Регламентація діловодства та підвищення ефективності документообігу в спортивно-освітніх установах читати онлайн або завантажити безкоштовно

Нормативно-методичне регулювання діловодства дозволяє грамотно організувати систему діловодства і документообігу в цілому по організації. Без знання нормативно-методичної бази діловодства неможливо:

• правильно створити і оформити документи, надавши їм юридичну силу;
• організувати документообіг;
• забезпечити зберігання та використання документів в поточній діяльності.

Нормативно-методична база діловодства - це сукупність законів, нормативних правових актів та методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх обробки, зберігання та використання в поточній діяльності організації, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення і деякі інші аспекти.

Нормативну базу діловодства складають:

• законодавчих актів Російської Федерації у сфері документації і інформації;
• укази і розпорядження Президента України, постанови Уряду Російської Федерації в сфері діловодства;
• нормативні правові акти федеральних органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб, агентств та ін.), які регламентують питання документаційного забезпечення;
• технічні регламенти та національні стандарти в області документаційного забезпечення управління;
• загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;
• уніфіковані системи документації;
• нормативні правові акти, які видаються керівництвом організацій.

Основні нормативні документи Російської Федерації і міста Москви, що регулюють діловодство і порядок документообігу, наведені в Додатку 1.

Введення в поняття «діловодство» та «документообіг»

Перш ніж визначити поняття «діловодство» та «документообіг», пояснимо термін «документ».

Згідно з Федеральним законом від 27.07.2006 №149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» документована інформація (документ) - це зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або в установлених законодавством України випадках її матеріальний носій.

Діловодство (документаційне забезпечення управління) - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Процес управління в будь-якій організації супроводжується інформаційними потоками, які є основою для прийняття рішень, і побудований на роботі з документами, в яких вона фіксується.

Тому діловодство будь-якої організації розглядається сьогодні як найважливіша обслуговуюча функція управління, яка має свої специфічні завдання і повинна виконуватися відповідним структурним підрозділом - службою документаційного забезпечення управління (можливі і інші найменування підрозділу: управління справами, організаційний відділ, загальний відділ і т.п.) .

У невеликих організаціях служба документаційного забезпечення управління як самостійний структурний підрозділ може і не існувати. У цьому випадку роботу з документами виконує секретар керівника або спеціально призначена особа.

Служба документаційного забезпечення управління здійснює:

• функції, пов'язані з документуванням управлінської діяльності:
  • розробка бланків документів і забезпечення їх виготовлення;
  • забезпечення виготовлення документів, копіювання і тиражування документів;
  • контроль за якістю підготовки та оформлення документів, а також за дотриманням встановленої процедури узгодження документів;
• функції, пов'язані з організацією роботи з документами:
  • встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу організації);
  • попередній розгляд документів;
  • обробка вступників та відправляються документів;
  • реєстрація та облік вступників, що відправляються і внутрішніх документів;
  • ведення інформаційно-пошукових систем, організація інформаційно-довідкової роботи по документах;
  • контроль за виконанням документів;
  • систематизація документів, підготовка номенклатури справ, забезпечення зберігання та використання документів;
  • підготовка і передача справ в архів організації, організація роботи архіву організації;
  • забезпечення захисту документної інформації;
• функції, пов'язані з удосконаленням форм і методів роботи з документами:
  • розробка та актуалізація нормативних і методичних документів з діловодства;
  • проведення робіт з уніфікації документів, розробка і впровадження табеля і альбому форм документів;
  • підвищення кваліфікації працівників організації з питань документування та організації роботи з документами;
  • розробка і впровадження нових форм і методів роботи з документами, удосконалення документообігу організації.

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Документи ділять на 3 основні групи:

• вхідні документи (документи, що поступили) - документи, що надійшли в організацію;
• вихідні документи (відправляються документи) - офіційні документи, що відправляються з організації;
• внутрішні документи - офіційні документи, що не виходять за межі підготувала їх організації.

Документопотік вхідних, вихідних і внутрішніх документів різниться.

Внаслідок того що документообіг відображає систему управління, дозволяючи її наочно побачити, аналіз документообігу вкрай важливий для вдосконалення роботи управлінського апарату. При цьому, проводячи аналіз документообігу, як об'єкт дослідження зазвичай розглядають документопо-токі.

Документопотік - це потік документів, що циркулюють між пунктами обробки та створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, фахівцями) і пунктами технічної обробки документів: експедицією, секретаріатом, канцелярією та ін.

Потоки документів діляться на 3 основні групи аналогічно видам документів:

• потік вхідної документації;
• потік внутрішньої документації;
• потік вихідної документації.

Документопотік характеризується наступними основними параметрами:

• вмістом або функціональної приналежністю;
• структурою;
• режимом або циклічністю;
• напрямком;
• об'ємом.

Зміст документопотока характеризується складом документів, що входять в нього, і складом інформації, закріпленої в цих документах.

Структура документопотока описується ознаками, відповідно до яких може бути здійснено класифікацію документів і їх індексація, сформована система науково-довідкового апарату за документами організації. Значною мірою структура документопотоков відповідає функціонально-цільовим призначенням складових його документів.

Режим або циклічність документопотока визначається зміною в часі його інформаційної навантаження. Такі зміни зазвичай пов'язані з циклічністю планування і підведення підсумків роботи, сезонним зменшенням ділової, політичної та управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.

Напрямок документопотока залежить від змісту конкретного технологічного ланки обробки документів: реєстровані і незареєстровані документи, документи, за якими здійснюється і не здійснюється контроль виконання службою документаційного забезпечення управління, і т.д. На напрям документопотока впливає також спосіб оцінки і посвідчення складових цей потік документів: узгодження, затвердження, ознайомлення та інші.

Обсяг документопотока вимірюється фізичним кількістю документів (оригіналів і копій), який може бути конкретизований чи доповнений об'ємом міститься в документах інформацією, вираженою в листах, знаках, кількості доручень, виконавців і т.д.

Кількість документів всіх потоків становить обсяг документообігу організації.

Обсяг документообігу - це кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею за певний період.

Величина документообігу потрібна для:

• розрахунку необхідної чисельності служби документаційного забезпечення управління;
• розрахунку ефективності застосування засобів механізації та автоматизації діловодства;
• визначення завантаженості діловодного персоналу, в тому числі секретаря керівника і секретаря (діловода) структурного підрозділу.

В цілому, обсяг документообігу показує завантаженість всього управлінського апарату, тому що всім його працівникам доводиться мати справу з документами.

Етапи роботи з вхідними, вихідними і внутрішніми документами наведені на малюнку 1.

Документообіг вхідних документів, як правило, включає наступні стадії (етапи):

• первинна обробка документа;
• реєстрація документа;
• розгляд документів (складання резолюції);
• виконання документа;
• контроль виконання документа;
• підшивка документа в справу.

Обробка вихідних документів складається з таких етапів:

• підготовка проекту документа;
• узгодження проекту документа;
• підписання (затвердження) проекту документа;
• реєстрація документа;
• відправка документа адресату;
• підшивка другого примірника документа в справу.

Документообіг внутрішніх документів, як правило, включає наступні стадії (етапи):

• підготовка проекту документа;
• узгодження проекту документа;
• підписання (затвердження) проекту документа;
• реєстрація документа;
• виконання документа;
• контроль виконання документа;
• підшивка документа в справу.

Поняття, прийняті в діловодстві, встановлені ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення".

Основні визначення наведені в розділі 2.

Малюнок 1. Етапи роботи з вхідними, вихідними і внутрішніми документами