Автоматизація кадрового обліку: яку програму вибрати?

1. Можливості автоматизованого обліку персоналу
2. Які завдання повинна вирішувати система з обліку персоналу?
3. Як працює система Контур-Персонал?

Вітаю вас, шановні читачі!

Сьогоднішня стаття буде присвячена темі, якої, на мій погляд, приділяється недостатня увага. Особливо це стосується організацій, що мають у своєму складі солідний штат співробітників. Але і для більш дрібних підприємств дана тема може бути досить актуальною.

Мова піде про такий процес як автоматизація кадрового обліку. При сучасному обсязі документообігу грамотний облік працівників є обов'язковим елементом діяльності підприємства, не залежно від його масштабів. Вимоги до звітності постійно підвищуються, а обробка наявних даних в ручному режимі займає надто багато часу і може привести до помилок. Тут недогледіли, там недорахували ... У підсумку - накладення штрафних санкцій і певні збої в роботі підприємства.

Але ж ми живемо у вік технологій. Вже давно придумані програми, що дозволяють з успіхом вести облік кадрів і значно полегшують роботу бухгалтерам і власникам організацій. Питання лише полягає в тому, як вибрати гарне, працездатне програмне забезпечення. Не знаєте, з чого почати? Спершу слід визначитися з завданнями, які стоять перед кадровиками.

Можливості автоматизованого обліку персоналу

Є кілька можливостей автоматизувати кадрові процеси на підприємстві. Буває так, що організації перепробують кілька варіантів, поки не зупиняться на тому, яке задовольняє їх за всіма параметрами. При цьому вони проходять наступні етапи:

• Спроба вести повноцінний кадровий облік за допомогою стандартного пакета програм Microsoft Office. Такий метод часто застосовується в фірмах, які мають невеликий кадровий склад. Чим все це закінчується? Або провалом, або придбанням спеціалізованих програм. Сам Microsoft Office під дані завдань не заточений, тому з ним доведеться мучитися.
• Ведення обліку за допомогою комплексних програм типу 1C, Парус, БЕСТ і інших. Спочатку такі комплекси створювалися як програми для ведення бухгалтерського обліку, і з цими завданнями вони справляються чудово. Що стосується блоку з обліку кадрів, то він з'явився у них набагато пізніше. З його допомогою вирішуються тільки основні проблеми, що часом не повністю задовольняє менеджерів по персоналу.
• Спеціалізовані програми по роботі з персоналом. Є найбільш якісним рішенням, тому рекомендувати буду виключно їх.

Спочатку керівники фірм уникають купувати спеціалізоване програмне забезпечення. Хтось шкодує грошей, хтось взагалі не знає про їхнє існування. Проте врешті-решт вони розуміють, що з його допомогою вирішується безліч проблем, економиться час і значно полегшується робота.

Які завдання повинна вирішувати система з обліку персоналу?

Більшість програм допомагають вирішувати такі завдання:

• облік штатного розкладу і зберігання історії змін в ньому;
• накази про прийом, звільнення і переведення співробітників;
• формування графіка відпусток;
• ведення обліку лікарняних листів;
• ведення обліку атестацій і навчання співробітників;
• розрахунок облікового і середньооблікового складу;
• друк форм Т-6 і Т-3;
• друк звітів по формі П4;
• формування та друк звітності для надання в різні структури, наприклад, ПФР і ФСС ;
• можливість користуватися вбудованими довідниками.

Але для кадровиків цього мало, так як сучасне кадрове діловодство вимагає комплексного підходу.

Як працює система Контур-Персонал?

Я вже довгий час користуюся сервісом Контур.Ельба для формування і здачі податкової звітності через Інтернет. Так як я повністю задоволений роботою, то вирішив вивчити, які ще корисні речі пропонує компанія Контур. Хто б міг подумати, що у цих хлопців є все, що потрібно малому і середньому бізнесу. У тому числі - програма по автоматизації кадрів «Контур.Персонал».

Її плюс у тому, що вона спочатку розроблялася для кадрового обліку, тому в ній ретельно опрацьована кожна дрібниця і найбільш точно враховані всі вимоги, які виникають перед кадровиками. Також є можливість вибрати найбільш підходяще галузеве рішення даної програми - для виробничого підприємства, медичного закладу або державної структури.

Контур.Персонал дозволяє деталізувати роботу кожного співробітника в режимі онлайн.

• При оформленні будь-якого наказу негайно з'являються все зміни, що стосуються його трудової діяльності -від табеля і умов праці до необхідності проходження медогляду.
• Проводиться розрахунок зайнятих ставок і вільних вакансій.
• Коректно відображається інформація про відпустки та лікарняних листах з автоматичним розрахунком стажу, надання додаткових відпусток, продовження відпустки у зв'язку з лікарняним та інші «дрібниці», які займають у кадровика велику кількість часу.
• Дозволяють своєчасно обробляти переробки та неявки співробітників.
• Дозволяє отримати інформацію за будь-який період часу, на будь-яку задану дату, в тому числі - проаналізувати стан підприємства по кадрам в «майбутньому».
• Своєчасно сповіщає про всі вимоги щодо як кожного співробітника, так і будь-якого підрозділу - про плановане відпустці або виході на роботу, про необхідність проходження атестації або медогляду, про припинення терміну дії трудового договору або випробувального терміну.
• Завантажує дані з електронної прохідний.
• Дозволяє завантажувати і обробляти табелі, створені в форматі Excel - це важливо для підприємств, які ведуть облік всередині підрозділів.
• Дає можливість працювати з територіально віддаленими підрозділами.
• Адаптована для ефективної роботи з будь-якими іншими автоматизованими системами - наприклад, 1С.
• Дає можливість простого і швидкого налаштування під внутрішні вимоги підприємства.

Іншими словами, програма повноцінно і детально дозволяє вести автоматизований облік кадрів, що виводить її в розряд однієї з кращих вітчизняних розробок у своїй області.

Шановні читачі, якщо у вас є досвід роботи з Контуром, прошу вас залишити свій коментар до цієї статті. Також задавайте будь-які ваші запитання.

З повагою, автор блогу Сергій часнику в