Як писати пояснювальну записку правильно: зразок

1. За яких обставин потрібно писати пояснювальну записку
2. В якій формі і як правильно написати пояснювальну записку
3. Юридичне значення пояснювальних записок
4. Пояснювальна записка по ТК РФ (чи зобов'язаний працівник її писати)
5. Що буде в разі відмови працівника писати пояснювальну
6. Акт про відмову

Протягом життя людині доводиться стикатися з найрізноманітнішими ситуаціями. Не помиляється, як правило, лише той, хто абсолютно нічого не робить.

Коли начальство або інші посадові особи вимагають надати пояснювальну записку, у багатьох починається паніка, що абсолютно марно.

Набагато краще буде заспокоїтися і ретельно продумати складання документа.

Це допоможе викласти суть події не на шкоду собі, а також не виглядати неписьменним дурнем в очах керівництва і колег.

За яких обставин потрібно писати пояснювальну записку

Пояснювальна записка є документом, що описує причини будь - якого вчинку або події, зазвичай негативного характеру.

Найчастіше даний документ застосовується в ході трудових відносин і поділяється на два основних види:

1. Виправдувальний документ, коли подія відбулася з вини співробітника.
2. Роз'яснювальний документ, в разі події з незалежних від людини причин, учасником або свідком якого він є.

Терміни, відведені на надання пояснювальній, встановлені Трудовим Кодексом РФ і складають два робочих дня з моменту вимоги. Тому якщо співробітник засмучений або погано себе почуває, а можливо йому треба зібратися з думками або проконсультуватися з фахівцями, зовсім необов'язково блискавично виконувати вимогу керівництва.

Згідно із законом у автора записки є два дні на її складання.

Підставами, які вимагають письмових пояснень, є:

1. Порушення трудового розкладу і дисципліни (запізнення, прогули і т.д.).
2. Недотримання техніки безпеки і норм охорони праці.
3. Пошкодження, псування або розкрадання майна організації.
4. Аморальну поведінку на робочому місці.
5. Невиконання або неналежне виконання посадових обов'язків.
6. Перебування на службі в стані сп'яніння.

Додаток до записці виправдувальних документів і довідок посприяє пом'якшення покарання.

Так само «пояснювальні» часто пишуться учасниками ДТП, батьками неповнолітніх, які пропустили заняття в навчальних закладах, для надання в правоохоронні та податкові органи.

В якій формі і як правильно написати пояснювальну записку

Законодавством не передбачено чітких вимог до складання цього документа, проте існують загальноприйняті правила, яких автору записки слід дотримуватися.

Якщо на підприємстві немає спеціальних бланків і вимог до складання даного документа, то писати можна в довільній формі.

Оформляється документ на паперовому аркуші формату А-4, може бути написаний від руки або надрукований на комп'ютері, що більш переважно для людей з нерозбірливим почерком.

Даний документ відноситься до розряду ділової переписки, тому при його складанні рекомендується дотримуватися сухого канцелярського стилю, без недоречного гумору.

Спочатку в верхньому правому куті необхідно заповнити «шапочку» документа, із зазначенням кому вона адресована і від кого, потім слідує назва документа і тільки потім викладається сама суть, що складається з трьох основних частин:

1. Фактичне опис події, тобто що саме сталося і коли.
2. Причини і обставини події.
3. Ставлення автора до ситуації, визнання / невизнання ним вини, згода або незгода понести покарання, висновки на майбутнє.

На закінчення ставиться автограф з розшифровкою (ПІБ) і дата складання записки.

При оформленні письмових пояснень важливо підібрати потрібні слова з користю для себе. Наприклад, слово «прогуляв» підійде набагато менше, ніж фраза «не зміг з'явитися».

Юридичне значення пояснювальних записок

зобов'язує керівника перед прийняттям рішення про ступінь винності і міри покарання працівника отримати його письмові пояснення, які неодмінно повинні враховуватися в процесі службового розслідування.

Пояснювальна записка наділена великим юридичним значенням, адже вона дозволяє:

• об'єктивно і всебічно оцінити ситуацію;
• виявити винних у події;
• вжити заходів щодо попередження подібної ситуації в майбутньому;
• виключити подальші трудові спори, засновані на спотворенні фактів;
• справедливо покарати (або скасувати покарання) винного.

Для надання керівнику юридично цінного документа необхідно дотримуватися всіх правил і норми при його оформленні. Доказової сили з юридичної точки зору записка не має і носить інформаційний характер.

