Автоматизація бухгалтерського обліку. Огляд ефективних інструментів для автоматизації вашого підприємства

1. Що таке автоматизація бухгалтерського обліку?
2. Для чого автоматизувати бухгалтерський облік
3. Кому необхідна автоматизація бухгалтерії
4. підготовчі процедури
5. Перший етап - збір і систематизація інформації
6. Другий етап - складання техзавдання
7. Третій етап - підбір програмного забезпечення
8. перелік програм
9. Огляд систем автоматизованого бухгалтерського обліку
10. 1) «1С: Підприємство» (Фірма «1С»)
11. 2) «Парус» (Корпорація «Парус»)
12. 3) «Галактика» (Корпорація «Галактика»)
13. 4) «БОС» (Компанія «Айті»)
14. 5) «БЕСТ» (ТОВ «БЕСТ-Програми»)
15. 6) «Інфо-Бухгалтер» (ТОВ «Інфо-Бухгалтер»)
16. 7) «Турбо-бухгалтер» (Компанія Диц)
17. 8) «Інтегратор» (ЗАТ «Инфософт»)
18. 9) «Акорд» (Фірма «Атлант-Информ»)
19. 10) «ABACUS» (ЗАТ «Омега»)
20. Порядок проведення автоматизації
21. висновок

Бухгалтерія консервативна. Подвійна запис відома шість століть, журнали-ордера - c початку двадцятого століття. І ось з 90-х років країну накрила хвиля комп'ютеризації. Розберемося, що це таке, розглянемо переваги і механізми переходу від ручної праці до використання спеціалізованих додатків.

Що таке автоматизація бухгалтерського обліку?

Автоматизований бухгалтерський облік передбачає передачу частини функцій від людини до техніки, в тому числі:

• проведення математичних обчислень (обчислення податків і зборів, підсумкових сум),
• створення вибірок та зведених звітів;
• зберігання відомостей (довідники, журнали),
• заповнення бланків (накладних, рахунків-фактур).

Покладання на техніку перерахованих завдань не означає, що роль фахівця знецінилася. Навпаки, навантаження на нього зростає - він приймає рішення про спосіб відображення операцій в системі, проводить аналітичні та контрольні процедури, виконує первинну реєстрацію документів в базі.

Володіння інформаційними технологіями на увазі відповідну кваліфікацію, отже, і більш високу оплату праці.

Для чого автоматизувати бухгалтерський облік

Якщо скоротити штат і заощадити на заробітній платі не вийде (див. законна організація скорочення персоналу ), То навіщо ж переводити паперове діловодство в електронний вигляд?

Перерахуємо переваги, які дає автоматична бухгалтерія:

• швидке і безпомилкове заповнення реквізитів (в рахунках, рахунках-фактурах, товарно-транспортних накладних, видаткових ордерах, платіжних дорученнях);
• оперативна обробка інформаційного масиву;
• уявлення аналітики в наочному вигляді (діаграми, графіки, таблиці);
• формування різноманітних регістрів (розрахунково-платіжних відомостей, касової книги, книг продажів і покупок);
• зменшення кількості паперів;
• миттєвий обмін інформацією між підрозділами, між керівником і підлеглими;
• виключення арифметичних помилок;
• спілкування через Інтернет з контролюючими державними органами, банками;
• прозорість і підконтрольність фінансово-господарської діяльності;
• швидка реакція на зміни в законодавстві.

Кому необхідна автоматизація бухгалтерії

Обходяться без комп'ютера лише мікропідприємства, яким закон дозволяє здавати паперову звітність. Інші економічні суб'єкти зобов'язані переводити дані в цифровий вигляд. В результаті навіть середні і малі фірми хоча б частково використовують в бухобліку комп'ютери.

Керівники і власники, завдяки технологіям, знають стан фінансів, кількість товарів на складах, поточну виручку. Господарські і розрахункові операції відстежуються в реальному часі. Регулярний контроль над активами зводить до мінімуму ймовірність зловживань. Багаторазово зростають варіанти угруповання, вибірки, багатоступінчастої сортування інформації; розширені можливості підвищують якість управлінських рішень.

