Керівництво з оформлення організаційних документів
- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Принципи складання та оформлення організаційно правових документів
- Види організаційно правових документів
- 1 група.
- 2 група.
- Організаційні документи: діючі ГОСТи
- Вимоги до організаційно розпорядчих документів
- Особливості розпорядчих актів:
Організаційні документи - це комплекс документації, що регламентує всі аспекти діяльності будь-якої компанії. Вони встановлюють порядок її створення і правила роботи, визначають адміністративну структуру, регулюють права та обов'язки співробітників, організують їх працю. Оформлення організаційних документів вимагає знання чинного законодавства. Тільки при дотриманні всіх існуючих вимог вони будуть мати юридичну силу, необхідної для вирішення конфліктів.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Організаційно правові документи компанії
Організаційно правові документи слугують юридичною основою діяльності компанії. Вони містять обов'язкові для виконання положення, що базуються на нормах адміністративного права, а їх складання і оформлення вимагає юридичної підготовки і знання діючої нормативної бази. При їх складанні і затвердженні важливо дотримуватися всі обов'язкові формальності. Переробка прийнятій редакції тексту здійснюється вкрай рідко: в разі реорганізації фірми або розвитку нового напряму.
Принципи складання та оформлення організаційно правових документів 
Для оформлення більшої частини організаційних документів використовується загальний бланк компанії. Склад обов'язкових реквізитів може варіюватися, але базові правила залишаються незмінними.
Розробка організаційно-правової документації вимагає дотримання наступних принципів:
- Текст повинен бути максимально лаконічним і, при цьому, точним і ясним;
- Не допускається можливість неоднозначного тлумачення;
- Тон викладу повинен бути нейтральним і в той же час переконливим;
- Допускається використання тільки стійких, загальноприйнятих словосполучень і скорочень;
- Текст повинен відповідати вимогам службово-ділового стилю мовлення;
- В основі проекту повинні лежати факти і конкретні реальні пропозиції;
- Проект не повинен дублювати інші організаційно-правові акти та суперечити їм;
- Оформлення має відповідати чинним державним стандартам і законодавчим нормам;
Види організаційно правових документів
У сучасному діловодстві все організаційно правові документи поділяють на дві групи в залежності від їх призначення і сфери застосування.
1 група.
установчі
Лежать в основі правової діяльності юридичних осіб. Створюються в момент утворення компанії і не мають терміну дії. Визначають назва юридичної особи, її місцезнаходження, порядок управління і форму власності. Оформленням таких паперів займається юридична служба, а їх зміст в обов'язковому порядку узгоджується з засновниками. До цього виду відносяться:
Установчий договір
Встановлює порядок діяльності засновників при створенні юридичної особи, визначає умови передачі майна та участі в спільній діяльності, розподіляє прибуток і збитки між учасниками, затверджує статут.
Статут організації
Регламентує порядок утворення установи і його компетенцію, визначає його структуру, встановлює завдання, функції та права, а також порядок її роботи. Для деяких організацій (наприклад, банків) вимоги до змісту та оформлення статуту регламентуються законодавчо. Положення про статутах юридичних осіб різних форм власності містяться в Цивільному Кодексі РФ і відповідних Федеральних законах.
2 група.
організаційні
До цієї групи зараховують документи, що регламентують порядок роботи установи, що організують працю її працівників.
Положення про структурні підрозділи
Даний акт встановлює статус кожного підрозділу, визначає його функції, права, обов'язки і відповідальність.
Штатний розклад
Містить перелік усіх посад організації із зазначенням їх кількості, а також включає відомості про розмір посадових окладів. Оформлення відповідає законодавчо встановленої уніфікованою формою Т-3.
регламент
Даний акт встановлює порядок діяльності керівництва компанії, її колегіального або дорадчого органу. За допомогою регламенту визначають статус керуючого органу, а також порядок планування, підготовки, оформлення, розгляду матеріалів, прийняття рішень і їх доведення до виконавців.
інструкції
Регулюють адміністративні, фінансові, технологічні, науково-технічні аспекти діяльності підприємств, їх структурних підрозділів та посадових осіб
Посадові інструкції
Регламентують правове становище працівника, його обов'язки і відповідальність. Слугують інструментом для оцінки роботи підприємства і використовуються при підборі і розстановці кадрів.