Як написати пояснювальну дізнайтеся з відео.

Пояснювальна записка по ТК РФ (чи зобов'язаний працівник її писати)

В сказано, що перед ухваленням рішення про дисциплінарне стягнення (ДВ) керівник повинен зажадати у співробітника пояснювальну записку, але в якій формі вимагати там не вказано. Тому, в разі значного порушення, особливо доведення справи до судового розгляду, рекомендується викласти запит письмово.

Це послужить доказом у дотриманні порядку ТК і в тому, що пояснення керівником були дійсно затребувані. Якщо на підприємстві не прийнято уніфікованих форм діловодства, то вимога пояснення викладається у вільній формі.

Надавати пояснення письмово - це право співробітника, а не службовий обов'язок, і ніхто не може примушувати його до цього. Однак відмова від складання записки не стане перешкоджати застосуванню покарання.

ДР повинна застосуватися до співробітника протягом місяця з моменту події і не повинно застосовуватися після закінчення півроку від цієї дати. Причому, період відсутності працівника через хворобу або через чергової відпустки виключається з цих термінів.

Будь-яке негативне подія на підприємстві повинно актувати, дата оформлення акта і буде вважатися моментом події. Якщо порушення було виявлено в результаті інвентаризації або будь-якої іншої перевірки, на застосування ДВ відводиться до двох років від дати його здійснення.

До будь-якого порушення допустимо застосувати стягнення тільки один раз.

Не погодившись з рішенням про покарання, підлеглий наділений правами його оскаржити, звернувшись до комісії з вирішення трудових спорів або в держ. інспекцію праці.

Що буде в разі відмови працівника писати пояснювальну

Підлеглий має право відмовитися від надання пояснень, причому покарання і ДВ за це не передбачається. Керівництво не має права примушувати і примушувати підлеглого оформляти записку. Однак подібний опір не звільняє службовця від відповідальності за «пояснене» порушення.

У подібному випадку керівником складається акт про відмову працівника надати письмові пояснення, підписаний двома свідками.

Отже, запросити пояснювальну записку - обов'язок керівника, написати або відмовитися від її складання - право працівника. Відмова жодним чином не може розцінюватися як дисциплінарного проступку або порушення ТК.

Відмовитися від складання документа можна, але не зовсім розумно. Сховавши «голову в пісок» проблеми не вирішити, і велика ймовірність погіршення ситуації.

Горде мовчання в цьому випадку може бути розцінено так, як ніби проступок працівником здійснений навмисно і навмисне через норовливого характеру. Пояснення з доданими доказами невинуватості або поважних причин допоможуть згладити ситуацію і уникнути стягнень.

Якщо відносини натягнуті до межі і розгорівся конфлікт, обом сторонам рекомендується убезпечити свою позицію. Роботодавцю складанням письмового запиту пояснень, підлеглому - їх наданням у визначений термін, бажано завізувати або зареєструвати другий примірник і залишити собі.

Зразок пояснювальної записки про недостачу можна знайти на нашому сайті.

Про службовій записці на преміювання співробітника у статті . Порядок складання, основні вимоги.

Щодо оподаткування податком накопичувальної частини пенсії в 2016 році тут .

Акт про відмову

У ситуації, коли співробітник категорично відмовляється писати пояснення, складається акт на підставі даного факту. Правильне оформлення цього документа визначає ступінь його юридичної значимості.

При оформленні акта використовується спеціальна форма, прийнята підприємством або встановлена ​​вимог ДСТУ.

Обов'язковими до вказівки є певні реквізити:

1. Назва організації.
2. Правильний заголовок (вид та найменування документа).
3. Дата і місце складання.
4. Реєстраційний номер документа.
5. Підписи керівника, двох членів комісії, яка складає акт.
6. Гриф затвердження (лише при необхідності).

У документі обов'язково вказується порушення, яке відмовився пояснювати працівник і причини відмови. Чи не бажав давати пояснення співробітник повинен ознайомитися з актом під розпис.

У співробітника є два робочих дня на надання записки, і тільки по їх закінченні може бути складений акт про відмову від пояснень.

Пояснювальна записка не є смертним вироком і незаперечним доказом провини. При її написанні варто закликати на допомогу всілякий дар переконання в своїй правоті чи каяття, і швидше за все «грозові хмари» над робочим місцем благополучно розвіються, чого і залишається всім побажати.