Електронний архів підприємства: як це робиться

1. Для більшості підприємств доцільним вирішенням проблеми організації роботи з великими обсягами документів...
2. Експертиза і масове сканування
3. Індексація документів
4. Наповнення електронного архіву
5. Створювати самостійно або замовити?
6. Ефективність і колір
7. Переваги електронного архіву

Для більшості підприємств доцільним вирішенням проблеми організації роботи з великими обсягами документів є створення електронного архіву. Реалізація цього проекту вимагає значних інвестицій і високої компетенції.

Для більшості підприємств доцільним вирішенням проблеми організації роботи з великими обсягами документів є створення електронного архіву. Реалізація цього проекту вимагає значних інвестицій і високої компетенції.

Впровадження інформаційних технологій в усі сфери людської діяльності ознаменувався не тільки очевидним зростанням ефективності, а й висвітило вже давно потребують вирішення проблеми, які пов'язані із застарілими технологіями організації господарських і виробничих процесів на підприємствах. До таких проблем належить і парадоксальна на перший погляд проблема неухильного зростання обсягів паперових документів.

Дана проблема типова практично для всіх підприємств, незалежно від їх роду діяльності, форми власності та галузевої належності. Якщо для промислових підприємств і науково-дослідних установ найбільш властиві великі обсяги конструкторської, технічної та технологічної документації, то наявність організаційно-розпорядчої документації, бухгалтерської звітності та документів по кадровому обліку характерно для будь-якого підприємства. Частина цієї документації зберігається з «докомпьютерной ери», інша частина утворилася в результаті існуючої нині системи обліку і звітності, яка наказує зберігати документацію в архівах протягом певного терміну.

Кожному підприємству доводиться вирішувати проблеми впорядкування документів: їх брошурують в тому і папки, впроваджують системи картотек. Але навіть при наявності організованої системи зберігання документів ні їх збереження, ні тим більше швидкий пошук і оперативне отримання доступу до необхідного документу не гарантується. Все частіше через складність доступу до паперових архівів збільшується час пошуку документів і, як наслідок, вимушених простоїв окремих виконавців і цілих підрозділів.

Доцільним для більшості підприємств вирішенням проблеми організації роботи з великими обсягами документів є переклад затребуваною частини (а краще - всією) документації підприємства в електронний вигляд і створення електронного архіву. Саме електронні архіви стають необхідними умовами ефективної інформаційної підтримки роботи підприємства в XXI столітті.

Професійна система управління електронним архівом інтегрується в діючу інформаційну систему підприємства (наприклад, ERP-систему). Надалі електронний архів може стати єдиною основою всіх інформаційних систем підприємства (ERP, CRM, CAD / CAM і ін.).

Технологія створення електронного архіву документів передбачає три етапи роботи.

Експертиза і масове сканування

Кожному проекту передує експертиза архівів і документних потоків підприємства. Це дозволяє виключити значні витрати за рахунок правильного вибору стратегії створення і наповнення електронного архіву підприємства.

Документація перекладається в електронний вигляд з використанням масового сканування. В результаті створюються точні електронні копії (електронні образи) документів з усіма артефактами (резолюції, візи, підписи, печатки, штампи і т. Д.). Для сканування окремих листів і розшитих документів застосовуються протяжні швидкісні документні сканери, що володіють продуктивністю в кілька сотень сторінок в хвилину. Хороші сканери здатні перевести в електронний вигляд десятки тисяч листів в зміну і працювати з проблемними (старими, пошкодженими, недостатньо контрастними) документами. Для сканування великоформатних документів, нерасшітих справ та інших зброшурованих документів, а також книг і альбомів використовуються так звані планетарні (або інакше - книжкові) сканери. В планетарних сканерах документ нерухомий і розташований лицьовою стороною вгору на значній відстані від оптичної системи і скануючого елемента. При такому методі оцифровки, крім високої якості сканування, досягається висока безпека документів, оскільки відсутній контакт скануючих елементів з оригіналами.

Індексація документів

Далі електронні документи піддаються індексації по різних інформаційних полях (таким, наприклад, як тип, назва, номер, дата створення і ін.).

При всій простоті процес індексації документів досить складний як з організаційної, так і з технологічної точки зору. У разі необхідності обробки великих документальних масивів автоматичне розпізнавання спеціальними програмами застосовується вкрай рідко, оскільки відсоток помилок досить великий. Часто на практиці при індексації потрібно забезпечити не більше одного помилкового символу на тисячу введених, що є недосяжною поки точністю для подібних систем. Тому, як правило, відскановані матеріали поетапно обробляються спеціально навченими співробітниками.