Бухгалтери звільняються від рутинних математичних дій, заповнення бланків та складання відомостей. Збільшується час для проведення контрольних перевірок, підвищення кваліфікації, взаємодії з контрагентами.

Працівники протягом декількох хвилин отримують довідки та виписки з фінансово-економічної та кадрової служб.

Налагоджений документообіг виключає виробничі простої або затримку відвантаження зі складу через тривале оформлення накладних і рахунків. підписані електронним підписом акти і рахунки-фактури доходять до покупців за миті замість декількох днів.

Навіть відправлені за кілька хвилин до завершення дня звіти приймаються до податкової або фонди, і штрафи за невчасну їх подання не призначаються.

підготовчі процедури

Сучасні технології дороги. Однак не тільки через ціни до їх вибору потрібно підходити відповідально. Зміна додатки з одного на інше призводить до незапланованих витрат грошей і сил, вносить серйозний дискомфорт в колектив. Перехідний період чреватий помилками, наслідки яких - штрафні санкції або необгрунтовані переплати в бюджет.

Щоб уникнути проблем впровадження нововведень відбувається поетапно.

Перший етап - збір і систематизація інформації

Вивчаються внутрішньофірмові акти:

• Облікова політика;
• План рахунків;
• посадові інструкції працівників, задіяних в процесах (в тому числі комірників, кадровиків, постачальників, представників відділу продажів).

Аналізується порядок і механізми обробки документації:

• графік документообігу;
• маршрути руху інформації;
• розподіл службових обов'язків.

Проведена підготовка виявляє масштаби майбутнього оновлення - які служби потребують загальній базі, а які - в автономності, зупинитися чи на локальній версії або взаємодія відбувається в мережевому режимі. Виявляються слабкі і сильні сторони документообігу. Приймається рішення про реорганізацію штату або про збереження існуючої структури.

Розробники реляційних баз характеризують перераховані кроки як оптимізацію.

Другий етап - складання техзавдання

Після проведеного узагальнення та аналізу даних керівник формулює технічне завдання.

Остаточно затверджується:

• структура бухгалтерії (посади і функціонал);
• перелік і особливості формованих документів і регістрів (рекомендується дотримуватися ОКУД для полегшення задач програмістів);
• масштаб комп'ютеризації (в рамках одного підрозділу або комплексно, зачіпаючи всі виробничі одиниці);
• виділений бюджет, з урахуванням подальшого обслуговування.

Важлива складова - розробка класифікаторів і методів кодування. Грамотний підхід до цього питання мінімізує ризики дублювання позицій та засмічення аналітичних зведень.

Наприклад, двічі введене в базу назва матеріалу здатне внести плутанину в інвентаризацію, спотворити розмір матеріальних витрат. Повторення в довіднику контрагента завищує дебіторську і кредиторську заборгованості, ускладнює звірку взаєморозрахунків.

Третій етап - підбір програмного забезпечення

Потім здійснюється пошук і покупка ПО. Визначальні критерії при цьому:

• величина витрат на покупку, впровадження та супровід;
• сумісність з встановленою операційною системою;
• можливість і вартість навчання персоналу;
• представленість в регіоні обслуговуючих фірм;
• відповідність потребам користувачів;
• технічні параметри наявного обладнання;
• наявність мережевої та локальної версій.

перелік програм

Зробити вибір, коли є чітко викладені вимоги, нескладно. Ринок насичений пропозиціями. Крім Інтернет сайтів і статей з роз'ясненнями про програмні можливості та особливості можна звернутися безпосередньо до торгових представників.

Найбільшим попитом користуються вітчизняні розробки. Причина в особливостях національних стандартів обліку, а також в необхідності регулярного оновлення.

На щастя, російські програмісти створили багато функціональних і зручних продуктів, адаптованих або адаптуються під потреби споживачів.

У десятці найбільш поширених:

• «1С»;
• «Парус»;
• «Галактика»;
• «БОС»;
• «БЕСТ»;
• «Інфо-Бухгалтер»;
• «Турбо-бухгалтер»;
• «Інтегратор»;
• «Акорд»;
• «Abacus».

