Порядок роботи з вхідними документами в Компанії

2.2. Порядок роботи з вхідними документами в Компанії

Прийом всієї вхідної кореспонденції і вся подальша обробка в ТОВ «ДІН» здійснюється централізовано секретарем-референтом Генерального управління.

При первинній обробці кореспонденції перевіряється за адресою вона доставлена, цілісність конвертів. Кореспонденцію, доставлену помилково секретар-референт повертає чи пересилає за призначенням.

Конверти з документами, в тому числі і замовні, розкриваються, при цьому перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки документів. Розкриваються конверти і знищуються вручну, що вимагає значного часу.

Конверти від вступників документів, в тому числі листів громадян, не знищуються у випадках, коли лише з конверта можна визначити:

- адреса відправника;

- час відправлення та одержання документа;

- при надходженні особистих або доплатних документів.

На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп, він проставляється в правому нижньому куті лицьового боку, він складається з облікового номера та дати надходження. Документи з грифом «особисто» секретарем не розкриваються і передаються адресату. Документація, яка надходить на ім'я Генерального директора, передається секретарю Генерального директора.

Закінчується первинна обробка розподілом на документи реєструються і не реєструються. Іноді надходить така кореспонденція, при розгляді якої секретар-референт важко визначити до зареєстрованим вона належить чи ні. Для уточнення він йде до керівника. В організації повинен бути список нерегистрируемой документації.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальним виконавцям.

Попередній розгляд здійснюється, виходячи з оцінки їх змісту, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків.

Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам.

На розгляд керівництва передаються документи, отримані від урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації, які потребують вирішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду направляються виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватися в день їх надходження до Загального відділ або в перший робочий день при надходженні документів у неробочий час.

Кореспонденція, що надійшла на ім'я Генерального директора ТОВ «ДІН» передається секретарю Генерального директора. Він розглядає який надійшов кореспонденцію, реєструє і відносить на розгляд керівнику. Рекомендується наділити секретаря Генерального директора додатковим правом самостійно розподіляти документацію по ряду питань.

Для цього необхідно скласти класифікатор питань діяльності із зазначенням виконавців по кожному питанню. Це потрібно зробити для того, щоб одна операція не повторювалася двічі, а також для звільнення керівника зайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.

Після розгляду документів Генеральний директор завдає резолюцію - розподіляє доручення між заступниками. З документа знімаються копії, оригінал підшивається в справу, копії розносяться виконавцям. Якщо документ вимагає контролю виконання, то секретар Генерального директора ставить на контроль і вносить дані в комп'ютерну базу.

Відповідно до існуючих вимог оригінал повинен передаватися відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. У ЗАТ «Будівельна Компанія« Дружба »оригінали підшиваються до справи, а виконавцям передаються копії, що в принципі є протиріччям ГСДОУ [63].

Порядок проходження вхідних документів представлено схемою 1, стор. 45.

Схема 1. Оперограмма руху вхідних документів

хто виконує

операції

Загальний відділ

Керів-водст-під

Ком-паніей

Секретарі структурних

підрозділів

Керівництво структрур-них підрозділі-ний

Испол нітелей

1.Прийом документів

2. Розтин 3. Сортування 4.Регістрація 5. Передача на розгляд керівництву 6.Рассмотреніе керівництвом 7.Полученіе від керівництва розглянутих документів 8.Фіксація резолюції 9. Постановка на контроль 10. Передача в підрозділ 11. Отримання документа підрозділ-ням 12.Регістрація документів 13.Рассмотреніе керівництвом підрозділу 14. Фіксація результатів розгляду 15. Передача на виконання

- рух документів, що надходять на ім'я Генерального директора

- рух документів, що надходять на ім'я керівників структурних підрозділів

- рух нерегістріруемих документів

розділ: діловодство
Кількість знаків з пробілами: 198944
Кількість таблиць: 23
Кількість зображень: 7

... : · організація роботи; · Керівництво документаційне потоком; · Координація видів робіт з документами; · Контроль за послідовністю роботи з документами; · Організація робіт з документаційного забезпечення управління. Завдання служби ДОУ: · вдосконалення форм і методів роботи з документами; · Забезпечення єдиного порядку документування; · ...

... шляхом встановлення раціональної організації, форм і методів роботи з документами, уніфікації документів. Начальнику ТДВ підкоряються посадові особи та працівники відділу документаційного забезпечення управління Костромської митниці (це видно зі схеми 1 складеної автором): · Головний державний митний інспектор ТДВ: виконує основні функції прес-секретаря митниці та секретаря ...

.... Успішний розвиток місцевого самоврядування неможливо без тісної взаємини органів місцевого самоврядування з органами державної влади та управління. 2. Інформаційно-документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування: загальна характеристика 2.1 Документування управлінської діяльності Документування управлінської діяльності охоплює всі ...

... документів полягає у встановленні однаковості їх складу і форм. Стандартизація - це форма юридичного закріплення результатів уніфікації. У практиці вдосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності розробляються державні стандарти на термінологію діловодства та архівної справи та на вимоги до складання та оформлення управлінських ...