Форми бухгалтерського обліку
- Визначення форми бухгалтерського обліку З метою отримання необхідних зведених показників, що характеризують...
- Автоматизоване робоче місце бухгалтера
Визначення форми бухгалтерського обліку
З метою отримання необхідних зведених показників, що характеризують фінансовий стан і результати господарської діяльності підприємства за звітний період, дані первинних документів групуються і систематизуються в різних видах облікових регістрів . Причому цей процес відбувається в певній послідовності і взаємозв'язку облікових регістрів вручну або із застосуванням обчислювальної техніки. Все це і визначає форму бухгалтерського обліку .
форма бухгалтерського обліку - порядок поєднання різних видів облікових регістрів, які зумовлюють методику і техніку угруповання і систематизації господарських операцій , Зв'язок синтетичного і аналітичного обліку , Технологію і організацію облікового процесу.
Прогресивної вважається така форма, яка забезпечує своєчасне і повне отримання економічних показників для управління діяльністю підприємства, підвищує продуктивність праці рахункових працівників при обробці первинних даних, скорочує кількість помилок при реєстрації та узагальненні даних. При цьому повинні забезпечуватися мінімальні витрати праці і засобів на ведення обліку ,
Автоматизована форма бухгалтерського обліку
В даний час одним з основних перспективних напрямків є впровадження автоматизованої форми бухгалтерського обліку на базі персональних комп'ютерів.
Автоматизована форма бухгалтерського обліку будується на тих же методичних принципах, що і ручний облік. Однак вона має свої специфічні особливості, пов'язані з технологією реєстрації, накопичення та обробки облікових даних і формуванням бухгалтерської звітності .
Існують наступні фундаментальні відмінності між автоматизованої і ручної формами обліку:
1) одноразова реєстрація первинної інформації, при якій будь-які дані вводяться одноразово, але багаторазово використовуються за рахунок можливості автоматизації процедур перетворення і групування їх комп'ютером відповідно до вказівок користувача;
2) уніфікований спосіб узагальнення облікової інформації. При автоматизованої формі обліку бухгалтерський рахунок є універсальним і достатнім регістром для узагальнення облікової інформації, що дозволяє відмовитися від будь-яких інших накопичувальних регістрів. Всі інші облікові регістри, властиві ручному обліку, формуються програмою автоматично на основі використовуваних в даній системі автоматизації моделей системи рахунків, системи записів на рахунках аналітичного обліку, облікового циклу, технології отримання і способів подання вихідної інформації. Таким чином, функції ручного перенесення господарських операцій з одного регістра в інший з метою накопичення і систематизації бухгалтерських записів відпадають. Старі форми регістрів замінюються новими. Змінюється матеріальна основа, структура, форма облікових регістрів. Вони стають більш компактними і зручними для огляду на екрані монітора, при друку. Вводиться технологія роботи з інтерактивними регістрами-звітами;
3) необмежена аналітичність обліку. При автоматизованої формі обліку відсутні принципові обмеження на можливість отримання будь-якої аналітичної інформації, в будь-якому розрізі, з будь-яким ступенем узагальнення, за будь-який період часу, протягом якого накопичуються облікові дані. Це забезпечується за рахунок можливості автоматичної обробки даних швидкодіючими комп'ютерами і зберігання інформації всіх облікових періодів в єдиній, інтегрованої бази даних;
4) вбудовані бухгалтерські знання. В автоматизовану форму обліку вбудовуються правила формування тих чи інших проводок по господарським ситуацій, т. Е. Форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бухгалтерськими знаннями, які визначають облікову політику підприємства, Це автоматизує найбільш творчу процедуру реконструкції даних про господарські операції, відображених в первинних документах, в бухгалтерські записи, а також гарантує однаковість відображення однотипних операцій. Крім того, робота з ідентифікації більшості господарських операцій може бути передана менш кваліфікованому обліковому персоналу . Висококваліфіковані працівники (головний бухгалтер, його заступник або старший бухгалтер) контролюють цей процес, а також беруть безпосередню участь в адаптації бази бухгалтерських знань до специфіки підприємства;
5) автоматизація регламентних процедур закриття місяця і звітного періоду. Можливість за запитом розрахувати підсумки оборотів і сальдо по рахунках, а стандартна процедура закриття звітного періоду, формувати внутрішні звіти і зовнішню звітність, дозволяють бухгалтеру в кожен момент часу контролювати найважливіші фінансові показники роботи підприємства, а також моделювати фінансові результати в залежності від варіанту проведення тієї чи іншої господарської операції;
6) підвищення достовірності облікових даних. При обробці і узагальненні облікових даних арифметичні помилки виключаються, так як всі обчислення виконуються на основі вбудованих алгоритмів. Помилки можуть з'явитися тільки при введенні даних або невірної технології експлуатації комп'ютерної системи. Однак внесення виправлень у вихідні дані в рамках звітного періоду не представляє складності »так як всі дані звітного періоду доступні для виправлення, а підсумки можуть бути перераховані в будь-який момент. Обмеження накладаються тільки на повноваження осіб, які виконують ці коригування. Концептуальна модель обробки даних в автоматизованій формі бухгалтерського обліку представлена на нижченаведеної схемою (рис. 10).
В даний час на вітчизняному ринку з'явилася значна кількість програм по автоматизації бухгалтерського обліку. Найбільш поширеними з них є: 1С: Бухгалтерія, Інфо-бухгалтер, Турбо-бухгалтер, Парус, БЕСТ, Инфин-бухгалтер, Галактика і ін.
Всі зазначені програми відповідають вимогам автоматизованої форми бухгалтерського обліку.
