➤ Правила ведення трудових книжок в РФ
- Чим регламентують правила ведення трудових книжок
- Книга обліку трудових книжок: правила ведення
- Які зміни в правила ведення трудових книжок планує внести Мінпраці
- Правила ведення трудової книжки 2019: роз'яснення Мінпраці
- В які терміни в трудову книжку вносять запис про зовнішній сумісництво
- Як перевірити справжність документа при внесенні відомостей про освіту
- Як правильно вносити виправлення в трудову книжку
- Як завірити копію трудової книжки за новим ГОСТом
Розповімо про деякі доповнення та коригування, які внесені і будуть вносити в правила оформлення трудових книжок в 2019 році.
Скачайте корисні документи по темі:
Чим регламентують правила ведення трудових книжок
Поступовий перехід на електронний формат кадрових документів, в тому числі, трудових книжок, запланований з 2021 року. У 2020 році почнеться експериментальне впровадження електронних трудових книжок і в даний час Мінпраці пропонує роботодавцям взяти участь в цьому пілотному проекті.
Але поки що паперовий варіант трудової книжки як і раніше залишається основним документом, що підтверджує трудовий стаж. У цьому документі фіксують відомості про прийом на роботу, про переміщення і перекладах, а також про звільнення. Крім того, в трудову книжку вноситься інформація про нагородження працівника.
Онлайн-сервіс від «Системи Кадри». Заповніть трудову книжку правильно
Існує єдиний регламент внесення записів в цей документ. Зберігання, ведення трудових книжок, правила заповнення встановлені трьома нормативними актами, обов'язковими до керівництва для всіх роботодавців, незалежно від форми власності:
- Статтею 66 Трудового кодексу РФ.
- Інструкцією щодо заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 (далі - Інструкція).
- Правилами ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 16.04.2003 № 225 (далі - Правила).
Правила ведення трудових книжок, встановлені перерахованими актами, не є рекомендаціями. Порушення їх тягне для роботодавця, в обов'язки якого входить оформлення і зберігання трудових книжок, адміністративну відповідальність (ст. 5.27 КоАП РФ).
Про хитрощі, які допоможуть навіть недосвідченому кадровику без помилок заповнити трудову книжку нового співробітника , Читайте в журналі «Кадрове справа».
Книга обліку трудових книжок: правила ведення
Бланки трудових книжок і вкладишів до них вимагають суворої звітності. Правила ведення трудових книжок (постанова Уряду РФ від 16.04.2003 № 225) та постанову Мінпраці Росії від 10ю10.2003 № 69 встановлюють вимоги щодо обліку та зберігання як бланків, так і заповнених трудових книжок і вкладишів.
Приклад заповнення книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Завантажити зразок на початку статті >>>
Які зміни в правила ведення трудових книжок планує внести Мінпраці
Інструкція та Правила були затверджені ще в 2003 році. За цей час порядок ведення кадрового документообігу змінився незначно, але деякі поправки, продиктовані об'єктивними причинами, все-таки вносяться.
Так, Мінпраці підготував проект наказу про внесення коригувань в правила ведення трудових книжок з метою їх спрощення. В даний час завершена розробка проекту та формується остаточний варіант тексту наказу для внесення на розгляд до Уряду РФ.
Після того, як документ буде підписаний:
- роботодавцю не потрібно буде завіряти особистим підписом працівника факт того, що він був ознайомлений з кожною новою записом, внесеної в трудову книжку;
- прибутково-видаткові книги з обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, а також книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них не потрібно буде скріплювати сургучними печатками, а також - опломбувати за допомогою спеціальних пристроїв;
- при звільненні працівника внесені роботодавцям записи, з моменту прийому до моменту розірвання трудового договору, можна буде завіряти не печаткою підприємства, а печаткою кадрової служби, якщо така друк є в наявності.
Правила ведення трудової книжки 2019: роз'яснення Мінпраці
Мінпраці є профільним відомством, тому експерти Міністерства в листах дають роз'яснення з питань, які не знайшли відображення ні в Інструкції, ні в Правилах. Питання, що належать до компетенції відомства, обумовлюються в законодавстві.