Найбільші заводи і концерни експлуатують індивідуальні або іноземні проекти, такі як SAP, Oracle, iScala, Navision. Установка зарубіжного софта в цьому випадку обумовлена ​​необхідністю дотримання західних стандартів через звернення акцій на міжнародному ринку.

Big Data на російському ринку зовнішньої реклами

Серед технологічних нововведень відзначимо «хмарні» продукти. Пропозиція цікаво малому бізнесу, зацікавленому в мінімізації витрат, оскільки таке ПЗ не прив'язане до робочого місця, функціонально і коштує недорого.

Огляд систем автоматизованого бухгалтерського обліку

Сучасні рішення автоматизації роботи бухгалтерів містять весь необхідний функціонал і, як правило, спочатку налаштовані під часто зустрічаються вимоги (податкові режими, масштаби, специфіку).

Програми відрізняються зручністю у використанні, ступенем автоматизації облікових процесів, сумісністю з операційними середовищами, рівнем обслуговування.

1) «1С: Підприємство» (Фірма «1С»)

У «1С» потужна технічна підтримка і значне число фахівців по всій країні. Швидка реакція на зміни в законодавстві, регулярне оновлення зовнішнього вигляду, тісний контакт з клієнтами - відмінні риси бренду.

Платформа насичена можливостями, але вкрай вимоглива до дотримання методики роботи і при цьому постійно ускладнюється.

2) «Парус» (Корпорація «Парус»)

Конкурентна перевага продукту - сумісність з СУБД Оракл.

Інтерфейс простий і доброзичливий. Користувачів привертає великий банк шаблонів і тісна інтеграція з MS Excel.

Обчислення податків і процедури закриття періодів проводяться частково в ручному режимі.

3) «Галактика» (Корпорація «Галактика»)

«Галактика» - модульний комплекс управління підприємством. Блок бухгалтерії використовується як в системі, так і самостійно.

Документи і проводки формуються відокремлено.

Програма адаптується під виробничі потреби і підтримує ведення обліку за міжнародними стандартами.

4) «БОС» (Компанія «Айті»)

Найбільш відомий продукт компанії - «Бос-кадровик» - додаток з розрахунку оплати праці.

«БОС-Бухгалтер» успішно підтримує роботу великої кількості користувачів, входить в комплекс автоматизації управління.

Підрозділ «Виробничі витрати» пооб'єктно розподіляє непрямі витрати.

Реалізовано контроль над планованими і фактичними витратами.

5) «БЕСТ» (ТОВ «БЕСТ-Програми»)

«БЕСТ» - один із старожилів ринку САБО. Досвідчені бухгалтери цінують його доброзичливе інтуїтивно зрозуміле оформлення.

Для внесення значущих змін доведеться звертатися безпосередньо до розробника, оскільки у «БЕСТ» з закритим кодом.

Комплекс працює тільки під Windows.

6) «Інфо-Бухгалтер» (ТОВ «Інфо-Бухгалтер»)

«Інфо-Бухгалтер» - універсальна програма для ведення повноцінного бухгалтерського і податкового обліку.

Організаціям з незначним документообігом надається безкоштовна ліцензія.

Нарікання викликає морально застарілий інтерфейс.

7) «Турбо-бухгалтер» (Компанія Диц)

Повноцінне комплексне рішення, в якому реалізовані основні завдання: формування проводок, розрахунок заробітної плати і податків, контроль активів, зберігання і рух документації.

«Турбо-Бухгалтер» легко налаштовується, надає розширене кількість рівнів аналітики, а також можливість внесення змін в минулі періоди.

8) «Інтегратор» (ЗАТ «Инфософт»)

«Інтегратор» - частина КІС «Флагман».

У розділі «Бухгалтерія» враховуються активи, витрати, взаєморозрахунки. Модуль «Зарплата» поставляється окремо.

