Облік продажів в компанії: критерії та автоматизація

1. Ви дізнаєтеся:
2. Які дані необхідно збирати і оцінювати для обліку продажів
3. 1. Контроль за активної клієнтською базою
4. Як працювати з клієнтами, які нічого не купують: алгоритм продажів
5. 2. Дистрибуція продукції з ринку
6. 3. Звітність по проданому асортименту
7. 4. Оборотність продукції
8. 5. Валова маржа
9. 6. Облік активності - рейтинг
10. Технології та автоматизація обліку продажів
11. Платформи 1С або SAP
12. СRM-системи для контролю активності
13. Аналіз отриманих від обліку продажів даних
14. 1. АВС-аналіз
15. 2. XYZ-аналіз

Організація, яка не веде облік своїх продажів, ризикує втратити можливості для зростання і віддати ринок конкурентам. Автоматизована система збору інформації допоможе контролювати цей процес і виявити всі джерела потенційного зростання.

У цій статті ми детально розберемо кроки, які допоможуть налагодити облік продажів в будь-якому бізнесі - від невеликого магазину до федеральної компанії.

Ви дізнаєтеся:

• Які завдання вирішує побудована система обліку продажів.
• Які дані необхідно збирати і оцінювати.
• Як впровадити автоматизовану систему обліку продажів.
• Які завдання вирішує побудована система обліку продажів.

Бізнес незалежно від формату (рітейлери, послуги, виробництво) завжди працює з першочерговою метою - отриманням максимального прибутку. Для її реалізації потрібно виконувати ряд проміжних завдань:

• Збільшення обсягів продажів .
• Розширення своєї присутності на ринку.
• Зростання конкурентоспроможності по відношенню до лідерів галузі.
• Розвиток лояльності у діючих покупців по відношенню до продукту і організації.
• Розширення дистрибуції своїх товарів.

Виконання цих завдань вимагає мобілізації всіх ресурсів підприємства і його структур. Кожен відділ отримує свій ряд завдань: розвиток виробництва, зростання реалізацій, контроль і аналіз.

Аналіз лежить в основі якісного виконання заданих цілей. Для його грамотного виконання необхідні дані, які отримують за допомогою автоматизованої системи обліку продажів:

• Програм первинного обліку.
• CRM-системи .
• Звітів по активностей співробітників.
• ABC-аналізу, ХYZ-аналізу.

Дані допоможуть зрозуміти, в якому стані знаходиться клієнтська база, чому відбувається спад продажів , За рахунок чого можна отримати швидкий ріст прибутку, а також достатні зусилля підприємця для досягнення планових показників.

Які дані необхідно збирати і оцінювати для обліку продажів

Облік продажів необхідно виконувати щодня.

Під відстеження та аналіз потрапляє ряд показників.

1. Контроль за активної клієнтською базою

Розвиток АКБ - запорука успіху будь-якого підприємства. Традиційно база розвивається в вертикальному (кількість) і горизонтальному (якість) напрямку. Потрібно врахувати, що при роботі певний відсоток клієнтів відмовляється від послуг компанії через помилки в сервісі. Крім цього, змінюється кон'юнктура ринку - мережевий бізнес поглинає дрібних підприємців.

Контроль за складом АКБ - це можливість знизити ризики для підприємця від подібних факторів, т. К. Втрата одного великого клієнта віднімає до 30% з доходу. А наявність сотні середніх клієнтів легко нівелює цей недолік.

Контролюються наступні показники:

• Приріст нових замовників.
• Кількість некупівшіх клієнтів (не вчинили покупки за певний період часу, наприклад, квартал).
• втрачені клієнти (Перестали користуватися послугами бізнесу).
• Потенційні покупці (не купували, але висловили інтерес до придбання продукції).

Друга частина роботи з обліку АКБ - звіт за обсягами продажів. Показник фіксується по відношенню до попереднього року з урахуванням реалізацій по клієнтській базі.

Формується на основі звітів з 1С, SAP або автоматизованих систем (CRM). Дозволяє порівняти обсяги як по групах товарів, так і по конкретних найменувань. Оцінити динаміку продажів в розрізі місяця, кварталу, півріччя.

