Статьи

Види ділових переговорів

  1. Види ділових переговорів
  2. Типи ділових переговорів
  3. Обов'язки секретаря в комерційних переговорах
  4. Поведінка секретаря в ділових переговорах

Секретар і помічник керівника постійно беруть участь в ділових переговорах з колегами, керівником і діловими партнерами компанії. Розповімо в статті, як добиватися своєї вигоди і знаходити взаємоприйнятні рішення. І як секретар може побічно вплинути на благополучний результат переговорів.

Корисні інструменти в роботі:


Онлайн-тест. Чи вмієте ви домовлятися з людьми

Види ділових переговорів

Як в особистому житті, так і на виробництві люди використовують переговори для досягнення компромісів. Мета переговорів - пошук спільного рішення, що задовольняє всіх. Ділові переговори ведуть між колегами, керівниками і підлеглими, партнерами по бізнесу. Їх результатом стає комерційна вигода або досягнення консенсусу між колегами по роботі.

Розрізняють такі види ділових переговорів:

  • Офіційні, які проводять за встановленою процедурою відповідно до протоколу. Висловлювання учасників мають юридичну значимість і стенографуються. Результатом офіційних ділових переговорів, як правило, є угода, підписана всіма сторонами.
  • Неофіційні - усні домовленості, прийняті в ході обговорення сторонами. Ніяких документів, що підтверджують досягнуті домовленості, учасники не підписують.
  • Зовнішні, які проводять з клієнтами і партнерами.
  • Внутрішні - між колегами, підлеглими і керівниками.

Секретар, в силу своїх посадових обов'язків, бере участь у всіх перерахованих видах ділових переговорах. Під час офіційних переговорів або зустрічей, в його обов'язок входить ведення протоколів.

Протокол загальних зборів акціонерів про обрання на посаду генерального директора

Протокол загальних зборів акціонерів про обрання на посаду генерального директора

завантажити зразок на початку статті >>>

У неофіційних і внутрішніх переговорах секретар виступає як в якості учасника, так і в якості організатора. Фактично він є посередником, передавальною ланкою між керівником організації та її персоналом. Нерідко його можуть залучати в якості третейського судді в неофіційних переговорах між колегами.

Важливо! Для участі в неофіційних внутрішніх переговорах секретарю потрібно знання основ психології, вміння знаходити спільну мову з різними людьми, як з працівниками організації, так і з відвідувачами, які прийшли, щоб висловити керівництву претензії.

Пройдіть онлайн-тест і дізнайтеся, чи вмієте ви домовлятися з людьми


Типи ділових переговорів

Існують кілька типів ділових переговорів

  • Щоденні переговори на робочому місці

Кожен день учасники виробничого процесу обговорюють з колегами або керівниками рішення, які забезпечують безперебійну роботу і своєчасне виконання поставлених завдань. Тут важливо пам'ятати, що секретар при проведенні таких переговорів, ще є і помічником керівника, що представляє і захищає і його інтереси теж.

Таблиця. Улюблені слова людей з різними способами сприйняття інформації

Улюблені слова людей з різними способами сприйняття інформації

  • Переговори між працівником і начальником

Вони необхідні, щоб завдання, одержувані працівником від керівника, відповідали його інтересам і спеціалізації. Працівникові годі було покірливо приймати ті завдання, які не належать до його компетенції або які він просто не встигне виконати. Не потрібно погоджуватися з босом тільки тому, що він розпорядився зробити це. Секретарю, наприклад, щоб не зірвати виконання важливого завдання, краще піти на переговори і аргументовано попросити керівника або перенести термін виконання доручення, або передати його іншому, компетентному в даному питанні співробітнику.

Питання: Мій шеф призначає багато зустрічей, при цьому він дуже зайнятий, тому більшу частину постійно переносить. Як переконати його в тому, що не варто брати особисту участь в кожній зустрічі?

Відповідь психолога: Навчіться розставляти пріоритети в графіку шефа, виступайте як фільтр, пропонуйте делегувати, щоб допомогти керівнику. Наприклад, ви маєте повне право відмовити відвідувачу у зустрічі, якщо той ...

