Підготовка документів до здачі в архів, В разі ліквідації організації, документи постійного терміну зберігання, а також по особовому складу передаються до державного архіву на зберігання

1. Архівна обробка документів
2. Палітурні роботи
3. Розробка і оформлення номенклатури справ
4. Підготовка документів до здачі в архів.

Підготовка документів до здачі в архів.

В архівах організацій документи зберігаються протягом певних термінів, після чого вони повинні бути передані на державне зберігання до державних і муніципальних архіви. Федеральним законодавством визначені граничні терміни зберігання документів, включених в установленому порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації:
- документи з особового складу, записів нотаріальних дій, погосподарських книг і стосуються приватизації житлового фонду документів - 75 років;
- проектної документації з будівництва - 20 років;
- конструкторської, технологічної документації - 20 років;
- патенти на винахід - 20 років:
- наукової документації - 15 років;
- кіно- і фотодокументів - 5 років;
- відео- та фотодокументів - 3 роки.
У разі ліквідації організації, документи постійного терміну зберігання, а також по особовому складу передаються до державного архіву на зберігання. Для недержавних організацій, частина документів яких віднесена до складу архівного фонду Російської Федерації, необхідне укладення договору з Федеральної архівної служби. Якщо організація не уклала договір з архівом, то в цьому випадку державний архів зобов'язаний прийняти на зберігання тільки документи з особового складу працівників організації. Місце зберігання залишилися документів визначаться головою ліквідаційної комісії.
У будь-якій організації протягом року накопичується певна кількість справ. Частина з них після встановленого терміну зберігання треба здавати в архів . Це справи складаються з документів постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також по особовому складу. Такі справи здаються в архів через рік після їх закінчення в діловодстві. Тільки після того як справи повністю оформлені їх ссдают в архів на зберігання.
Оформлення справ:
- перевірка правильності групування документів у справи;
- плетіння (підшивка);
- нумерація аркушів у справі;
- складання листа-завірителя;
- складання в певних випадках внутрішнього опису документів справи;
- уточнення найменування організації, реєстраційного індексу, крайніх дат справи, заголовка справи;
- складання і оформлення опису справи.
Справи тимчасового терміну зберігання (до 10 років включно) підлягають частковому оформленню, при цьому допускається:
- не проводити систематизацію документів у справі;
- Чи не нумерувати аркуші справи;
- не створювати завірчі написи;
- Чи не переплітати (НЕ брошурувати).
Перевірка правильності архівної обробки документів проводиться для того, щоб ще раз переконатися у відповідності документів у справі заголовку за номенклатурою, розташування документів всередині справи за певними принципами: по розглянутих питань; за хронологією; за географічною ознакою; за алфавітом і т.д.
При повному оформленні необхідно підшити або переплести справу . Попередньо зі справи видаляються всі скріпки і т.п. За останнім документом у справі вкладається лист завірителя. На початку справи, при необхідності, вкладаються листи для внутрішнього опису. За архівними правилами справа не повинна перевищувати 250 аркушів. Якщо документів у справі виявилося більше, то ці відносини необхідно розділити на томи.
Документи повинні бути переплетені в тверду картонну обкладинку. Оскільки в справі відкладаються документи різного формату, то підшивати їх потрібно на 4 проколи. В окремих випадках роблять фальцювання документів перед палітуркою.
Справи тривалого терміну зберігання обов'язково треба прошивати справа наскрізь, включаючи як верхню частину обкладинки, так і нижню. На перший лист накладається тонка, шириною до 1 см картонна прокладка (шарнір), і через неї прошивається справу. Оскільки передбачається така справа необхідно зберігати 75 років, то дана підшивка оберігає нитки від стирання і надає більш естетичний вигляд справі.
При підшивці необхідно стежити, щоб весь текст документів міг бути прочитаний і не заходив за підшиту частина документів. Документи зі строком зберігання менше 10 років можуть не бути підшиті, а залишатися в папці-швидкозшивачі.
Всі листи в справах нумеруються. Нумерують листи чорним графітним олівцем у правому верхньому кутку тільки з лицьового боку аркуша, не зачіпаючи тексту документа. Використання чорнила і кольорових олівців не допускається. Лист більшого формату, ніж А4, підшивається за один край, розгортається і нумерується як один лист. При створенні декількох томів однієї справи кожен том нумерується окремо.
Підсумки нумерації записуються в листі завірителя розташованим в кінці пошитого справи. У листі вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів у справі та окремо через знак «+» число аркушів внутрішнього опису, літерні або пропущені номери.
Лист завірителя підписується особою, яка його склала, із зазначенням посади, особистого підпису, прізвища та дати складання. Складати засвідчувач напис на обкладинці справи або зворотному боці останнього аркуша не можна.
У разі, коли справа містить особливо цінні документи: в особистих справах, справах про присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань, про видачу авторських свідоцтв і патентів, судових і слідчих справах і ряді інших випадків складаються внутрішні описи на документи справи.
В архівному законадательстве є визначення внутрішнього опису: «Внутрішній опис документів справи - це обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів».
Внутрішній опис підшивається перед документами на початку справи і містить відомості про кожного з них. В кінці внутрішнього опису вказується кількість включених до неї документів і кількість аркушів самого опису.
Після того, як документи підшиті, пронумеровані, складений лист завірителя і внутрішній опис документів справи, проводиться оформлення обкладинки справ.
Оформлення обкладинки справ виконується відповідно до вимог архівного законодавства «Обкладинки справ тривалого зберігання. Типи, розміри, технічні вимоги ». У момент заведення справи за номенклатурою справ ряд відомостей уже був винесений на обкладинку:
- найменування організації і його підпорядкованість;