При необхідності електронна форма може бути додатково оброблена: тексти розпізнаються, а графіка (креслення, схеми і т. П.) Перетворюється в векторне подання. Це дуже актуально для науково-дослідних і проектних організацій, ряду промислових підприємств, так як дозволяє створити на основі електронного документа математичну модель і потім використовувати її в інструментальних середовищах або системах автоматизованого проектування.

Наповнення електронного архіву

Нарешті після перекладу документів в електронний вигляд вони заносяться в електронний архів. Процедура його подальшого наповнення в значній мірі залежить від специфіки підприємства.

Створювати самостійно або замовити?

Для багатьох підприємств питання про створення та використання електронного архіву вже не варто. Він вирішується позитивно, тому що подальше використання тільки паперової документації стає перешкодою розвитку, знижує ефективність роботи підрозділів, вносить неприпустимо великі тимчасові, людські і матеріальні витрати.

Інше питання - створювати його власними силами або доручити виконання цього відповідального завдання спеціалізованому виконавцю? Однозначної відповіді на це питання немає, все залежить від ряду об'єктивних факторів, серед яких слід відзначити:

• специфіку створюваного електронного архіву (загальний обсяг, типи і формати документів, дистанційна распределенность архіву, питання авторизації і розмежування прав доступу та ін.);
• особливості подальшого супроводу створеного архіву (інтенсивність поточного документообігу на підприємстві, середній темп поповнення електронного архіву новими документами, стикування електронного архіву з іншими інформаційними системами підприємства та ін.);
• наявність на підприємстві адміністративних, матеріальних і кадрових можливостей для ведення всіх робіт зі створення електронного архіву власними силами і ряд інших визначальних чинників.

Для багатьох підприємств самостійне створення електронного архіву може виявитися недозволеною розкішшю: реальні витрати на переклад документації в електронний вигляд власними силами можуть виявитися в кілька разів більше запланованих витрат, і не виключено, що цю роботу не вдасться виконати в намічений термін.

У наведеній нижче таблиці дано приблизний економічний розрахунок реального проекту створення електронного архіву об'ємом 11 млн. Документів формату А4, що включає розшивку зброшурованих документів, їх переклад в електронний вигляд, індексацію за датою створення і номеру, вичерпну верифікацію.

Проект планувалося здійснювати власними силами. Тривалість спочатку оцінювалася в два роки. Той же обсяг робіт вдалося виконати протягом одного року завдяки залученню спеціалізованого підрядника. При цьому вартість проекту виявилася майже в два рази нижче - 577 тис. Дол.

Для обробки накопичених масивів паперової документації та подальшого створення електронного архіву вагомі переваги має залучення професійного виконавця, що має необхідну інфраструктуру і досвід. Якщо мова йде саме про проект з масового перетворення в електронний вигляд вже накопичених документів (обсяги подальшої оцифровки порівняно невеликі), передача його виконання на аутсорсинг зніме проблеми оплати персоналу і витрати на його навчання, закупівлю дорогої техніки сканування, оренду робочих приміщень та подальше використання обладнання масового введення.

Крім того, в процесі самостійного виконання робіт по проекту може виявитися безліч додаткових статей витрат, які не були передбачені або здавалися малозначними (навчання персоналу, обладнання робочих місць, пусконалагоджувальні роботи, високий відсоток браку в початку роботи, придбання аксесуарів і витратних матеріалів, додаткові роботи по підготовці до потокового сканування: перебирання, розшивання, нумерація і т. п., а також роботи по власне скануванню). Це призводить до перевищення запланованої суми без гарантій отримання якісних результатів. У випадку ж з зовнішнім підрядником оплачується лише кінцевий результат, а ризик мінімізується.

Створювати великий електронний архів власними силами нераціонально з урахуванням всіх згаданих статей витрат. Це вимагає значних стартових капіталовкладень, знання різних технологій і практичного досвіду. Своїми силами має сенс поповнювати створений електронний архів і то, якщо приріст обсягу документів відносно невеликий - до 10 тис. Листів в квартал. У будь-якому випадку для прийняття зваженого рішення про те, створювати електронний архів самостійно або замовити його створення партнеру, котрий володіє багатим досвідом реалізації подібних робіт, слід провести ретельну експертизу обсягів, трудомісткості і вартості проекту.

Володимир зліпки - координатор маркетингових програм корпорації «Електронний архів», [email protected] Сергій Хахам - заступник директора з маркетингу корпорації «Електронний архів», [email protected]

Ефективність і колір

У той час як багато фахівців розглядають чорний і білий кольори в якості «класичних» для дизайну ділових документів, нові дані показують, що в бізнесі це може привести до втрати клієнтів. Так вважає Анжела Райт, всесвітньо визнаний психолог, що вивчає питання впливу кольору на людину.