Як працювати з клієнтами, які нічого не купують: алгоритм продажів

Буває так: компанії витрачають кошти на рекламу, залучають клієнтів, споживачі вивчають товар, але не купують. Маркетологи замість того, щоб ефективніше працювати з потенційними замовниками, можуть прибрати товар з асортименту або відмовитися від додаткового просування. Не поспішайте: продажу можуть бути краще, ніж ви думаєте.

Щоб підвищити інтерес клієнтів до товарів компанії, застосовуйте 3 методу, які пропонує редакція журналу «Комерційний директор».

2. Дистрибуція продукції з ринку

Доходи підприємства безпосередньо залежать від проникнення продукції в ринок і клієнтську базу. При розширенні дистрибуції автоматично збільшуються можливості компанії в отриманні прибутку.

Однак іноді доходи падають навіть при тому, що компанія просуває таку ж кількість товарів або навіть більше. Це може відбуватися через зниження конкурентоспроможності і необхідності боротися за ринок знижками.

Ще одна можлива причина - падіння попиту у кінцевого покупця. Замовники набувають максимум позицій, але не можуть реалізувати їх кінцевого споживача в стислі терміни.

Такі дані потрібно відстежувати щомісяця і зводити їх до звіту за результатами кварталу. Досліджуючи попит і представленість продукції в торгових точках, можна коригувати маркетингові акції. Посилення маркетингу призведе до зростання продажів і прискоренню оборотності товарів.

Приклад звіту по дистрибуції

3. Звітність по проданому асортименту

Інформація збирається з продажу в штуках і рублях. Це допомагає знайти точки для зростання прибутку, визначити вигідність кожної товарної позиції.

Оцінюється з різних сторін, в ідеалі потрібно відстежувати кожен виставлений рахунок. У ньому обов'язково повинен бути присутнім асортимент з категорії А (найбільш вигідний для компанії).

Також асортимент оцінюється по клієнтам, що можна зробити через вивантаження в 1С або CRM-системі. Виходячи з отриманих даних виставляються цілі на відвідування і підбираються варіанти комерційних пропозицій .

Другий етап обліку асортименту - це розрахунок допустимих залишків продукції на складах. Якщо залишки і запаси невірно оцінені відділом закупівлі, може виникнути дефіцит товару, який призведе до зниження валової маржі. При перевищенні залишків буде зворотна ситуація: ризик «заморозити» гроші і отримати неліквід на складах.

Це параметр актуальний тільки для товарних видів бізнесу. Залишки розраховуються в залежності від виду діяльності: на тиждень, на квартал або під сезон збуту.

Приклад звіту за асортиментом в програмі 1С

4. Оборотність продукції

Оборотність продукції показує швидкість, з якою товар проходить повний цикл між закупівлею і відвантаженням кінцевого покупця. Низький рівень оборотності говорить про дві проблеми бізнесу:

• Погано налагоджений збут.
• Є помилка в плануванні закупівель.

У повному циклі руху продукту потрібно враховувати і повне повернення коштів від збуту ( дебіторської заборгованості ). Чим вище оборотність, тим ефективніше бізнес.

При високій оборотності важливо також відстежувати оптимальний рівень запасів на складі, щоб не потрапити в ситуацію дефіциту товару, так як це призведе до неминучих втрат АКБ.

Для контролю оборотності оперують трьома основними показниками:

• Обсяг середнього запасу за період (кількість продукції на складах).
• Період (місяць, квартал, рік).
• Кількість реалізацій за період (за цінами складу).

5. Валова маржа

Валова маржа - один з ключових показників бізнесу. Від її обсягів залежить розвиток організації на ринку в короткостроковій і довгостроковій перспективі. Також це один з найважливіших показників при виведенні нового продукту на ринок.

Підрахунок валової маржі проводиться за період і по окремих продуктах. Вивантаження ведеться в програмі обліку (1С, SAP) за вибраний проміжок часу. Дані використовуються для управління собівартістю і витратами.

