Журнал реєстрації вхідних документів: зразок і правила складання

1. Основні правила реєстрації кореспонденції
2. Обов'язкова реєстрація всіх вхідних і вихідних ділових документів
3. своєчасність фіксації
4. однократность реєстрації
5. Унікальність реєстраційного номера документа
6. Види журналів реєстрації
7. Основні правила заповнення та зберігання
8. Зміст і характеристика граф

Протягом робочого часу через канцелярську службу підприємства проходить безперервний потік інформації у вигляді листів, телеграм, e-mail-повідомлень, заяв та інших видів кореспонденції. Щоб уникнути можливого хаосу в роботі з діловими паперами, в практиці документообігу використовується журнал реєстрації вхідних і вихідних документів. У журналі міститься інформація про надходить або вихідної кореспонденції та її подальшому розподілі.

Згідно зі Стандартом ГОСТ 2007 року «Управління документами. Загальні вимоги », головне призначення реєстрації документа полягає в доказі того, що він існує і включений в систему управління документами. Це дозволяє уникнути непорозумінь в ситуації необґрунтованих претензій з приводу отримання кореспонденції з боку бізнес-партнерів, клієнтів, офіційних інстанцій і ін.

Грамотне і систематичне ведення журналу дозволяє здійснювати облік, систематизацію та подальшу обробку вхідної та вихідної кореспонденції. Даний журнал - обов'язковий управлінський елемент будь-якого підприємства або організації.

Основні правила реєстрації кореспонденції

завантажити зразок журналу реєстрації документів.

Обов'язкова реєстрація всіх вхідних і вихідних ділових документів

Будь-яке письмове повідомлення, що має відношення до роботи підприємства, що вимагає розгляду і відповіді адресату, підлягає обліку в системі діловодства. При цьому не має значення спосіб доставки або відправлення даного документа: поштою або особисто.

Існує величезна кількість видів вхідних і вихідних документів: листи, телеграми, пояснювальні та службові записки, накази, розпорядження, протоколи, заяви, довідки та ін. Однак серед даного масиву є і види кореспонденції, що не підлягають обов'язковій реєстрації (що не відносяться до ділової стороні діяльності організації).

Це особисті листи, адресовані співробітникам фірми; анонімні повідомлення; вітальні телеграми; запрошення на неофіційні заходи; рекламні буклети і листівки; газети і журнали; документи від юридичних осіб без підписів, печаток, реквізитів; бухгалтерська документація без супровідних листів.

своєчасність фіксації

Реєстрація листів відбувається строго в день надходження в секретаріаті або канцелярії організації. В обов'язковому порядку вказується день, місяць, рік приходу кореспонденції. Це дозволяє не тільки підтримувати порядок під час роботи з повідомленнями, але і в подальшому мати інформацію про термін давності документа.

однократность реєстрації

Вхідної чи вихідної лист реєструється тільки один раз. Так, якщо документ зафіксований один раз у діловода, то його повторної реєстрації в іншому відділі бути не повинно. Якщо необхідно врахувати документа в іншому журналі, проставляється той же порядковий номер, що і в основному журналі реєстрації і ставиться «дріб 1», наприклад, «№ 352/1». Якщо документ надійшов до організації різними способами (спочатку по факсу або шляхом ськана по e-mail, а потім і у вигляді оригіналу поштовим відправленням), то необхідно виключити дублювання інформації.

Унікальність реєстраційного номера документа

Кожному документу присвоюється власний реєстраційний номер, згідно з яким в подальшому відслідковуються будь-які дії з ним. Журнал реєстрації також дозволяє диференціювати кореспонденцію за ступенем значущості: якщо лист важливе, йому присвоюється особлива відмітка, завдяки якій її відразу може побачити в журналі не тільки секретар, а й керівник підприємства.

Після реєстрації документи сортуються і передаються внутрішнім адресатам на підприємстві з метою якнайшвидшого вирішення зазначених в листах питань. Відповідальним за реєстрацію документів, як правило, призначають секретаря, діловода або співробітника з відділу секретаріату.

Види журналів реєстрації

Форма журналу реєстрації вхідних і вихідних документів нормативно не встановлена, тому кожна організація визначає її самостійно. В даний час в діловодстві прийняті паперовий і електронний види фіксації документів, які мають свої переваги і недоліки, а також доречність використання на кожному конкретному виробництві.

