Документаційне забезпечення: сім кроків, як привести справи в порядок

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Які варіанти організації діловодства можливі?
3. Яку роль відіграє секретар в документаційне забезпечення
4. Яку роль відіграє керівник в документаційне забезпечення
5. Які кроки зробити для оптимізації документаційного забезпечення
6. Крок 2.
7. Крок 3.
8. Далі підведіть підсумки дослідження. На прикладі, розглянутому в статті, вдалося з'ясувати наступне:
9. Крок 4.
10. Крок 5.
11. На цьому етапі в роботу підключають співробітників відділу кадрів. вони:
12. Крок 6.
13. Крок 7.

Документаційне забезпечення діяльності організації на перший погляд здається складним завданням. Але якщо знати алгоритм дій, то все виявиться набагато простіше. Сьогодні ми дамо вам це алгоритм.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Роботу з документами веде кожна організація, навіть якщо в ній немає спеціального структурного підрозділу та секретаря. В цьому випадку документами займаються співробітники різних підрозділів на додаток до основних обов'язків.

Які варіанти організації діловодства можливі?

Підрозділи самостійно ведуть всі процеси від створення до знищення документів. Нерідко процеси і маршрути руху документів в підрозділах не узгоджені між собою. Таке діловодство називають децентралізованим.

Корисна інформація по даній темі міститься в статті «Перші етапи діловодства організації»

В організаціях, де діловодство ведуть в окремих підрозділах, але всі вони підзвітні якомусь центру - наприклад секретарю керівника, ситуація з документами викликає менше складнощів. Це змішана форма діловодства. Але проблема і тут залишається: відсутні співробітники, для яких робота з документами - основний обов'язок. Немає єдиного центру, який курирує діловодство, а обсяг документів з розвитком компанії постійно зростає. Саме тоді виникають думки про необхідність передати всю роботу з документами в одні руки, наприклад секретарю.

Читайте також:

Яку роль відіграє секретар в документаційне забезпечення

Один секретар до пори до часу впорається з потоком документів, але його повноважень недостатньо для контролю за документообігом зростаючої організації, дотриманням процедур і правил документування, а також для впровадження електронних систем управління документами.

Секретар відповідає за оформлення документів і контроль їх виконання по резолюціям керівника. Він не може самостійно налагодити систему документаційного забезпечення управління організацією. Проте саме секретар може ініціювати створення діловодного підрозділу, співробітники якого:

встановлять єдині правила діловодства;

організують контроль за виконанням правил;

спростять пошук документів.

Яку роль відіграє керівник в документаційне забезпечення

Рішення про створення служби діловодства приймає керівник організації. А керівнику важливо обґрунтувати потребу в створенні діловодного підрозділу. Універсальної формули розрахунку вигоди від централізації діловодства немає. Адже в кожної компанії свої нюанси. Однак провести окремі розрахунки і показати директору вигоду на цифрах можна. наприклад:

порахуйте, скільки компанія платить зараз, коли з документами працюють різні співробітники підрозділів, чиї основні обов'язки далекі від діловодства;

порахуйте, в яку суму обходиться обробка одного документа. Для цього потрібно знати, скільки часу витрачає один фахівець на документ в середньому. У масштабах бізнесу ціна одного документа здається смішною. Але якщо її помножити на кількість документів за рік, то напевно ці цифри не надто порадують керівника;

складіть перелік меблів і оргтехніки, які використовують в кожному підрозділі для роботи з документами. Це стандартне офісне робоче місце, а додатково до нього з меблів: стіл для обробки документів, шафа замикаються на ключ дверцятами, відкритий стелаж, сейф. З оргтехніки необхідний потоковий сканер.

Далі організуйте зустріч з керівником на тему: «Вигоди від впровадження єдиної системи документообігу ». До зустрічі з шефом підготуйте Пропозиція про створення нового структурного підрозділу. У ньому перерахуйте головні проблеми поточного стану діловодства в компанії і переваги від переходу на централізовану систему. Будьте переконливі: оперуйте тільки фактами і цифрами.

