Практика ОМК зі створення електронного архіву технічної документації
«Основними завданнями для всіх без винятку дивізіонів ми бачимо подальше підвищення конкурентоспроможності через оптимізацію виробничого циклу, створення нових продуктів і, звичайно, скорочення витрат», - зазначає заступник голови ради директорів Об'єднаної металургійної компанії (АТ «ОМК») Володимир Маркін.
До витрат виробництва відносяться і витрати на утримання архівів підрозділів. Витрати підприємства, як і площі таких архівів, постійно зростають. Погіршує ситуацію відсутність централізації і автоматизованого обліку. Падає швидкість доступу до інформації, ускладнюється її зберігання та використання. Тут-то і доводиться керівництву замислюватися про способи зниження витрат і підвищення ефективності документаційних процесів. В АТ «ОМК», в одному з найбільших вітчизняних виробників металопродукції, такий спосіб знайшли.
«ОМК - це великий холдинг, левова частка загального документообігу якого становить технічна документація з тривалим терміном зберігання. Раніше всі оригінали зберігалися в підрозділах, що сильно ускладнювало пошук і доступ до документів. З метою оптимізації цього процесу ми провели дослідження, яке показало, що порядок зберігання документів в компанії не систематизований: в підрозділах не дотримуються терміни зберігання, відсутній належний облік і реєстри збереженої документації, не визначені відповідальні виконавці. У зв'язку з цим було прийнято рішення передати оригінали технічної документації на зберігання в центральний архів підприємства, а процес користування документами автоматизувати », - підкреслює начальник Управління справами ОМК Тетяна Філімонова.
Документи на підприємстві є вкрай затребуваними, звичайно, важко дотримати баланс - повинна бути гарантована безпека документів і одночасно необхідно підвищити зручність роботи з ними.
З централізацією зберігання оригіналів все просто, їх можна перемістити в єдиний архів. Площі скоротяться, фізично документи будуть перебувати на одному майданчику. Мабуть, найскладніше систематизувати їх облік та автоматизувати процеси прийняття документів на зберігання. І важливо, щоб архівна служба «немає над златом чахнула», а мала можливість оперативно надавати ці документи по всій територіально-розподіленої структурі холдингу. Іншими словами, всі зацікавлені користувачі повинні мати доступ до проектно-кошторисних, конструкторських і експлуатаційних документів в будь-який момент часу. Тоді таку автоматизацію можна вважати ефективною.
У компанії був успішний досвід автоматизації загального центру обслуговування (ОЦВ) фінансового обліку. Завдяки реструктуризації бухгалтерського підрозділу та впровадження сучасних технологій вдалося істотно скоротити витрати і підвищити ефективність бухгалтерії. На даний момент документи надходять в єдину бухгалтерію з усіх виробничих майданчиків АТ «ОМК» в уже відсканованому вигляді, папір відразу вирушає в архів. Прийняття до обліку в ERP-системі виробляється на основі скан-копій, які складаються в спеціалізовану систему електронного архіву. Електронний архів забезпечує надійне зберігання і швидкий доступ до всієї фінансової документації, як для фахівців підприємства, так і для контролюючих органів. Причому пошук і перегляд документів може здійснюватися безпосередньо з ERP-систем, з якими електронне сховище інтегровано.
Тому в ОМК вирішили піти за схожим шляху і впровадити систему електронного архіву технічної документації, яка крім зберігання і доступу до електронних документів дозволить автоматизувати процеси передачі документів до архіву - як в паперовому, так і в електронному вигляді.
Безумовно, просто взяти і скопіювати систему не можна, тут будується зовсім відмінний від бухгалтерії бізнес-процес. Необхідно враховувати особливості роботи з технічною документацією, її класифікацію та структуру. Потрібно розуміти, що такий архів буде затребуваним. Тому потрібно зручна система пошуку, проведення експертизи оптимальної структури зберігання. До архіву будуть звертатися фахівці різного рівня, нікуди не піти від розробки своєрідної рольової моделі доступу до інформаційних об'єктів.
В цілому особливості конструкторської та проектної документації полягають в необхідності візуального перегляду документа. Тому система повинна підтримувати відображення різних форматів файлів, інтерфейс для роботи з електронними копіями повинен бути зручним і зрозумілим. Багато уваги слід приділити безпеки інформації, захисту даних і версійності, а також питань довготривалого зберігання. Слід не забувати про інтеграцію і синхронізації з довідковою інформацією з зовнішніх інформаційних систем.
