Ох вже ці вхідні-вихідні! ..

Давно помітила, що останнім часом серед різних верств населення стало популярним вираз «мене це бісить». Почути його можна як від дорослих, так і від дітей, підлітків, при цьому «сказитися» все готові через будь-яку дрібницю. Особисто мене дратує тільки дві речі: вираз «мене це бісить» і ще, коли увійшовши в офіс будь-якої організації, бачу у секретаря на полиці папки з написами «Вхідні документи» і «Вихідні документи».

Відразу видно - а секретар-то не справжній! Точніше, не професіонал, не має людина в діловодстві ні найменшого поняття.

А ще відразу розумієш, що в організації немає основи основ діловодства того - без чого взагалі неможливо вести документообіг належним чином і забезпечити збереження документації. Мова йде про номенклатуру справ . Більш докладно про те, навіщо потрібен цей документ і як він складається, можна прочитати в попередньому номері електронного журналу «Сакратар.by», і ми тут поширюватися сильно про це не будемо, лише підкреслимо ще раз - потрібен! А ось ті, хто формує кореспонденцію за принципом «вхідні-вихідні», явно цього не розуміє, як і не уявляє собі наслідків такого формування справ.

Саме для таких спробуємо популярно пояснити, в чому справа і де тут, як казав один відомий політик «собака порила».

Спочатку нагадаємо, що загальні вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в державних органах, інших організаціях незалежно від форми власності та організаційно-правової форми встановлені Інструкцією з діловодства в державних органах, інших організаціях Республіки Білорусь, затвердженої постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19.01.2009 № 4 (далі - Інструкція). Для любителів «вхідних-вихідних» пояснимо популярно: Інструкція обов'язкова до застосування для всіх! До слова, п. 4 цього документа встановлює, що організація і ведення діловодства в організаціях здійснюються на основі самостійно розроблюваних інструкцій з діловодства, але відповідно до вимог Інструкції.

Згідно п. 13 Інструкції організації ведуть переписку з вищестоящими, підвідомчими, сторонніми організаціями, громадянами, в тому числі інвестиційного проекту в цілях виконання поставлених перед ними завдань і реалізації покладених на них функцій. Листування між структурними підрозділами організації, за винятком територіально віддалених підрозділів, забороняється.

Чому ж так важливо формувати цю переписку правильно?

Вся справа в тому, що відповідно до Закону Республіки Білорусь «Про архівну справу та діловодство у Республіці Білорусь» від 25.11.2011 № 323-З організації та індивідуальні підприємці зобов'язані забезпечувати протягом встановлених строків накопичення, зберігання, облік і використання утворюються в процесі їх діяльності документів і передачу їх в державні архіви, територіальні (міські або районні) архіви місцевих виконавчих і розпорядчих органів. У свою чергу, терміни зберігання документів встановлює Перелік типових документів Національного архівного фонду Республіки Білорусь, що утворюються в процесі діяльності державних органів, інших організацій і індивідуальних підприємців, затверджений постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 24.05.2012 № 140 (далі - Перелік). Саме на цей документ слід спиратися при складанні номенклатури справ організації, і не тільки при вказівці термінів зберігання в номенклатурі, а й при внесенні до номенклатури заголовків справ ¾ адже в подальшому ці заголовки повинні в точності збігатися з заголовками на обкладинках!

Ніяких «входять» і «вихідних» документів ви в Переліку не знайдете, щодо даної категорії застосовується термін «листування». При цьому зустріти цей термін можна в різних заголовках справ, наприклад, «Переписка про розробку, застосування та роз'яснення регламентів, інструкцій, правил, положень, методичних вказівок і рекомендацій» (п. 31); «Претензійна листування» (п. 73); «Листування про укладенні та виконанні договорів, контрактів з фінансово-господарської діяльності» (п. 67); «Листування про оренду, суборенду нерухомого майна, безоплатному користуванні нерухомим майном» (п. 445) і т.д. Це, однак, більш актуально для великих організацій з розгалуженою організаційною структурою. Але там-то якраз, потрібно відзначити, і з діловодством, як правило, все в порядку, оскільки їм займаються люди з відповідною підготовкою і дослідам, їх вчити не немає необхідності.

Якщо ви відповідаєте за документообіг в невеликій організації, то вам буде досить звернути увагу на п. 33 Переліку - листування з основної діяльності (термін зберігання - постійно) і п. 34 - листування з адміністративно-господарських питань (термін зберігання - 3 роки після проведення податкової перевірки). Саме такі дві папки повинні стояти у вас на полиці, саме з такими найменуваннями (правда, з уточненням: «Листування з організаціями та установами ...»).

Ось журнали реєстрації будуть називатися «Журнал реєстрації вхідної кореспонденції» та «Журнал реєстрації вихідної і внутрішньої кореспонденції». Ведуться вони за формою, встановленою Інструкцією (додатки 8 і 9 відповідно). У першій графі кожного з них проставляється дата і індекс документа.

Пунктом 47 Інструкції встановлено, що реєстраційний індекс створюваних і одержуваних документів складається з порядкового реєстраційного номера, який може бути доповнений індексом за номенклатурою справ, індексом застосовуваного класифікатора (кореспондентів, питань діяльності і т.д.) і іншими умовними позначеннями.

Тобто при надходженні, наприклад, до вас листа, ви реєструєте його в Журналі реєстрації вхідної кореспонденції, проставляючи порядковий номер і, через значок /, номер за номенклатурою справ, і, після того як цей лист буде оброблено, ставите його в одну з папок «Листування ...» в залежності від вмісту. Якщо цей лист вимагало відповіді, то ваш «відповідь Чемберлену» реєструєте точно таким же чином в Журналі реєстрації вихідної і внутрішньої кореспонденції, але свій екземпляр (копію) цього вихідного документа ставите в ту ж папку «Листування ...». Незбіжні номера документів, що знаходяться в цій папці, при цьому вас не повинні бентежити, головне тут - хронологія, щоб документи в цій папці йшли один за одним строго по датах.

Саме так і саме в такому порядку слід все робити тому, що Переліком, зауважте, встановлені різні терміни зберігання документів: для листування з основної діяльності ¾ постійно, а від листування з адміністративно-господарських питань ви можете позбутися після закінчення трьох років після податкової перевірки. А ось якщо ви не поділяєте ці документи, а точніше, поділяєте за принципом «вхідні-вихідні» (що, власне, все-таки означає, не поділяєте), то вам доведеться все це зберігати вічно!

Якщо ж організація буде ліквідуватися, взагалі складно уявити, як це все буде здаватися в держархів: ці дві папки «Вхідні» і «Вихідні» доведеться об'єднувати в одну, при цьому кожен папірець доведеться складати в хронологічній послідовності, а якщо ще організація проіснувала багато років і папок таких у вас «... надцять» (адже щороку зшивається в окремій папці) ... Загалом, буде дуже складно! Ліквідатор, повірте, буде проклинати вас останніми словами. Приблизно та ж лексика прозвучить на вашу адресу і, якщо, наприклад, ви звільнитеся, а на ваше місце прийде фахівець, добре розбирається в діловодстві та документообігу.

Отже, ви прочитали цю статтю, і у вас на полиці ще стоять папки з заголовками «Вхідні документи» і «Вихідні документи»? Так чого ж ви чекаєте? Щоб про вашому непрофесіоналізмі дізналося ще більшу кількість людей? Адже на дворі тільки січень, і як раз саме час почати «нове життя».

Втім, справа, звичайно, ваше. Але тоді, по крайней мере, хоча б після цього, будь ласка, нікому і ніколи не признавайтесь, що ви читаєте «Сакратар.by».