Скачайте документи по темі:
Організаційні документи: діючі ГОСТи
У чинному законодавстві фігурують 2 основних державних стандарту, що регламентують складання та оформлення організаційних документів :
ГОСТ Р 6.30-2003. "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів"
Дія даного стандарту поширюється на всі види службових паперів, включених в УСОРД (Уніфіковану систему організаційно розпорядчої документації). До них належать накази, розпорядження, постанови, рішення, акти, протокол, листи. У ГОСТ Р 6.3-2003 міститься перелік необхідних реквізитів, а також вимоги до їх оформлення і зразки розташування. Крім цього, стандарт визначає вимоги до офіційних бланків і приводить їх зразки. Вимоги стандарту є рекомендованими.
ГОСТ 6.10.5-87 "Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка"
Цей ГОСТ встановлює вимоги до розробки уніфікованих форм документації, з огляду на можливість її подальшої автоматизованої обробки, і виготовлення бланків. Його дія поширюється на будь-які акти, які беруть участь в реалізації функцій управління. Він визначає формат паперу (А3 - 297х420мм, А4 - 210х420мм, А5 - 148х210мм, А6 - 105х148мм), використовуваної при оформленні бланків, розміри службових полів (ліве поле підшивки - 20мм, інші - не менше 10мм), тип і кегль шрифту
(Times New Roman Cyr 13,5 - 14).
Читайте також:
Вимоги до організаційно розпорядчих документів
Організаційно розпорядчі документи фіксують управлінські рішення, адміністративні питання діяльність установи. Вони дозволяють здійснювати основні функції управління, узгоджувати роботу підрозділів. Їх складання та оформлення проводиться з урахуванням рекомендацій ГОСТів. До даної групи належать:
постанови
Приймаються органами колегіального управління для вирішення пріоритетних принципових завдань і встановлення правил поведінки;
накази
Видаються керівником на основі єдиноначальності для вирішення основних та оперативних питань;
Видаються керівником одноосібно для вирішення оперативних питань, обмежені по терміну дії і стосуються вузького кола осіб.
Виносяться колегіальним органом управління з метою розв'язання основних питань в конкретній сфері діяльності.
Довідка
Особливості розпорядчих актів:
- можуть бути спільними, тобто в оформленні беруть участь кілька компаній;
- вступають в дію з дати підписання або дати, зазначеної в тексті;
- можуть мати тривалою дією або носити характер разового доручення;
- потребують обов'язкової реєстрації;
- містять пункт про доведення до виконавців;
- встановлюють термін виконання.
Склад реквізитів організаційно розпорядчої документації
Державний стандарт визначає перелік реквізитів, що використовуються при оформленні організаційних документів. Деякі з них є обов'язковими для додання акту юридичної сили: найменування та код організації, назва базової форми і її код, дата підписання, ідентифікаційний номер, підпис відповідальної особи.
Сукупність реквізитів в повній мірі відображає форму документа. До складу реквізитів, необхідних для оформлення розпорядчих актів, входять:
- Зображення Державного герба РФ;
- Зображення герба суб'єкта РФ;
- Емблема організації;
- Коди компанії по ОКПО і ОКУД;
- Повне найменування відповідно до статуту;
- Довідкові дані (адреса, номери телефонів, номери банківських рахунків, адреса електронної пошти та ін.);
- Найменування виду документа;
- Дата підписання або затвердження;
- Реєстраційний номер;
- Місце складання або видання;
- Гриф обмеження доступу;
- адресат;
- Гриф обмеження доступу до;
- резолюція;
- Заголовок до тексту;
- Відмітка про контроль (термін виконання);
- Основний текст;
- Відмітка про наявність додатків;
- Підпис (найменування посади та П.І.Б.);
- Гриф узгодження;
- Віза;
- Печатка;
- Відмітка про завірення копії;
- Відмітка про виконання;
- Відмітка про надходження;
- Ідентифікатор електронної копії.
Правила оформлення та використання організаційних документів повинні регламентуватися інструкцією з діловодства компанії з урахуванням положень установчої документації; Правом підпису таких службових паперів має одноосібний виконавчий орган (директор або президент). У деяких випадках право підпису надається іншим посадовим особам, що прописується в наказі про розподіл обов'язків.