Отже, керівник погодився створити новий структурний підрозділ. Що далі? Секретар може продовжити роботу зі створення діловодного підрозділу і потім очолити його як керівник.

Додаткові відомості з даного питання ви можете знайти в статті «Документний грамотність управлінського персоналу»

Які кроки зробити для оптимізації документаційного забезпечення

Крок 1.

Отримайте письмову вказівку керівництва

Створення канцелярії - це зміна організаційної структури. Потрібен наказ по основній діяльності (зразок див. Нижче), в якому генеральний директор:

• поставить завдання, призначить відповідального або визначить робочу групу;
• встановить термін виконання завдання і проміжні терміни для звітів;
• доручить співробітникам організації сприяти робочій групі.

Зразок. Наказ про створення канцелярії

Крок 2.

Опишіть поточну ситуацію з діловодством

Вам доручили централізувати систему діловодства. З чого почати? Дослідити і описати поточну ситуацію. Тим більше що на етапі підготовки Пропозиції про централізацію для керівника за підсумками анкетування ви вже ознайомилися зі станом справ.

1. Підготуйте перелік працівників, які продовжать вести діловодство в підрозділах. Централізована система не виключає, а навпаки, підтримує працівників, відповідальних за діловодство. Вони стежитимуть за тим, щоб прийняті правила виконувалися. Приклад результату дослідження см. В таблиці 2 нижче.
   
2. Складіть список локальних нормативних актів з діловодства в підрозділах компанії. Для чого? Ви можете виявити, що, наприклад, регламент з діловодства або навіть номенклатура справ в компанії є. Але про них знає тільки один допитливий секретар віддаленій дирекції. Крім того, ця частина дослідження допоможе виявити галузеві правила щодо поводження з документами. Приклад результату збору інформації див. В таблиці 3 нижче.

Крок 3.

Опишіть маршрути руху документів

Це допоможе проаналізувати і спростити поточний документопоток. Текстовий опис для маршрутизації не підходить. Воно не наочно. Краще складіть схему в доступній вам програмою. Оптимальний варіант - MS Visio. Ця програма спеціально призначена для малювання схем. Якщо компанія невелика і етапів руху документів небагато, то зобразити просту схему допоможе більш звичний Word або Excel.

Приклад схеми маршруту вхідного документа див. Нижче. Зі схеми відразу видно чинники, які гальмують рух вхідного документа:

• секретар генерального директора отримує листи, проводить їх первинний розгляд, а потім сортування. Потім визначає підрозділ, в яке потрібно передати лист;
  
• лист не дійде до підрозділу-адресата, поки не складений список прийому-передачі;
  
• щоб один лист дійшло до виконавця, двоє людей розписуються при його прийомі і передачі один одному.

Схема. Маршрут вхідного документа

Зверніть увагу! Впровадження змін завжди починайте з вивчення поточної ситуації в організації. Це дозволить скласти реальну картину справ, виділити першочергові і другорядні завдання

У нормі до своєї реєстрації вхідний документ проходить три етапи. Це: прийом, первинний розгляд і реєстрація. У нашому прикладі над одним документом до реєстрації виконують п'ять операцій. Це прийом, сортування, складання списку документів для передачі, прийом-передача, реєстрація. У наявності штучне затягування процесу обробки вхідного документа, від якого краще позбутися.

За аналогічною схемою складіть і проаналізуйте маршрути інших документів в організації.

Довідка

Далі підведіть підсумки дослідження. На прикладі, розглянутому в статті, вдалося з'ясувати наступне:

1. в компанії діє п'ять самостійних центрів по роботі з документами;
   
2. частина з них не знає, на підставі яких документів веде діловодство. Інші діють на свій розсуд;
   
3. в компанії діє Інструкція з діловодства, затверджена в 2010 році. Про неї знає тільки один структурний підрозділ;
   
4. підрозділи, працюючи з документами, не довіряють один одному. Прийом-передача документів між ними відбувається під розпис.