6. Облік активності - рейтинг

Щоб забезпечувати встановлену прибуток і обсяг, кожен менеджер з продажу в компанії повинен укласти планова кількість угод. Вийти на потрібні цифри вийде тільки виконуючи щоденний план по дзвінках, зустрічам, розсилок комерційних пропозицій, виставлення рахунків.

Показник по кожному з цих параметрів задається керівництвом. Він виводиться в спеціальний звіт який називається рейтингом активності менеджера. Без виконання показників в рейтингу активності всі інші цифри будуть прогнозуватися неточно і ось чому:

Припустимо, бізнесу потрібно вийти на плановий прибуток в 1 млн рублів. Для досягнення цієї позначки менеджери повинні виконати наступні дії по своїй клієнтській базі:

• Укласти мінімальні операції і отримати оплати - 15.
• Виставити рахунки - 25.
• Виставити комерційні пропозиції - 70.

Встановлено, що для цього їм потрібно зробити не менше 200 результативних дзвінків і провести не менше 40 зустрічей.

Шляхом простих розрахунків ми бачимо необхідний для виконання плану мінімум дій:

• Вартість угоди - 1000000/15 = 67 000.
• % Конверсії з рахунку в угоду = 60%.
• % Конверсії з КП в рахунок = 35%.
• % Конверсії дзвінків в КП = 35%.

Якщо не контролювати параметри і їх виконання щодня, то, зробивши всього на 45 дзвінків менше, менеджер знизить конверсію за виставленими пропозицій на 6%. Це ланцюговою реакцією призведе до зниження сплачених угод з 15 до 12. Підприємство недоотримає 201 000 руб прибутку.

Для оцінки рейтингу активності застосовується зведений звіт за показниками роботи менеджера за місяць:

• Кількість дзвінків клієнтам (охоплення АКБ).
• Особисті відвідування.
• Кількість комерційних пропозицій.
• Кількість виставлених рахунків.
• Реалізації.
• % Конверсії.

Завантажити приклад звіту

Технології та автоматизація обліку продажів

Практично весь великий бізнес на поточний момент працює з автоматизацією обліку продажів. Спеціальні програми можна інтегрувати в інтернет-магазин, використовувати хмарні сервіси або налаштувати їх на своєму сервері під потреби комерційного відділу.

На ринку величезна кількість рішень і засобів для ведення звітності та збору даних. Серед усього цього розмаїття слід виділити дві групи продуктів, з яких починається автоматизований облік продажів.

Платформи 1С або SAP

Програмне забезпечення, з якого починається вся автоматизація діяльності. Дозволяє вирішувати автоматично питання з:

• Бюджетуванням.
• Ціноутворенням.
• Управлінням товарним запасом.
• Забезпеченням угод документацією.
• Внутрішньої звітністю.

Використовуються для ведення бухгалтерського обліку на підприємствах і підготовки звітності. Платформи відповідають законодавству РФ і включають в себе типові форми документації і універсальні модулі. Це дозволяє використовувати їх для автоматизації найрізноманітніших напрямків бізнесу.

Дозволяє робити податкові розрахунки, відстежувати дебіторську заборгованість і воронку продажів компанії . На базі платформ можна створити систему для ведення АКБ з розбивкою по менеджерам і регіонах присутності.

Крім того, платформи забезпечують надійну роботу і юридичну безпеку організації, тому що постійно оновлюються. Навіть невеликі зміни в формах або законодавстві враховуються в нові оновлення. Це економить масу часу кінцевому користувачеві на настройку і роботу.

СRM-системи для контролю активності

CRM-системи створені для побудови взаємини з клієнтською базою та контролем за роботою співробітників . На ринку існує маса рішень і пропозицій від IT-розробників. Вибір відповідного варіанта залежить від умов роботи і формату бізнесу, пропонуються як хмарні, так і коробкові рішення.

Стосовно до обліку продажів в CRM-системах реалізований контроль за воронкою продажів і виконанням завдань. Воронку продажів можна відстежувати від надходження лидов, до фінальної стадії конверсії і відновлення відносин. При цьому кожен етап буде регламентований по діям і часу, щодо вимог підприємства. У разі відсутності активної роботи з боку співробітників CRM-система оповіщає керівників про невиконання поставлених завдань.