- найменування структурного підрозділу;
- індекс справи;
- заголовок справи;
- термін зберігання справи.
При підготовці справи до здачі в архів ці реквізити уточнюються і доповнюються:
- номер тому, якщо справа має кілька томів;
- крайні дати справи;
- кількість аркушів у справі;
- номера фонду, опису і справи за описом.
Останній реквізит проставляється в архіві.
Дуже важливо при оформленні обкладинки дотримуватися вимог. Так, найменування організації пишеться в називному відмінку. Якщо найменування змінювалося протягом року, то на обкладинці наводяться обидві назви, причому колишня назва береться в дужки, а нове пишеться під ним.
Заголовок справи пишеться на обкладинці на початку року з номенклатури справ. Після аналізу змісту документів може знадобитися внесення деяких уточнень в заголовок. При виникненні такої ситуації слід внести доповнення до номенклатури справ і на обкладинку виносити заголовок і індекс відповідно до цього доповненням. Спочатку в заголовку повинна бути вказана вид справи (справа, листування, документи і т.д.) або вид документів (протоколи, накази, звіти, акти). Потім вказується автор і далі питання, що відображає зміст документів. Можливе формування в одній справі документів кількох авторів, якщо вони відносяться до одного питання. Достовірність документів в заголовках не вказується, але якщо є наявність копій документів, то обов'язково обмовляється. На обкладинці справи в обов'язковому порядку зазначаються дати найбільш ранніх і пізніх документів і термін зберігання справи. На справах з документами постійного зберігання вказується «зберігати постійно», на інших - конкретний термін зберігання відповідно до переліку.
При вказівці кількості аркушів листи внутрішнього опису і заверительной записи не враховуються.
На всі справи постійного і довготривалого терміну зберігання складається опис. Опис - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для обліку та систематизації. Опис служить основним обліковим посібником в діловодстві та архіві. Складаються описи окремо на справи постійного зберігання, справи тимчасового (понад 10 років) зберігання, справи з особового складу.
Справи розташовуються в опису за значимістю. Наприклад: статут підприємства, протоколи загальних зборів акціонерів, протоколи засідань ради директорів, накази директора з основної діяльності, річні плани і т.д. Описи на справи складаються в кожному структурному підрозділі працівниками служби діловодства.
Опис складається з річних розділів. Річні розділи складаються за встановленою формою. Відомості по кожній справі, включеному в опис, називаються описової статтею. У неї входять:
- порядковий номер справи або томи за описом;
- індекс справи або томи;
- заголовок справи або томи;
- дати справи або томи;
- число листів в справі або томі;
- терміни зберігання;
- примітка.
Кожна справа в описі має самостійний порядковий номер.
Якщо справа складається з кількох томів, кожен том має свій номер. Має у своєму розпорядженні справи в опису по порядку архів організації і привласнює номери опису структурного підрозділу.
При передачі в архів справ за кілька років їх необхідно систематизувати. Порядок систематизації справ в організації - хронологічно-структурний. Це означає, що справи систематизують по роках. І справи систематизують за назвами структурних підрозділів, в яких вони зберігаються. Всі справи постійного терміну зберігання за рік розташовуються за ступенем важливості. Зазвичай це відповідає порядку розташування структурних підрозділів і заголовків справ в номенклатурі справ.
І так виходить стрункий перелік всіх справ одного терміну зберігання за один рік. Для зручності пошуку найменування структурного підрозділу можуть бути вказані в описі перед першим ділом відповідного структурного підрозділу.
В організаціях, де кількість справ, що утворюються в рік, невелика, недоцільно щороку складати нову опис. Можлива підготовка одного опису, що включає справи за кілька років.
В таких організаціях як правило щорічно складається річний розділ опису з триваючою нумерацією справ. Кожен з річних розділів опису починається з вказівки відповідного року, і далі справи розташовуються відповідно до прийнятої структури.
Кожна опис має свій номер. Зазвичай опис на справи постійного зберігання має 1, на справи з терміном зберігання понад 10 років-№2, на справи з особового складу - №3 з додаванням літерного індексу «л / с».
Закінчується опис підсумковим записом. Де вказується цифрами і прописом кількість включених в опис справ, перший і останній номери справи за описом, обумовлюються особливості нумерації (літерні та пропущені номери). Опис повинна бути підписана укладачем із зазначенням його посади і розшифровки прізвища. Проставляється дата складання опису.
Крім описів на справи постійного терміну зберігання, справи тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання організація щорічно повинна складати описи на справи з особового складу. Документи по особовому складу мають особливе значення - вони є підставою для підтвердження трудового стажу, посади, тривалості роботи в даній організації і інших фактів трудових відносин. З метою запобігання втрати цих документів велика частина документів з особового складу звільнених працівників здається в архів і зберігається 75 років.
Кількість примірників опису визначається терміном зберігання справ. Опис на справи постійного зберігання складається в чотирьох примірниках. Один примірник залишається у відповідному структурному підрозділі, другий примірник опису передається в службу ДОП, третій в архів організації. Четвертий примірник направляється в державний чи муніципальний архів.
Організації, які не здають документи до державних архівів, складають опис на справи постійного зберігання, на справи з терміном зберігання 10 і більше років і по особовому складу в трьох примірниках.
На справи тимчасового терміну зберігання описи не складаються їх замінює номенклатура справ, де навпроти кожного заголовка проставляється відмітка про термін зберігання.
Під час підготовки справ до передачі в архів організації, співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис справ, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Всі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники структурного підрозділу зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається відповідна довідка.