Управління договорами, або з чого почати автоматизацію документообігу

Управління договорами, або

З чого почати автоматизацію документообігу

СЕМІНАРИ

Компанія Digital Design (Санкт-Петербург, www.digdes.ru) представила свою нову розробку - "Автоматизовану систему узгодження договорів" на платформі DocsVision. Спочатку система створювалася для "ССМ-Тяжмаш" (Череповець) - великого підприємства металургійного машинобудування, що працює з багатьма постачальниками і зовнішніми споживачами. Метою впровадження було прискорення процедури узгодження договорів, зниження числа помилок при роботі з проектом договору, мінімізація організаційних витрат і переклад договірних документів в електронний вигляд з метою подальшої автоматизації інших завдань. Проект був завершений до середини 2004 р Іншим замовником стало управління Горьківської залізниці, де система була впроваджена восени того ж року. Досвід, набутий в ході виконання проектів, і подальше узагальнення знань про договірні процесах різних сфер діяльності, на думку розробників, розширюють рамки застосування системи і дозволяють говорити про спільне вирішення, що охоплює типові проблеми, з якими стикаються підприємства в ході узгодження договорів.

Заступник директора департаменту програмних рішень Digital Design Дмитро Лівшиць підкреслив, що основна ідея рішення - об'єднати в рамках одного продукту функції управління документообігом, групової роботи користувачів і управління бізнес-процесами, а також традиційних систем автоматизації канцелярії. Система повинна легко налаштовуватися без залучення ресурсів розробника, стати активним елементом бізнес-процесів, ініціюючи дії користувачів на виконання конкретних завдань.

Етапами договірного процесу є підготовка, узгодження і підписання документа. На початковому етапі реєстрації проекту договору в "Автоматизованої системи узгодження договорів" створюється його електронна картка, куди заводяться основні атрибути і до якої прикріплюються електронні версії супутніх матеріалів у вигляді файлів MS Word або образів сканованих документів. У картці вказується також список візують осіб і поточний стан проекту договору. Узгодження проекту візує особами може йти послідовно, паралельно або в комбінованому порядку в залежності від заданого маршруту. Користувачі автоматично отримують повідомлення про надходження документів на узгодження і терміни його розгляду. В системі регламентуються можливості редагування проекту договору або складання зауважень до нього учасниками процесу, передбачається повернення на доопрацювання і формування протоколу розбіжностей. Процедура підписання передбачає узгодження проекту з контрагентом і повторний цикл узгодження в разі потреби. В архіві системи зберігається історія договорів з можливістю пошуку по атрибутах документа і його змістом (фрагменту тексту).

Архітектура автоматизованої системи узгодження договорів

Таким чином, в будь-який час можна отримати інформацію про хід договірної діяльності і відповісти на типові питання: чому договір ще не пройшов узгодження, у якого візує особи знаходиться зараз проект договору, скільки договорів і на яку суму було укладено з контрагентом в минулому році і ін . Часто використовувані запити такого характеру зберігаються в системі і викликаються за допомогою віртуальних папок. Ці папки поряд з іншими (папка з картками електронних документів, завдань користувачам та ін.) Організовані в ієрархічну систему "Навігатор" з інтерфейсом в стилі MS Outlook.

Ядром створюваних компанією прикладних рішень служить платформа автоматизації процесів управління та документообігу DocsVision (див. Малюнок), до складу якої входять підсистеми "Діловодство" та "Управління процесами". DocsVision тісно інтегрована з продуктами Microsoft, що забезпечують стандартні механізми ідентифікації користувачів і розмежування прав доступу (MS Active Directory), зберігання (MS SQL Server 2000) і пошук (SQL Full Text Search) інформації, групову роботу і єдиний клієнтський інтерфейс на базі MS Internet Explorer . Підсистема "Управління процесами" дозволяє реалізувати процесний підхід до управління. Вона містить розширюваний набір елементів для створення бібліотеки процесів і візуальний графічний інструмент для побудови графів маршрутизації документів, забезпечує синхронізацію обробки документів за часом і подіям, реалізує функції зв'язку з зовнішніми системами (шлюзи до MS Exchange, Axapta).

Начальник управління інформаційних технологій "ССМ-Важмашу" Майя Яковлева розповіла, що в даний час на підприємстві користувачами інформаційної системи є 150 співробітників з усіх управлінських підрозділів. (Варто зауважити, що оновлення додатків на всіх клієнтських місцях при зміні функціональності відбувається автоматично без втручання працівників ІТ-департаменту.) У минулому році через систему проведено 1500 документів, за 2,5 місяці поточного року - понад 600. Процес узгодження проектів договорів, що займав раніше до двох місяців, скоротився до 3-7 робочих днів. Крім того, зважаючи на велике число візують осіб місцезнаходження документів не завжди можна було відразу виявити, і договору "зависали". Тепер паралельна схема узгодження дозволяє працювати з одним і тим же документом одночасно п'яти - восьми співробітникам і в будь-який час точно визначати, у кого він проходить узгодження. Порушення виконавської дисципліни виносяться на оперативні наради, де оголошуються списки людей, що затримують проходження договорів. До інших важливих результатів впровадження, вважає Майя Яковлева, відносяться відмова від паперових носіїв (аж до закінчення процедури узгодження), централізоване зберігання документів, зменшення числа рутинних операцій, можливість перегляду історії формування договору в розрізі змін по кожному учаснику процесу узгодження, контроль термінів виконання завдань , аналіз завантаженості виконавців тощо.

Великим стимулом в освоєнні системи на етапі дослідної експлуатації, зазначила пані Яковлєва, була позиція юристів підприємства, які відмовлялися розглядати паперові документи, відсутні в електронному вигляді. (Правове управління виступило основним замовником системи від підприємства, як найбільш зацікавлений учасник договірного процесу.) Для централізованого навчання на "ССМ-Тяжмаш" був обладнаний комп'ютерний навчальний клас. З метою подальшої підтримки користувачів на сервері встановлений архів інструкцій по роботі з системою. Проект обійшовся підприємству в 40 тис. Дол.

За словами директора Digital Design з продажу Юлії Ефрос, вартість ліцензії на пакет DocsVision плюс "Діловодство" (до 10 користувачів) становить 500 дол. Корпоративна ліцензія (від 11 до 100 користувачів), куди входять DocsVision разом з підсистемами "Діловодство" та "Управління процесами ", обійдеться від 4500 до 12 500 долл. На ліцензії класу Enterprise (більш 100 користувачів) встановлюється договірна ціна. Замовні рішення виконуються під ключ протягом трьох - п'яти місяців і обходяться замовникові в середньому в 25-30 тис. Дол.

Версія для друку

Тільки зареєстровані користувачі можуть залишати коментарі.