Необхідно мати на увазі, що кожна програма орієнтована на певний рівень організації бухгалтерського обліку , Етап його розвитку і не в останню чергу на професійний статус підготовки бухгалтера.
Питання про вибір програми автоматизації бухгалтерського обліку для конкретного підприємства є одним з найважливіших в техніці обліку, так як від застосування найбільш раціональної комп'ютерної програми залежить можливість спрощення і здешевлення ведення обліку, підвищення аналітичності та оперативності отримання даних для управління підприємством.
Автоматизоване робоче місце бухгалтера
Автоматизоване робоче місце бухгалтера (АРМ бухгалтера) - це робоче місце бухгалтера, оснащене персональним комп'ютером і пакетами прикладних програм, що дозволяють виконувати покладені на нього професійні функції.
Як і при ручній технології організації облікових робіт, бухгалтер несе повну персональну відповідальність за весь обліковий процес »але, продовжуючи виконувати традиційні функції, він виступає і в функції оператора комп'ютера, стаючи безпосереднім учасником процесу автоматизованої обробки інформації. При цьому бухгалтер може активно втручатися в процес вирішення завдань обробки даних, самостійно формуючи інформацію, що дозволяє приймати обгрунтовані рішення.
Комп'ютер стає повсякденним знаряддям праці облікового працівника, органічно вписуючись в технологію його роботи. При цьому акцент переноситься з формально-логічних аспектів обробки інформації на процес прийняття рішень. Така технологія скорочує потік паперових носіїв, знижує трудомісткість виконуваних робіт, підвищує професійний рівень працівників і комфортність умов їх роботи.
АРМ бухгалтера крім персональної ЕОМ включає чотири основні компоненти:
- комплекс програм для обробки облікової інформації;
- навчальну систему (гіпертекстову систему документації для користувача; інтегровану систему підказок; систему закладок, покажчиків і довідок; систему прикладів, систему контролю і виявлення помилок);
- сервісні засоби настройки АРМ (алгоритмів розрахунків , Бухгалтерських та технологічних параметрів, пристроїв - принтера, модему, сканера, ергономіки екранних форм і т. Д.) І експлуатації АРМ (класифікатори, генератор звітних форм, адміністратор баз даних, інструментарій прийому / передачі даних по каналах зв'язку, копіювання і збереження даних , моніторинг-контроль за роботою конкретних користувачів, годинник, калькулятор);
- методичну та правову підтримку АРМ.
Крім цього, АРМ комплектується документацією та методичними матеріалами щодо застосування програм, а також регламентами виконання робіт по обробці інформації. Конкретна насиченість кожної з компонент визначається тими завданнями, які вирішуються на даному місці.
АРМ в бухгалтерії можуть функціонувати автономно або в складі комп'ютерної мережі. При автономному режимі роботи АРМ створюються для вирішення окремих функціональних завдань і не можуть оперативно використовувати всю інформаційну базу економічного об'єкта, а обмін інформацією між різними АРМ виконується за допомогою машинних носіїв. Робота на базі комп'ютерних мереж дозволяє організувати обмін даних між АРМ по каналах зв'язку, об'єднати інформаційний простір об'єкта управління і організувати доступ до нього будь-якого працівника в межах його повноважень. Кожне АРМ розглядається як самостійна підсистема, а разом вони складають єдине ціле. При цьому головний бухгалтер має можливість керувати процесом рішення функціональних завдань і інтегрувати результати роботи окремих бухгалтерів, оперативно одержуючи узагальнену інформацію для складання зведених звітів і прийняття рішень. У той же час зберігається можливість автономної роботи кожного з бухгалтерів.
АРМ бухгалтера організується за функціональною ознакою і охоплює ділянки, наведені на рис. 11: облік основних засобів (АРМ-УОС), облік матеріальних цінностей (АРМ-УМЦ), облік праці і заробітної плати (АРМ-УТЗП), облік готової продукції і її реалізації (АРМ-УГПР), облік фінансово-розрахункових операцій (АРМ-УФРО), зведений облік та складання звітності (АРМ-баланс) та інші форми звітності.
З рис. 11 видно, що всі АРМ пов'язані з базою даних центрального сервера. Інформаційна зв'язок АРМ показана пунктирною лінією (передача файлу бухгалтерських записів) для ведення АРМ-УФРО і АРМ-балансу і інші форми бухгалтерської (фінансової) звітності.
Залежно від обсягу робіт і загального числа комп'ютерів на одному робочому місці можуть вирішуватися завдання кількох розділів обліку. Можливий і інший варіант, коли один розділ обліку буде розподілений між декількома робочими місцями. Наприклад, розрахунки по заробітній платі можуть бути розбраті розділені по декількох робочих місць, на кожному з яких виконується обробка даних одного підрозділу (цеху, бригади і т. П.).
Подальше вдосконалення автоматизованої обробки інформації має відбуватися в поглибленні інтегрованої технології, що дозволяє вирішувати завдання бухгалтерського (фінансового) та управлінського обліку , Податкового обліку, економічного аналізу , Внутрішнього і зовнішнього аудиту в умовах створення єдиної бази даних автоматизованої системи управління господарюючого суб'єкта.
В цьому випадку бухгалтерський облік виступає в якості окремої підсистеми.
Впровадження АРМ дозволяє використовувати безпаперову технологію бухгалтерського обліку. Наприклад, немає потреби в щомісячній роздруківці більшості облікових регістрів, їх можна переглядати на дисплеї.
На погляд автора, в умовах функціонування АРМ форму бухгалтерського обліку необхідно називати "електронної".