Другою важливою функцією є можливість вести діалоги, дзвінки і листування в одному місці. Це виводить швидкість обслуговування і фіксацію інформації на новий рівень.

Співробітник, працюючи в вікні CRM, може відразу відповідати на запити з соціальних мереж, електронної пошти або месенджерів, при цьому останні отримають відповідь у зручному для них форматі.

Вхідні замовлення і дзвінки не залишаться без відповіді, навіть якщо відділ продажів був зайнятий і не зміг на них відразу відповісти. Такі контакти потрапляють в звіт по лідам і можуть відпрацьовуватися окремо.

Для кожного контакту керівник задає необхідні дії (зателефонувати, відповісти на пошту і т. Д), часовий інтервал і обмеження по часу.

За підсумками місяця зібрані дані система вивантажує в зручні звіти:

• Воронка продажів (кожен етап з% конверсії на наступний).
• Рейтинг активності (виконання завдань менеджерами).
• Клієнтська база (список реалізацій і не закритих угод).
• Статистика по реалізаціям (асортимент, оплати).

Це дозволяє оцінювати кожен канал продажів окремо, зрозуміти, де бізнес втрачає гроші і за рахунок чого можна збільшити прибутковість.

Аналіз отриманих від обліку продажів даних

За підсумками обліку продажів в компанії збирається вагомий обсяг інформації, яку потрібно використовувати для модернізації системи збуту. Щоб прийняти рішення, необхідно грамотно аналізувати цю інформацію. У більшість сучасних CRM-систем вбудовані звіти з певними видами аналізу.

При формуванні таких звітів може знадобиться перевірка даних і настройка програм. Щоб її виконати, необхідно розуміти, за якими принципами вибудовується і аналізується інформація. Розглянемо два варіанти.

1. АВС-аналіз

Інструмент, який дає можливість розділити при обліку продажів товар і клієнтську базу на групи за спеціальними критеріями. Ці критерії створюють рейтинг по забезпеченню компанії максимального прибутку.

Заснований на принципі Парето , За яким 20% асортименту забезпечують до 80% всіх продажів. Часто застосовується і в іншому співвідношенні - 95/5. Це співвідношення виведено з практики, яка показує, що 5% товарних позицій дають до 95% всіх реалізацій.

Розглядаючи асортимент будь-якої компанії, його можна розбити на три групи:

• А - товари, які користуються максимальним попитом і дають 80% обсягу прибутку (або кількості). Відсутність їх на складах може серйозно знизити результати.
• Б - продукція із середнім попитом. Приносить 15-30% від обсягу, відсутність на складі такої продукції може вплинути на рішення покупців про покупку.
• З - слабкий попит і необ'ємні групи товарів, відсутність їх на складах ніяк не вплине на результат.

Важливість в даному випадку визначається заданим параметром: прибуток, кількість, обсяг виручки , Попит, оборотність.

АВС-аналіз допомагає оцінити і оптимізувати товарні запаси. В такому ж вигляді його можна застосувати до розподілу на групи АКБ. При цьому виділяється ТОП-80 клієнтів - кількість покупців, що приносить 80% всього прибутку.

2. XYZ-аналіз

Доповнює ABC-аналіз як інструмент, який допомагає оцінити продукцію за критеріями на стабільний попит. Розраховується для кожної позиції в асортименті окремо, в якості параметрів застосовується: обсяг продажів, сума націнки в реалізаціях, прибуток.

результат - розподіл асортименту за категоріями, в залежності від стабільності попиту на них по ринку:

• Х - товари з незначним коливанням попиту (в межах 5-15%). На цю категорію можна будувати прогнози з високим ступенем точності.
• Y - середній коефіцієнт коливання попиту, в залежності від сезону він може бути від 15 до 50%. На цю групу планування по закупкам необхідно виконувати із сезонною поправкою.
• Z - продукція з непрогнозованим і нерегулярним споживанням, коливання попиту може бути до 50%. Може використовуватися як додатковий асортимент, без створення значних залишків на складах компанії.

Підсумком при створенні автоматизованої системи обліку продажів повинна стати безперервна оцінка всіх показників з моментальною реакцією на відхилення планових показників.