Як вести кадровий облік, якщо у компанії є філії?
- Централізоване та децентралізоване ведення кадрового обліку
- Переваги та недоліки ведення кадрового обліку в головної організації і на місцях
- Документи, необхідні для централізованого ведення кадрового обліку
Як вести кадровий облік, коли у компанії є філії?
В сучасних умовах компанії прагнуть розширити межі бізнесу, просунути послуги і товар на ринки збуту, освоюючи як найближчі, а й віддалені регіони країни. Одним з ефективних методів такої бізнес-експансії є створення філії або представництва. Різниця між цими підрозділами в наступному: представництво лише висловлює і захищає інтереси юридичної особи, а філія здійснює всі його функції (або їх частину), в тому числі і функції представництва.
кадровий облік з нуля
Централізоване та децентралізоване ведення кадрового обліку
У компанії, яка має філіали, процес ведення кадрового діловодства може бути організований по-різному: як в централізованому, так і в децентралізованому порядку. Це означає, що головна організація може або взяти постановку кадрового діловодства філії (і все відповідне документообеспеченіе) на себе, або надати філії право самостійного ведення кадрового обліку.
При централізованому діловодстві всі основні управлінські функції кадрової служби здійснює сама юридична особа ( «головна організація»). Розпорядчі документи, - а точніше, їх копії, - спрямовуються в структурні підрозділи поштовими відправленнями, по електронній пошті, по факсу або за допомогою кур'єрської служби. При децентралізованому способі постановки кадрового діловодства керівнику структурного підрозділу можуть бути передані окремі повноваження у вирішенні кадрових питань (ведення трудових книжок, ознайомлення працівника з кадровими документами, видання окремих розпоряджень); в інших випадках керівник філії наділяється досить широким колом повноважень, в тому числі підписанням трудових договорів та всіх кадрових наказів.
При виборі способу ведення кадрового обліку слід брати до уваги кількість працівників філії, а також організаційні та фінансові можливості компанії. Якщо у компанії один-два філії з невеликим штатом співробітників, краще доручити одному з працівників (в порядку суміщення посад) ведення кадрового діловодства підрозділу для подальшої передачі в головний офіс. Якщо ж у організації безліч відокремлених дочірніх підрозділів в різних регіонах країни, доцільно делегувати права ведення кадрових документів самим філіям. Для цього в структурному підрозділі може бути створена штатна одиниця кадрового фахівця або навіть створена власна кадрова служба, якщо штат філії досить великий.
Переваги та недоліки ведення кадрового обліку в головної організації і на місцях
«Плюсом» централізованого способу кадрового діловодства є можливість в повній мірі контролювати ситуацію в частині оформлення кадрових документів у філіях і проводити аудит кадрового обліку. До «мінусів» можна віднести значні витрати на строкову поштовий і / або кур'єрську доставку документів, на оплату витрат на відрядження (у випадках оформлення документів, що вимагають особистої присутності працівника). Крім того, ведення кадрового обліку в головної організації прийнятно тільки при наявності реальної можливості ознайомлення працівників з оригіналами кадрових документів.
Перевагою ведення кадрового обліку на місцях є можливість своєчасно видавати документи і оперативно знайомити з ними працівників під підпис. Децентралізація прийнятна лише в тих випадках, коли філія володіє достатнім ступенем самостійності, щоб прийняття окремих кадрових рішень, процес відновлення кадрової документації, аудит кадрового обліку та ін. не впливала і не відбивалося негативно на діяльність компанії в цілому.
Документи, необхідні для централізованого ведення кадрового обліку
Всі нормативні документи, що регламентують область ведення кадрового діловодства, видаються в головному підприємстві та є обов'язковими для виконання в філіях.
Штатний розклад затверджується наказом по організації і включає в себе всі відокремлені структурні підрозділи. Оригінал штатного розкладу зберігається в головному офісі, а в філія передається завірена виписка.
Вкрай бажаним є наявність спеціального локального нормативного акту, в якому детально регулювалися б всі процедури роботи з документами, особливості передачі документів (при необхідності) з філій до головної організації і навпаки, а також інші питання.
При централізованому веденні кадрового діловодства всі документи, які пред'являють кандидати при прийомі на роботу або працівники в процесі трудової діяльності, зберігаються в головній організації. Тут же створюються, обробляються і зберігаються всі документи з кадрових функцій, що фіксують рух кадрів (від прийому на роботу до звільнення) і враховують особовий склад організації в цілому, в т.ч. і працівників філій.
ведення кадрового обліку в організації
Повноваження керівника філії повинні підтверджуватися довіреністю. Межі повноважень встановлюються генеральним керівником компанії. Тільки він може вирішити, чи буде директор філії приймати і звільняти співробітників філії, підписувати всі кадрові документи, вирішувати кадрові питання.