Читати відповідь повністю

Як підготуватися до оперативного наради

  • повідомте учасників;
  • проконтролюйте їх прихід в призначений час;
  • з'ясуйте про доповісте керівнику, чому відсутній запрошений співробітник.
  • Переговори між колегами

Переговори між членам команди знижують ймовірність виникнення суперечок і конфліктів. Їх результатом стає рівномірний розподіл навантаження і відповідальності. Колеги, які вміють домовлятися між собою, завжди готові підставити плече одне одному, тому навіть тимчасова відсутність когось із них не позначається на продуктивності. Секретарю важливо підтримувати дружні відносини з бухгалтерської, кадрової службою, господарським відділом. Хороші відносини з колегами допоможуть забезпечити своєчасну і кваліфіковану консультаційну допомогу, допомогу у вирішенні постачальницьких, господарських питань.

  • комерційні переговори

Цей тип ділових переговорів зазвичай проводиться з представниками третьої сторони - постачальниками, замовниками, партнерами по бізнесу. Дві сторони обговорюють спірні питання і приходять до умов, прийнятним для обох сторін. Уміння вести ділові комерційні переговори знадобиться секретарю, навіть якщо він не бере участі в них безпосередньо. Він повинен бути дипломатом і знати, як розрулити незручну або конфліктну ситуацію, як, в разі непорозуміння або суперечки, допомогти сторонам знайти рішення, прийнятне для кожної з них.

Обов'язки секретаря в комерційних переговорах

Важлива роль відводиться секретарю в підготовці офіційних, комерційних і будь-яких зовнішніх ділових зустрічей і нарад. Саме він забезпечує своєчасну і надійну зв'язок між сторонами діалогу. І, хоча прямої участі секретаря в ділових зустрічах з партнерами ПРОФСТАНДАРТ не передбачено, він, як правило займається їх забезпеченням.

Посадова інструкція секретаря керівника

Посадова інструкція секретаря керівника

Завантажити посадову інструкцію

Підготовка до переговорів

З огляду на особливості ведення ділових переговорів, їх масштаб і склад учасників, секретар повинен заздалегідь:

  • підготувати керівнику необхідні для ведення переговорів документи;
  • здзвонитися з учасниками зустрічі і отримати підтвердження їх згоди;
  • забронювати місця в готелі, якщо учасники зустрічі - іногородні;
  • замовити канцелярське приладдя для учасників переговорів - блокноти, органайзери, ручки;
  • підготувати приміщення, де буде проходити ділова зустріч, перевірити, щоб в ньому було встановлено все необхідне обладнання, стояли пляшки з водою та склянки.

організація перерви

Під час ділових переговорів прийнято робити невеликі перерви. Вони потрібні, щоб учасники зустрічі змогли відпочити, а й обмінятися інформацією, які не можна висловлювати при протилежному боці.

Під час перерви, якщо він не передбачає обід або вечерю в ресторані, секретар зобов'язаний забезпечити учасників переговорів напоями та легкими закусками. Як правило, асортимент обмежується кавою, чаєм, цукром і печивом. Але слід звернути увагу на посуд - красивий сервіз, вазочки для цукру, печива і цукерок прикрасять стіл переговорів, розташують їх учасників до довірчого спілкування.

Питання: Що краще подавати під час переговорів і нарад: воду, чай, кава?

Відповідь експерта журналу «Довідник секретаря»: На столі для переговорів рекомендуємо розставити по три пляшки води об'ємом не більше 0,5 л: дві пляшки із звичайною водою і одну пляшку з газованою. Під час довгих переговорів обов'язково роблять кілька невеликих перерв. Які напої краще подавати? Кава рекомендуємо подавати класичний, обов'язково хорошої якості, краще свіжообжарену, нерозчинний, без смакових добавок. Пам'ятайте, що для компанії сучасного рівня хорошим тоном вважається ...

Читайте повну відповідь експерта

Поведінка секретаря в ділових переговорах

Не менш важливо секретарю правильно вибрати форму проведення ділових переговорів з урахуванням складу учасників діалогу. Саме від вибору форми залежить і характер переговорного процесу.