Реєстрація документів в журнальній формі за допомогою паперового носія (журналу) - перевірений і надійний спосіб ведення документообігу. Однак він підходить для невеликих організацій з кількістю вхідних документів не більше декількох сотень на рік. Якщо мова йде про велике підприємство, то використання паперового журналу створюватиме труднощі при пошуку документів серед їх величезної кількості. В цьому випадку зручний електронний журнал.

Електронний журнал дозволяє систематизувати і зберігати великий об'єм інформації, що надходить.

Автоматизована система реєстрації фіксує одночасно і письмові, і електронні документи, відправлені на ім'я закладу. Для реєстрації документів використовуються програми Word і Excel, комп'ютерні файли з розширеннями xls, doc, docx. За допомогою електронного журналу можливі пошук, сортування інформації, застосування різних фільтрів. Доступ до електронного журналу можуть мати або всі співробітники підприємства, або спеціально підготовлені кілька людей.

При очевидних перевагах електронного способу реєстрації, існує ймовірність спотворення будь-якої інформації про документ через можливих збоїв в роботі обладнання. Також не можна виключати і несанкціонований доступ до важливої ​​інформації. У цьому плані використання паперового журналу більш надійно і дозволяє зберігати особливо цінні документи. Крім того, не у всіх підприємств достатньо ресурсів для впровадження системи електронного документообігу.

Основні правила заповнення та зберігання

За зовнішнім виглядом журнал реєстрації вхідної та вихідної документації являє собою зошит або канцелярську книгу формату А4, виготовлену друкарським способом. Для кращого збереження документів при заповненні рекомендується застосування кулькових ручок синього і чорного кольорів.

У день надходження в організацію журнал реєструється з присвоєнням унікального номера. На титульному аркуші вказується назва організації, фіксується дата відкриття і, в подальшому, закриття журналу. Журнал пронумеровується (нумерація наскрізна і щороку починається заново, при цьому записи тривають в тому ж журналі).

На наступних сторінках розміщується інформація про осіб, відповідальних за прийняття документів (ПІБ, посада, період роботи і підпис). Реєстрація документів починається зі сторінки «4» журналу.

Журнал не є документом суворої звітності. Він зберігається в архіві протягом 5 років, не прошивається і не нумерується.

На підприємствах здійснюються централізований і децентралізований види реєстрації документів. У першому випадку - це єдиний загальний журнал, який використовується в масштабах всього підприємства або організації. Другий вид уражає великого підприємства (кілька тисяч чоловік): журнал реєстрації вхідних і вихідних документів є в кожному підрозділі і зберігається у секретаря керівника відповідного відділу.

Правила роботи з вхідними документами і здійснення їх реєстрації в 1С: Документообіг розглянуті в наступному відеоматеріалі:

Зміст і характеристика граф

Так як не існує шаблону даного журналу, то кожна організація має право сама обирати форму його заповнення, визначати число і найменування стовпців в ньому. Класичною формою вважається вказівку унікального номера документа, дати його проходу і короткого опису. Ці параметри вже дозволяють включити кореспонденцію в систему управління документами. Наявність інших граф залежить від специфіки конкретної організації.

Можна порекомендувати наступну структуру журналу реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції:

1. Реєстраційний номер.
2. Дата отримання.
3. Відправник (кореспондент).
4. Одержувач (адресат).
5. Вид документа.
6. Зміст.
7. Виконавець.

Реєстраційний номер складається з декількох цифр і букв (вказується і на самому документі).

Дата отримання: день, місяць, рік входження або відправлення документа.

Відправник (кореспондент) - автор документа, той, хто його відправляє. Для юридичної особи обов'язкова вказівка ​​назви організації.

Одержувач (адресат) - співробітник або підрозділ, для якого призначений документ (з відміткою про передачу).

Вид документа означає його функціональну належність.

Зміст документа - короткий опис, що розкриває основну інформацію про нього.

Виконавець - співробітник, делегований для вирішення питань, визначених у документі.

Додатковими графами можуть бути:

• кількість аркушів документа;
• метод його доставки;
• додатки;
• примітки;
• відмітка про виконання;
• резолюція.

В електронному журналі на кожен окремий масив документів створюється власний файл. Використовуючи функції «Знайти» і «Фільтр», можна знайти інформацію про цікавить документі по заданих параметрах (дата, номер, зміст і т.д.). Як правило, електронний журнал не роздруковується, за винятком необхідності отримання підпису виконавця для доказів надіслання йому конкретного документа.