В які терміни в трудову книжку вносять запис про зовнішній сумісництво
За правилами ведення трудових книжок, всі записи роблять не пізніше, ніж через тиждень після того, як був виданий відповідний наказ, а в разі звільнення - в останній робочий день співробітника. Перераховані в цьому пункті випадки (прийом на роботу, переведення, нагородження, зміна кваліфікації) не включають в себе роботу за сумісництвом . Тому не ясно, в який термін повинна бути внесена запис про зовнішній сумісництво, яка вноситься за бажанням працівника на підставі довідки, виданої за додатковим місцем роботи.
Експерти Мінпраці вважають, що правила ведення трудової книжки 2019 допускають внесення записів про сумісництво як в хронологічній послідовності, так і блоками.
Як перевірити справжність документа при внесенні відомостей про освіту
При заповненні титульного аркуша відомості про освіту працівника вносять на підставі диплома або іншого іншого документа, що підтверджує професійну кваліфікацію.
Тепер перевірити справжність документів про освіту роботодавець може, звернувшись на портал Гослуслуг. Щоб згодом не довелося звільняти несумлінного працівника, заздалегідь поцікавтеся, чи дійсно він навчався у вузі і які документи про освіту йому були оформлені.
Як правильно вносити виправлення в трудову книжку
Помилки, допущені при заповненні трудових книжок зустрічаються досить часто і пояснюються, як правило, неуважністю. Виправити невірно зроблений запис повинен роботодавець відповідно до місця роботи, де була допущена помилка. При неможливості цього, виправлення може внести діючий роботодавець. Підставою внесення виправлень є наказ.
Увага! Закреслити неправильний запис і вгорі над нею внести вірні відомості можна тільки в графі персональних даних на титульному аркуші. В інших графах такої спосіб внесення виправлень заборонений.
Разом з тим, нерідко персональні дані, відображені в трудовій книжці вимагають не виправлення, а доповнення, або коригування. В персональні дані коригування вносяться на підставі:
- свідоцтва про укладення або розірвання шлюбу;
- паспорта;
- документа про освіту.
При виявленні помилки в розділах «Відомості про роботу» і «Відомості про освіту» напишіть «Запис за таким-то номером недійсна» і відразу під цією фразою внесіть вірні відомості.
Перевірте, щоб в трудовому договорі і трудовій книжці було зазначено однакове найменування організації, відповідно до статутних документів. При виявленні помилки в нумерації, вкажіть вірний порядковий номер за тим, який був зазначений з помилкою.
Проставте дату внесення виправлень і напишіть:
«Запис за номером ______ недійсна».
Після цього внесіть запис з вірним порядковим номером.
Як завірити копію трудової книжки за новим ГОСТом
За новим ГОСТ Р7.0.97-2016 при оформленні копії трудової книжки, що подається в іншу організацію, недостатньо зробити запис «Вірно» і розписатися. Запис можна проставити за допомогою спеціального штампа. Нові правила ведення трудових книжок вимагають, щоб на копії документа також було вказано де зберігається оригінал. При цьому не всі компанії формують номенклатурні справи, а зберігають оригінали в сейфах.
Мінпраці нагадує, що новий стандарт роботодавець має право застосовувати на добровільній основі. І, якщо номенклатурні справи не ведуться, при оформленні копії на ній можна вказати тільки найменування організації, в якій зберігається оригінал, чи не вказуючи номер справи і рік.
приклад 1
вірно
Оригінал трудової книжки знаходиться в ТОВ «Альфа» в справі № 05 за 2019 рік Фахівець з кадрів / підпис / Е.А.Громова
02.02.2019
приклад 2
вірно
Оригінал трудової книжки знаходиться в сейфі відділу кадрів ТОВ «Альфа», ін. № 11225
Інспектор з кадрів / підпис / Е.А.Громова
02.02.2019
висновок
Правила ведення трудових книжок періодично доповнюються і уточнюються. Ми постараємося тримати вас у курсі всіх нововведень. Про заплановані зміни в правилах оформлення кадрових документів читайте в нашому журналі.