Зразок виписки з штатного розкладу

1. Штатний розклад
2. виписка
3. Правила складання виписки
4. Відповідність виписки оригінальному розкладом
5. зразок заповнення
6. питання
7. Хто може запитувати виписку з штатного розкладу
8. Чи потрібно вказувати структурний підрозділ в штатному розкладі
9. Чи можна вказувати в штатному розкладі вакантні посади
10. Яка процедура складання штатного розкладу і виписки в філіях

Перш за все, необхідно розібратися з термінами. Виписка - це документ, оформлений в установленому порядку з точним відтворенням частини документа, з якого вона робиться. Виписку роблять в тому випадку, якщо копію документа недоцільно з яких-небудь причин видавати на руці запитуючої сторони.

Штатний розклад - це внутрішній документ, за кадровим складом, що відображає відомості про структуру, склад і штатні одиниці в кількісному вигляді по всій організації, і природно, ставки і Фонд заробітної платні . Штатний розклад вводиться наказом по організації. Традиційно його складають не більше ніж на рік.

Штатний розклад

Уніфікована форма штатного розкладу Т-3 (постанова Держкомстату Росії від 06.04.2001 р № 26). Ця форма необов'язкова до застосування в організації, але в той же час має всі необхідні реквізити, легка в заповненні і використанні на практиці.

Штатний розклад по формі має наступні вимоги до заповнення:

1. Обов'язкові реквізити, або шапка документа. Ця частина документа повинна містити: назву підприємства, короткі реквізити, номер, дату складання і затвердження, вказано термін.
2. Основна частина. Складається з наступних граф для заповнення: найменування та код структурного підрозділу; посаду або кваліфікація працівника; штатні одиниці в кількісному складі; тарифні ставки, надбавки і всього; примітки.
3. Підпис, посада та ПІБ.

виписка

Немає чітких правил для виписок з будь-яких документів. Тому слід спиратися на вимоги до заповнення уніфікованої форми штатного розкладу і на загальні вимоги виписки з документа.

Порядок складання виписки з штатного розкладу:

1. У виписці повинні бути відтворені всі реквізити штатного розкладу, тільки перед «найменуванням документа» ставиться слово «виписка». Приклад, замість слова «Штатний розклад», пишеться «Виписка з штатного розкладу».
2. Обов'язково повинна містити реєстраційний номер і дату оригінального документа - штатного розкладу, але ні в якому разі, дату виписки і її номер.
3. Керівник, який стверджує розклад, не підписує виписку. В кінці виписки прописується посаду, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала саме штатний розклад.
4. Виписка з будь-якого документа прирівнюється до копії звичайного документа. Для додання виписці легітимності її завіряються печаткою і ставлять позначку про завірення копії документа.

Правила складання виписки

Організація зазвичай регламентує правила складання виписки своїми локальними актами. Найчастіше виписку складають на бланку підприємства. Якщо вступна частина в документі відсутній, то пишуть потрібний фрагмент, наприклад, НАКАЗУЮ і т.д.

Також багато рекомендують писати між посадою і П.І.Б. слово підпис, хоча така рекомендація не закріплена ні в жодному нормативному документі, і по суті, можна вважати її зайвою, тому що будь-який документ реєструється тільки після його підписання.

Відповідність виписки оригінальному розкладом

Якщо виписка з штатного розкладу буде використовуватися виключно всередині підприємства, то завіряти її печаткою не слід.

Слід знати, якщо виписка складається з декількох листів, то годі й завіряти кожен лист печаткою і написом, а скористатися особливим порядком запевнення: всі аркуші зшиваються між собою, на останньому аркуші (на звороті) пломбується нитку і ставитися напис такого змісту: «Правильно. Всього прошито, пронумеровано та скріплено печаткою __ аркушів », нижче підписується начальником або уповноваженою особою і ставиться печатка. При цьому частина відбитка печатки повинна захоплювати пломбу.

зразок заповнення

1. Шапка документа повинна містити найменування документа і дату його видання: «Виписка з штатного розкладу за 01 лютого 2015 г.»
2. Найменування організації яка видала виписку: «ТОВ« АБВГ ».
3. Далі, заповнюються графи в точній відповідності зі штатним розклад:
   • Структурний підрозділ: «Адміністрація».
   • Код, при наявності: «001».
   • Посада: «Директор з виробництва».
   • Кількість штатних одиниць: «1».
   • оклад ( тарифна ставка ), Руб .: «10000».
   • Надбавка, при наявності: «5000».
   • Місячний фонд заробітної плати, руб .: «15000».
   • Примітки.
4. Посада, і розшифровка підпису (ПІБ).
5. Засвідчувальний «мокра» печатка і напис.

бланк виписки з штатного розкладу в форматі MS Word.

питання

Чи потрібно вказувати П.І.Б. ��півробітника? Штатний розклад суто знеособлений документ. У ньому не пишеться прізвище співробітників, так як співробітник може звільнитися. Штатний розпис містить інформацію тільки про посади і окладі. Працівник призначається на посаду, на підставі штатного розкладу. Теж стосується виписки, в ній не вказується прізвище та ініціали співробітника.

Хто може запитувати виписку з штатного розкладу

Виписку можуть запросити перевіряючі органи. В такому випадку виписка повинна бути оформлена за всіма правилами. На підставі норм ст. 62 ТК РФ співробітник будь-якої організації має право запросити виписку через письмовий запит.

При видачі, виписка повинна містити виключно відомості тільки про його посади та належних виплат. Відомості про інші співробітників в такій виписці не вказуються і не допускаються на підставі положень ст. 88 ТК РФ, в якій гарантований захист персональних даних в частині її передачі.

Виписку може направляти в структурні підрозділи головного підприємства. Зазвичай головне підприємство формує і затверджує штатний розклад, потім розсилає виписки по своїх підрозділах.

Чи потрібно вказувати структурний підрозділ в штатному розкладі

Якщо перевіряючі органи, запитують виписку з розкладу, то вони дивляться не тільки оподатковувану базу, а й структуру підприємства. Штатний розклад чітко повинно відображати структуру і підпорядкованість, яка існує на підприємстві. Структурний підрозділ також має фігурувати в виписці.

Чи можна вказувати в штатному розкладі вакантні посади

Відповідь однозначна не тільки можна, а й треба. Насправді не можна прийняти людину, якщо немає вакантної посади.

Така форма не має багатьох граф, які хотіли б бачити підприємства. Але форма Т-3 має лише рекомендаційний характер. Тому якщо треба внести зміни, вносите. Наприклад, якщо використовується «вилка» окладів, то її можна внести, що також відображається у виписці.

Яка процедура складання штатного розкладу і виписки в філіях

Якщо підприємство має структурні підрозділи, без створення юридичної особи, то все зрозуміло, штатний розклад єдине і виписки з нього розсилаються по підрозділах. Але якщо підприємства має філії або представництва, то підприємство має право вирішувати це питання самостійно.

В установчих документах або в довіреності направо управління філією, зазвичай відображається така інформація. Тобто і виписка створюється з цих міркувань, якщо підрозділ самостійно в створенні штатного розкладу, то воно і видає виписку. Якщо розклад створюється головним підприємством на всі підрозділи, то виписку воно і видає.