Є два варіанти відображення господарських операцій на рахунках: при реєстрації документа або автономно від нього. Варіант залежить від потреб замовника, оскільки частина документів заводять не працівники бухгалтерії, а, наприклад, менеджери.

9) «Акорд» (Фірма «Атлант-Информ»)

«Акорд» - ще один приклад модульного рішення. Передбачені кластери для різних служб: кадрової, економічної, постачання, продаж, бухгалтерської. Окремий блок виділена під планування виробничої собівартості.

Розробник використовує сучасні СУБД і новітні комп'ютерні технології, орієнтований на архітектуру клієнт-сервер.

10) «ABACUS» (ЗАТ «Омега»)

«ABACUS» також складається з модулів. Проведення зберігаються в єдиній базі, тому немає необхідності переносити інформацію з одного підрозділу в інший. Система орієнтується на призначену для користувача базу в 50-100 чоловік.

Високі аналітичні можливості, особливо в частині руху матеріально-виробничих запасів.

Цінові відмінності розглянутих програм оцінити складно, оскільки вартість залежить від безлічі факторів. Відзначимо, що модульне програмне забезпечення більш гнучке, проте його впровадження вимагає значних вкладень. Крім того, чим менше на ринку знайомих з додатком програмістів, тим більше ризиків виникнення складнощів в донастройку, доопрацювання та отриманні інших послуг супроводу.

Порівняння кращих бухгалтерських програм - їх переваги і недоліки

Порядок проведення автоматизації

Впровадження проводиться як власними силами, так і залученими фахівцями. Вибір залежить від складності процесу і наявності в штаті відповідних одиниць.

Учасникам сфери послуг або продавцям невеликого асортименту товарів цілком підходить стандартний бухгалтерський софт, без значних додаткових доробок. Організації оптової торгівлі, виробництва та будівництва перебудовують стандартну інформаційну систему під свої потреби.

Перш за все на підставі технічних вимог:

• вводиться План рахунків (аналітика, субрахунка, кількісні показники, типові проводки);
• встановлюються параметри облікової політики (варіант оцінки товарно-матеріальних цінностей, розрахунок податку на прибуток за ПБО 18/02, порядок закриття звітних періодів, податки);
• допрацьовуються варіанти формуються первинних документів (додаються неуніфікованих форми, змінюються реквізити);
• формуються довідники і класифікатори;
• опрацьовуються шляхи обміну відомостями (вивантаження або завантаження з складських, кадрових, податкових, банківських програм).

Після установки програми створюється з'єднання з мережею, вноситься список користувачів і вказуються їх права.

Як правило, перший час (місяць або два) робота ведеться і за старою методикою, і в новому ПЗ; виявляються недоробки, навчаються співробітники.

Після настройки при правильному підході надалі потрібно лише періодичне оновлення.

висновок

Автоматизація - це відповідь на зростаючу конкуренцію і повсюдне поширення комп'ютерних технологій. Банк, податкова, Пенсійний фонд приймають документи на цифрових носіях або через Інтернет. Постачальники і покупці кваплять з наданням документації.

Електронний трудовий договір - документообіг в новому вигляді!

Крім того, комп'ютеризація фінансів і управління стає питанням безпеки. Тільки оперативна реєстрація всіх господарських фактів і прозорий облік забезпечують належний рівень контролю, а також гнучкість в прийнятті управлінських рішень.

Цікаві факти

• Існує десять версій походження назви «1С». Найправдоподібніша з них пов'язує абревіатуру з фразою «Не більше однієї секунди на пошук». Так презентував свій пошуковик Борис Нуралієв - засновник бренду.
• Слово «бухгалтер» з'явилося в Росії за Петра I. До нього застосовувалося назву «лічильник». При взятті Виборга в полон до російських військ потрапив шведський представник цієї професії. Ця подія і стало початком введення в обіг нового найменування.
• Винахідником подвійного запису багато хто вважає італійського вченого Луку Пачолі. Однак це не вірно. Ще в XIII столітті такий спосіб фіксації майна і зобов'язань практикувався в Венеції. Пачолі лише виклав його у вченому трактаті.