Якщо це командна бесіда, одна сторона інформує іншу, дає поради та рекомендації щодо вибору стратегії і поведінки. Такий характер переговорний процес приймає, якщо одна зі сторін знаходиться в підлеглому положенні, наприклад, якщо вона представляє дочірню компанію або філія. Ця форма також характерна для діалогу керівник - підлеглий.

Конструктивний характер носять переговори між рівноправними партнерами, висловлювати свою думку, до якого інша сторона обов'язково прислухається і враховує.

Ділові переговори в формі переконання проводять, коли одна зі сторін намагається змінити думку іншої, використовуючи логічні міркування і аргументи, здатні підтвердити її правоту.

Переговори в формі спору можуть виникнути, якщо партнери рівноправні і жодна зі сторін не вважає аргументи іншої сторони переконливими. Всі учасники переговорів мають свою точку зору і відстоюють саме її.

Характер дискусії можуть прийняти переговори, що почалися в формі спору, в тому випадку, коли сторони готові прислухатися до аргументів, що висловлюються іншими учасниками.

Для секретаря, який здійснює функції посередника між керівником і колективом організації, постійно взаємодіє з тим і з іншими, гарні всі перераховані форми ділових переговорів, крім спору.

підсумок:

Використовуйте ефективні моделі і методи ведення ділових переговорів, щоб знаходити взаємоприйнятні рішення як в спілкуванні з колегами, так і в спілкуванні з керівниками.

Як переконати його в тому, що не варто брати особисту участь в кожній зустрічі?
Які напої краще подавати?

Новости

Арт-терапия в педагогике
Ещё в 1927 году германский психиатр А. Кронфельдом смог обосновать необходимость тесноватого взаимодействия психотерапии и педагогики. Свои идеи он выложил в научной статье “Психогогика, или  Психотерапевтическое

Автозапчасти mercedes-benz
С каждым годом растет количество игроков на автомобильном рынке. Японцы, корейцы, китайцы уже становятся законодателями мод на наших дорогах. Но многим автомобилистам по прежнему дороги мерседесы и форды,

Поставки насосного оборудования
Москва, 20 сентября. /ТАСС/. АО "ОКБМ Африкантов" (заходит в машиностроительный дивизион Росатома - "Атомэнергомаш") прошло аудиторскую проверку на готовность к поставке оборудования для нужд "Газпрома",

Купить iPhone 5s
21 марта 2016 года Apple представила усовершенствованную версию пользующегося популярностью телефона купить iPhone 5s — iPhone SE. «В 2-ух словах» разницу меж ними обычно обрисовывают так: снаружи новинка

Массовка для сьемок киев
Приглашаем поучаствовать в увлекательном проекте парней и дам от 16 до 55 лет готовых провести на съемочной площадке оба денька! Оплата настоящая потому что массовка первого плана(вероятны высказывания)Заявки

50 дней хостинга в подарок
Замечательный хостинг, подходит для тех, у кого несколько сайтов, например у нас 5 сайтов и стоимость всего 299 р/месяц. Для тех, у кого один сайт, вообще цена 99 р/месяц. Мне кажется, дешевле уже просто

Купить осаго
Реальным даю согласие ООО «Сравни.ру», место нахождения: 109544, г. Москва, бульвар Энтузиастов, дом 2, 26 этаж, на обработку моих индивидуальных

Создание сайтов
Свой веб-сайт сегодня не роскошь, а средство продвижения продуктов и услуг! Юзеры веба временами заходят на разные веб-сайты, читают, изучают и рассматривают их. Так почему бы эти веб-сайты не будут вашими.

Лодочные моторы в Тольятти
Новый лодочный мотор нуждается в правильной обкатке. Это условие касается и мотора марки “Ветерок” казанского завода и титулованого “Меркурия”, американо-японского производства. От того как лодочный мотор

Заказать Блиц-проект интерьеров любой степени сложности в любом регионе
Настал тот самый страшны момент - необходимость делать ремонт. Жена настаивает категорически. С чего ремонт начинается? С выбора "чего хочу". Как я задолбался кататься по магазинам: Леруа, Очаг, Куприян,