В ідеалі потрібно впровадити таке рішення, щоб не думати про папері, а працювати тільки з електронними ресурсами, тим самим забезпечивши збереження оригіналів.
Так що в підсумку система вийшла досить кастомной, фактично - це абсолютно новий проект. Само собою, питання впровадження коробкового рішення навіть не розглядалися.
Як зауважує Тетяна Філімонова, «ОМК вже використовує в своїй роботі електронний архів від ЕЛАР. Тому при впровадженні електронного архіву технічної документації було прийнято рішення про продовження співпраці саме з цим розробником ».
Електронний архів технічної документації ОМК побудований на вітчизняній ECM-платформі ЕЛАР Контекст (Реєстр вітчизняного ПО рег. № 4144), яка повністю відповідає всім необхідним вимогам з безпеки і продуктивності.
Перший етап впровадження почався з установки системи на одному з підприємств ОМК - Виксунськом металургійному заводі. У стислі терміни було вироблено розгортання електронного архіву та його залповое наповнення затребуваною частиною ретрофонда. Після чого система планомірно допрацьовувалася і розширювалася.
«Методика швидкого старту і гнучкість самої платформи Контекст дозволяють нам розбивати впровадження на кілька етапів і в найкоротші терміни забезпечувати замовника працездатною і наповненою системою. На першому етапі розгортається базова конфігурація і наповнюється документами. Користувачі мають можливість працювати в системі на всіх етапах впровадження. До моменту здачі проекту, коли реалізований весь необхідний функціонал, замовник отримує «живу» і експлуатований систему. Важливо, що за цей час до неї звикають користувачі і таку систему набагато простіше розвивати і підтримувати », - зазначає керівник напрямку по роботі з промисловістю корпорації« ЕЛАР »Максим Іваненко.
В електронному архіві реалізовані функції версійності, швидкий пошук і зручний перегляд документів. Впроваджено рубрикація для пошуку документів за класифікаторами обладнання та продукції, що випускається, які були перенесені з системи SAP TOPO і MDM.
Пошук за рубрикатором
Синхронізовані довідники співробітників і підрозділів, що зберігаються в SAP HR. Крім SAP проведена інтеграція з системою електронного документообігу WSS Docs в частині міграції довідників і пошуку зберігаються в електронному архіві документів з інтерфейсу СЕД.
Архівісти вирішили свої проблеми: автоматизували реєстрацію та облік технічної документації. Тепер в архіві повний порядок, всі документи приймаються за описом, яка зводиться в системі електронного архіву та для електронних, і для паперових документів. Паперові документи скануються. Реквізити та електронні копії документів потрапляють в систему, а папір на стелажі. Таким чином, реалізовано і поточне наповнення електронного архіву.
«Електронний архів дозволив знизити ризики розкрадання документів і на 30% скоротити трудовитрати по зберіганню, обліку, пошуку та підбору документації. Поряд з цим, за рахунок вивільнення площ, зниження витрат на оренду, купівлю паперу і картриджів, економії на обслуговуванні техніки, істотно скоротилися фінансові витрати на утримання паперового архіву », - коментує Тетяна Філімонова.
Варто відзначити, що консолідований електронний архів - це і підвищення ефективності виробничих процесів. Безпосередньо на виробничих майданчиках фахівці отримують оперативний доступ до документації в електронному вигляді. Вони забезпечені можливістю колективної роботи з документами і підбору інформації, що називається, на місцях. Канули в лету довгі запити на надання паперових документів - все необхідне є в системі.
Інтерфейс системи електронного архіву
«Швидкість доступу до документації збільшилася на 99% - з 8 робочих годин до 5 хвилин. Досягнуто найголовніший ефект - підвищилася доступність інформації. Звичайно, ми зацікавлені і в подальшому розвитку системи », - зазначає Тетяна Філімонова.
До розвитку можна віднести тиражування системи на інші підприємства ОМК. Що, власне, можна вважати однією зі складових загальної ІТ-стратегії компанії.
Проект по впровадженню електронного архіву технічної документації ОМК досяг поставлених компанією цілей. Багато російські підприємства промисловості також зацікавлені у вирішенні подібних завдань. Звичайно, автоматизація роботи з технічною документацією - це багатогранне питання. У кожної компанії своє бачення і унікальні потреби. Проект впровадження електронного архіву на окремо взятому підприємстві не буде схожий на інші подібні рішення. Але все-таки концепція здешевлення паперових документів за допомогою електронного архіву виглядає найбільш ефективною.