснювальні записки до них; Додатки до балансу, Спеціалізовані форми: а) Зведені річні Пост. До ліквідації организации б) річні в) квартальні 3 р 1 3 р 2 2. Передавальні, розподільні, ліквідаційні баланси, Додатки, пояснювальні записки до них Пост. До ліквідації организации 3. Первинні документи и Додатки до них, что фіксують факт Виконання господарських операцій и є підставою для запісів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах 3 р.3 3 р.3 4. Розрахункові (розрахунково-Платіжні) Відомості (табуляграмі) на видачу заробітної плати, гонорарів, матеріальної допомоги та других виплат 3 р 3 г. При відсутності Особова рахунків - 75 г. 5. Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів 3 р 3 р После ліквідації основних засобів 6. Довіреності на те, що бере копійчаних сум и товарно -матер іальніх цінностей (у тому чіслі анульовані довіреності) 3 р 3 р 7. Облікові регістрі (головна книга, журнали, розроблювальні табліці и т. п.) 3 р.3 3 р.3 8. Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні Відомості 3 р.3 3 р.3 9. книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів 3 р 3 р 10. журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжніх доручень та т. п. 3 р 3 р 11. Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, квитанцій, чеків книжок 3 р.3 3 р.3 12. реєстри рахунків до оплати 3 р.3 3 р.3 13. Звіти, Відомості про надходження, витрачання й Залишки коштовно металів, алмазів и виробів з них 3 р 3 р 14. Відомості про витрачання кредитів: а) річні Пост. До ліквідації організації б) квартальні 3 р 3 м в) місячні 1 р 1 р 15. Відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати та контроль за їх розподілом, про розрахунки за перевитрати й заборгованості по заробітній платі, про відрахування із заробітної плати, з коштів соціального страхування, про оплату відпусток, вихідної допомоги та ін. 3 р 3 р 16. Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію 3 р.3 3 р.3 17. Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) випла е посібників, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування Доки не зникне необхідність Поки не зникне необхідність 18. Виконавчі листи Доки не зникне необхідність Поки не зникне необхідність 19. Договори-зобов'язання за товари, одержані в кредит, листування по оформленню договорів-зобов'язань поки не зникне необхідність поки не зникне необхідність 20. Довідки, що подаються до бухгалтерії на оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг з податків та ін. поки не зникне н обходімос ь Поки не зникне необхідність 21. Документи (довідки, акти, зобов'язання, листування) щодо дебіторської заборгованості, розтрат, недостач, розкрадань Поки не зникне необхідність Поки не зникне необхідність 22. Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності ОС ) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва Пост. До ліквідації організації 23. Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного будівництва Пост. До ліквідації організації 24. Паспорти будівель, споруд, обладнання 3 р 3 р Після ліквідації ОС 25. Документи (плани, звіти, листування) про проведення документальних ревізій і контрольно-ревізійної роботи 3 р 3 р 26. Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій, податкових та інших перевірок; документи (довідки, доповідні записки) до них 5 р.3 5 р.3 27. Акти перевірок каси, правильності стягнення податків тощо. п. 3 р 3 р 28. Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів 3 р 3 29. Договори з аудиторами (аудиторськими фірмами) 3 р ЕПК 3 м Після закінчення терміну дії договору 30. Робочий План рахунків бухгалтерського обліку 3 р 3 р Після його скасування 31. Звіти про перерахування грошових сум на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, медичне і т. п.) Пост. До ліквідації організації 32. Податкові накладні 3 р.3 3 р.3 33. Майнові доручення, поручительства третьої особи 3 р.3 3 р.3 34. Первинні бухгалтерські документи і додатки до них з експортно-імпортними операціями 3 р.3 3 р.3 35. Оперативні звіти про витрачання валюти на закордонні відрядження 3 р 3 р 36. Відомості про сукупний прибуток працівників за рік та сплату податків 3 р 3 37. Протоколи взаємозаліків 3 м 3 38. Акти -довідки про погашення податків (заборгованості) векселями 3 м 3 м Після погашення податків (заборгованості) 39. погашення скарбник йскіе в Ексель 3 р.3 3 р.3 40. Документи (заяви, розпорядження, довідки-графіки, акти) про сплату, розмін, прийом-передачу векселів 3 р 3 41. Особові рахунки акціонерів 5 м 5 м Після передачі права власності на акції за умови завершення ревізії, перевірки органами ДПА з питань дотримання податкового законодавства 42. Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт 3 р.3 3 р.3 43. Документи (заяви, довідки, ліміти, розрахунки) про придбання обладнання, виробничого і житлового фонду 5 р 5 44. Документи (сче а, довідки, ерепіска) з фінансових питань благодійної діяльності 5 р ЕПК 5 р 45. Книги, журнали, картки обліку: а) цінних паперів Пост. До ліквідації організації б) купівлі-продажу товарів, сировини 3 р.3 3 р.3 в) розрахунків з організаціями 3 р.3 3 р.3 г) погашених векселів в сплату податків 3 р 3 р Після погашення податку, см . також виноску 3 до таблиці ґ) реалізації товарів, робіт, послуг, що обкладаються і не обкладаються ПДВ 3 м 3 м з дати останнього запису, див. також виноску 3 до таблиці д) сум прибутків і прибуткового податку з працівників 3 р 3 46. Журнали використання РРО, контрольні стрічки РРО 3 р.3 3 р.3 1 За відсутності річних - постійно.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації.
3 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, що знаходяться в сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Правила групування документів у справи

• Тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, і розмножених копій.
• Документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ).
• Окремо документи постійного і тимчасового терміну зберігання.

Що повинна зробити ЕК на своєму засіданні

• Прийняти Рішення про знищення документів, що не підлягають постійному зберіганню в зв'язку із закінченням строків їх зберігання. Воно оформляється протоколом і підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії. Рішення приймається більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні.
• Скласти за результатами експертизи цінності опису документів, що підлягають знищенню, і Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (НАФ) за умови, що терміни їх зберігання закінчилися. Акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ.
• Подати акти на затвердження керівнику, за рішенням якого була утворена ЕК. Для підприємств, що передають документи на державне зберігання, акти затверджує керівник установи після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірочною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву.
• Прийняти рішення про схвалення та подання відповідної експертно-перевірочної комісії актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Наталія КАНАРЬОВА, «Дебет-Кредит»

Зарплату зменшимо - аби тільки клопоту не побільшало
Суть справи :: Практика
Питання зміни розмірів оплати праці в бік зменшення є актуальним як для підприємств державного сектора економіки, так і для приватних підприємств. З'ясуємо, як дотримати процедури зміни розміру оплати праці у бік зменшення без неприємних ....

Вчинку права вимоги «єдінніку»
№ 22 (1.6.2015) :: Суть справи :: Практика
ТОВ на Загальній системе хоче поступитися право вимоги Боргу в 10 тис. Грн.
Поступається ТОВ на єдиному податку. Варіанта два: вчинку за 3 тис. гривень або
вчинку безкоштовно. Який варіант вігіднішій з точки зору оподаткування?
Коли вінікає д ...

Кінцеві бенефіціари - продовження історії
№ 22 (1.6.2015) :: Суть справи :: Практика
Ажіотаж, який піднявся навколо надання держреєстраторам інформації про
кінцевих бенефіціарів власників (контролерів) юросіб, змусив
законодавців прийняти 21.05.2015 р Закон України №475-VIII «Про внесення
змін до деяких законів України у ...