Ще по цій темі «Аудит діловодства: залучаємо аудиторську фірму»

Крок 4.

Визначте статус і дайте найменування діловодних підрозділу

Вирішіть, чи буде служба діловодства самостійним структурним підрозділом або це буде група працівників одного з існуючих відділів. Далі визначте підрозділ або військове групи. Канцелярія, відділ діловодства або служба ДОУ? Принципової різниці немає. Невеликий компанії краще вибрати назву «канцелярія». У ній будуть працювати працівники, зараховані в один з існуючих відділів.

Наприклад, відділ з загальних питань може прийняти в штат двох фахівців-діловодів. Вони будуть працювати під керівництвом секретаря генерального директора. Обов'язки новоприйнятих працівників зафіксуйте в посадових інструкціях. Робочі місця організуйте в окремому кабінеті з табличкою «Канцелярія». Надалі в міру розвитку компанії цих працівників можна буде вивести в окремий підрозділ.

Крок 5.

Підберіть персонал майбутньої канцелярії

Варіантів небагато: підберіть співробітників з компанії або найміть нових. Як правило, це рішення залишається за керівником. Секретар тільки висловлює свої рекомендації.

Довідка

На цьому етапі в роботу підключають співробітників відділу кадрів. вони:

1. вносять зміни до штатного розпису та організаційну структуру;
   
2. складають посадові інструкції майбутніх працівників;
   
3. підбирають кандидатів на нові вакансії всередині компанії і за її межами.

Але і секретарю керівника буде чим зайнятися. Наприклад, сформулювати вимоги до кандидатів. Або допомогти кадровикам з розробкою посадових інструкцій.

Щоб визначити кількість працівників відділу діловодства, для орієнтиру можна використовувати формулу НДІ праці. Розрахунок залежить від обсягу документообігу , Тобто кількості документів, зареєстрованих за звітний період. Як правило, беруть цифру за попередній рік. При цьому враховують всі види управлінської документації в компанії. Формула розрахунку має такий вигляд:

де 0,00016 - постійний коефіцієнт. Він відображає середній рівень продуктивності праці працівників діловодства. Д - обсяг документообігу, Р - загальна кількість працівників організації.

Приклад. У компанії з документообігом в 10 000 документів і загальною чисельністю працівників 200 осіб чисельність служби діловодства складе 2 людини:

0,00016 × 10 0000,98 × 2000,1 = 0,00016 × 8318 × 1,7 = 2,3.

В результаті розрахунку рідко виходять цілі числа. Округляти їх слід «в плюс». Якщо у вас значення «3,1», то канцелярії потрібно не три, а чотири фахівці.

На сьогоднішній день це єдина працююча формула.

Крок 6.

Продумайте матеріально-технічне забезпечення канцелярії

Нічого надприродного на перших порах канцелярії не потрібно. Тільки укомплектовані в звичайному порядку робочі місця і стандартний набір програмного забезпечення. Кожне робоче місце оснастите потоковим сканером. А кабінет - шафами для зберігання документів, в тому числі, що замикаються на ключ.

Крок 7.

Розробіть організаційно-правові документи

Нової канцелярії знадобиться Інструкція з діловодства. У ній докладно опишіть процеси створення, руху, використання і зберігання документів з урахуванням особливостей компанії.

Положення про відділ піде в другу чергу. Рештою документами займуться працівники новоствореної канцелярії.

Будь-яке організаційне зміна тягне за собою і незаплановані труднощі. Наприклад, опір з боку працівників в порядку зміни роботи з документами. Щоб знизити негатив, покажіть вигоди від єдиної системи документообігу на конкретних робочих ситуаціях.

Також можуть виникнути складності технічного і психологічного плану, помилки і неточності. Проте, слідуючи обраному курсу і вчасно вносячи корективи, ви створите повноцінно функціонує структурний підрозділ, який самі ж зможете в подальшому і очолити.

Читайте також: