Графік керівника

1. Графік роботи керівника
2. Складання графіка керівника
3. Графік прийому керівника
4. Графік відпусток керівника

Однією з найважливіших складових ефективної роботи керівника і всієї організації є вміння розподілу завдань по їх значимості. Саме для цього і необхідна допомога секретаря. Про те, як правильно організувати графік керівника - читайте в статті.

В даному матеріалі ви дізнаєтеся:

що включає в себе графік керівника;

як скласти графік керівника;

як організувати графік прийому керівника;

складаємо графік відпусток керівника.

Планування графіка керівника відноситься до прямих обов'язків секретаря, адже саме секретар краще за інших співробітників обізнаний про поточні справи і проблеми, які потребують невідкладного вирішення. Тому правильне складання графіка керівника є запорукою успішної роботи всієї організації.

Графік роботи керівника

Кожен день керівнику організації доводиться стикатися з необхідністю приймати рішення про встановлення пріоритетів вирішуваних проблем і завдань. У тому випадку, якщо керівник зайнятий поточними справами організації, встановлення пріоритетів справ покладається на секретаря.

У повсякденній роботі керівнику не рекомендується спочатку братися за вирішення найпростіших і легких завдань, які вимагають мінімальних витрат робочого часу. Слід приступати до вирішення завдань, виходячи з їх значенням і важливістю.

Такий порядок підтверджується відомим принципом Парето або принципом 80:20. Даний принцип говорить про те, що всередині даної групи або множини окремі малі частини являють собою набагато більшу значимість, ніж це відповідає їх відносній питомій вазі в цілій групі.

Ключові моменти і навички в роботі помічника керівника: практичний досвід

Перенесення змісту даного принципу на робочу ситуацію означає, що під час роботи за перші 20% витрачається часу керівником досягається 80% підсумкового результату. Решта 80% витраченого часу принесуть лише 20% від загального підсумку роботи. Отже, рекомендується спочатку вирішувати нечисленні першорядні проблеми, а потім - всі інші.

Принцип Парето також лежить в основі аналізу АБВ, згідно з яким частки у відсотках більш важливих і менш важливих завдань в їх загальній кількості залишаються в цілому незмінними. Це твердження дозволяє провести умовний розподіл усього обсягу завдань керівника на три групи: А, Б і В - відповідно до їх значимості.

• Група завдань А становить близько 15% від загальної кількості завдань і справ, що вимагають прийняття рішень. Значимість завдань даної групи в досягненні поставлених цілей дорівнює 65%. Отже, в цю групу слід вносити тільки найважливіші завдання і заходи керівника.
• Група завдань Б становить 20% від загальної кількості і 20% становить їх підсумкова значимість. До цієї групи входять важливі завдання.
• Група завдань В становить 65% від загального числа завдань, але вони мають лише 15% в загальній значимості справ. Дану групу представляють найменш значущі завдання, які не вимагають оперативності або тривалого прийняття рішень.

Застосування даного аналізу на практиці дозволяє значно підвищити продуктивність керівника при мінімальних тимчасових витратах. Також організація графіка керівника за допомогою аналізу АБВ дозволяє значно заощадити сили, які зазвичай витрачаються на вирішення незначних і другорядних завдань.

Дізнайтеся докладніше, про правилах внутрішнього трудового розпорядку

Складання графіка керівника

При складанні графіка керівника необхідно враховувати конкретні умови процесу управління і виробництва. В першу чергу необхідно враховувати ті завдання, в які не можуть вноситися зміни керівником протягом робочого дня (прийом в вищих організації; терміни зборів і т. Д). При необхідності графік уточнюють і скорочують тимчасові інтервали для введення інших видів завдань. Графіки стверджує особисто керівник.

Особистий помічник керівника: вимоги роботодавців та зарплатні пропозиції

Оскільки існують завдання, виконання яких протягом робочого тижня здійснюється один або два рази, тобто їх не можна врахувати в щоденному розпорядку робочого дня, а також для планомірної організації роботи рекомендуємо складати розпорядок на весь робочий тиждень. При цьому спочатку встановлюють завдання, які повторюються і в значній мірі зумовлюються діяльністю вищих органів і сформованими на підприємстві традиціями.

У графіку робочого тижня слід виділити час для аналізу роботи підрозділів організації, що дозволяє уникнути стихійно виникають справ і зробити діяльність організації більш цілеспрямованою. Наприклад, в певний день тижня і в певний час керівник організації проводить грунтовні бесіди з начальниками підрозділів.

Графік прийому керівника

Так як секретар допомагає керівнику в складанні плану його робочого дня, йому часто доручається складати графік прийому керівника і визначати, з ким керівнику необхідно зустрітися особисто, а хто може бути направлений до інших посадових осіб.

Секретар повинен знати і безперешкодно пропускати осіб, що мають доступ до керівника в будь-який час. Для прийому інших співробітників організації для вирішення поточних питань бажано виділити спеціальні дати і час, що також дозволить скоординувати роботу всієї організації.

Який підтримки жінка-директор очікує від свого помічника?

Питання від підлеглих, які потребують термінового вирішення, є в будь-якій організації. Однак якщо кожен співробітник буде звертатися до керівника в міру виникнення таких питань, то весь робочий час керівника піде на їх рішення. Саме тому важливо правильно організувати графік прийому керівника. У кожній організації повинно бути знайдено своє рішення, оптимальне саме для неї, але, якщо узагальнити, вступити можна наступним чином: всі питання групуються, і з кожною групою робота організовується певним чином. Найкраще здійснювати угруповання по вищеописаному принципом аналізу АБВ.

Графік відпусток керівника

Складаючи графік відпусток керівника необхідно враховувати специфіку роботи організації. Так, недоцільно влаштовувати відпустку при сезонних піках роботи організації. Наприклад, керівнику туристичної компанії ні в якому разі не можна вирушати в тривалу відпустку в сезон відпусток, адже може виникнути ряд термінових питань, які потребують невідкладного вирішення. Як правило, відпустка керівника слід починати планувати не пізніше, ніж за місяць до передбачуваної дати. Саме стільки часу буде потрібно для залагодження поточних моментів в організації. Також необхідно заздалегідь вирішити питання з усіма вищими інстанціями, щоб не переривати відпустку. Пам'ятайте, що добре відпочив керівник - добрий керівник, тому рекомендуємо відповідально підійти до планування графіка його відпусток.