У черговому звіті з серії, що видається OKI Printing Solutions спільно з Райт, відзначається, що колірна психологія є потужною формою комунікації, яка ґрунтується на прихованих інстинктах і завжди має місце. Наприклад, хороша порція зеленого в дизайні документа заспокоїть його одержувача. Червоний листок, навпаки, викличе відчуття трепету. Агентства, що виставляють рахунки, використовують червоний колір, щоб вплинути на відгук одержувачів. Практика свідчить, що цей прийом спрацьовує: червоні рахунки оплачуються на 80% швидше за інших.

Відомо також, що кольорові документи в середньому отримують на 60-70% більше відгуків, ніж чорно-білі. Однак результат буде залежати від способу використання кольорів. Просте включення, наприклад, червоного і жовтого в чорно-білий документ - без обмірковування конкретного тону або яскравості кольору - знижує позитивний ефект. Використання багатьох кольорів тільки заради кольору часто виявляється зовсім непродуктивним.

Гармонія - це найважливіше

Науково доведений факт, що люди реагують не на один який-небудь колір, а на їх поєднання. Однією з найбільш поширених помилок в бізнесі є те, що компанії не використовують корпоративні кольори для створення важливих документів. Дослідники вважають, що кольори логотипу фірми повинні бути відправною точкою для кожного проекту в графічному дизайні. Якщо кожен колір, який передбачається використовувати в документі, відповідає кольору з логотипу, це дасть упевненість, що документ в цілому буде гармонійним, слугуватиме розширенню і зміцненню корпоративних цінностей, і що в ньому немає різноспрямованих маркетингових повідомлень.

кольорові стереотипи

Більшість людей вважають, що чорний і білий є нейтральними, в той час як насправді додавання чорного може виявитися вельми згубним для документа, складеного в теплих, багатих кольорах. Навіть сірий може бути «правильним» тоном, а може надавати негативний ефект на картину в цілому, не дивлячись на те, що сам по собі він нічого не «говорить». Можливо, це відбувається в силу традицій: люди починають процес творчості з олівця й паперу - малюють чорним по білому тлу. У більшості випадків чорний текст на білій основі є оптимальним поєднанням, але це не означає, що так буде завжди.

Як би там не було, якщо компанії, що піклуються про своє корпоративному іміджі, приділять трохи уваги вибору сумісних квітів для друкованих бізнес-комунікацій, це, безумовно, піде на користь їх бізнесу.

Світлана Москальова, директор по маркетингу OKI Printing Solutions по Росії, [email protected]

Переваги електронного архіву

Існуючий досвід показав, що переваги електронного архіву документації перед архівом паперовим досить численні і переконливі.

1. Оперативність в роботі з документами. Електронний архів дозволяє принципово вирішити проблему оперативного доступу до документів (а точніше, до їх електронних образів). Вся інформація в архіві чітко структурована - пошук необхідного документа, його копіювання, роздруківка займають секунди. Ефективність використання документів багаторазово підвищується за рахунок таких зручностей електронного архіву, як можливості швидкого створення і подальшого аналізу добірок документів з того чи іншого заданому ознакою, створення тематичних звітів, сортування документів за хронологією і т. Д.
2. Надійність і довговічність. Всі цифрові документи не руйнуються, що не погіршують своїх призначених для користувача якостей з часом. Електронна копія на оптичних носіях може зберігатися практично вічно. У професійних архівних накопичувачах використовуються високоякісні диски, їх виробники дають такі гарантії: для DVD-RAM - 30 років, UDO - 50 років, DVD-R - 100 років; крім того, реальна зміна поколінь носіїв відбувається раніше закінчення гарантійного терміну, і інформація переписується на нові носії, тоді як старі і пошкоджені паперові документи, що знаходяться в активній експлуатації протягом десятиліть, неминуче приходять в непридатність. Разом з тим система електронного архіву дозволяє вирішити дуже важливу для паперового архіву проблему цілісності документації і захищає дані від несанкціонованого доступу: виключаються видалення з необережності або зі злого наміру, фальсифікація або ненавмисна модифікація.
3. Розрахований на багато користувачів режим і дистанційний доступ. Ефективність роботи з електронними документами підвищується на порядок - електронний архів надає можливість декільком співробітникам працювати з одними і тими ж документами одночасно (в тому числі працівникам філій), що абсолютно неможливо при використанні паперового архіву, в якому в конкретний момент часу кожен документ доступний тільки одному користувачеві.

Крім того, системне ведення архіву включає збереження всіх проміжних версій документів після внесення кожної зміни, без можливості знищення версій (тільки виключення із доступу). Електронний архів має кошти відновлення даних після збоїв. Важлива якість - безпека даних: професійна архівна система, по-перше, надає доступ до документів строго відповідно до політики безпеки, а по-друге, веде докладний протокол роботи з архівом.